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（五）程序文件的编写（续） 5. 程序文件编写步骤: 1)拟定程序文件清单: 确定过程 整理现有文件 按标准要求列出需编写的程序 2)确定文件编写格式,统一名称、术语、称呼、 代号 3)确定编写人员,制定编写计划 第三十页，共五十五页。 （五）程序文件的编写（续） 4)编写人员收集现行有关部门资料及记录表格 5)按标准要求提出修改现行做法的方案,组织讨论并确定新运作流程的控制方法 6)确定资料文件编写形式: 流程图式 叙述式 混合式 7)形成程序文件草案 8)讨论、修改草案 9)审批 第三十一页，共五十五页。 （五）程序文件的编写（续） 6. 例子 封面 正文 第三十二页，共五十五页。 (六) 作业指导书的编写 1. 作业指导书的性质 2. 作业指导书的作用 3. 作业指导书的编写范围及要求 4. 作业指导书的种类 5. 作业指导书的内容 6. 作业指导书的编写步骤 7. 例子 第三十三页，共五十五页。 (六) 作业指导书的编写（续） 1.作业指导书性质: 为保证具体产品/具体作业活动符合要求而制订的程序 是体系文件中第三层次的文件,是程序文件的支持性文件,也是指导和保证过程/活动的最基础的指导 为开展具体管理、操作活动提供指导 极具操作性 第三十四页，共五十五页。 (六) 作业指导书的编写（续） 2.作业指导书的作用: 描述程序文件中所提及,但未具体描述的操作性文件 对具体产品或岗位作业活动的方法、内容及要求等的说明 用于指导执行具体操作的人员,以确保该项操作的结果符合要求 第三十五页，共五十五页。 (六) 作业指导书的编写（续） 3.作业指导书的编写范围及要求: 没有作业指导书就不能保证过程/产品符合要求时,则须编写.应考虑培训效果 没有固定的格式要求,可用不同方法表达:相片、图表、样本、录像等 应使用科学有效的方法 良好的可操作性 第三十六页，共五十五页。 (六) 作业指导书的编写（续） 用于指导具体管理工作的各种工作细则/规章/操作规程 安全工作规程 第三十七页，共五十五页。 (六) 作业指导书的编写（续） 用于生产/包装操作的作业指导书 用于检验/测试的作业指导书及检验计划 用于设备的操作/保养作业指导书 用于指导具体管理工作的各种工作细则/规章 第三十八页，共五十五页。 (六) 作业指导书的编写（续） 服务业： 用于具体服务过程的作业指导，包括服务规范、服务提供规范、服务检验规范等（如：清洁、绿化、客房服务、维修服务等） 用于服务硬件的操作/保养作业指导（如：供电、供水、消防设备、维修设备、建筑物等） 用于指导具体管理工作的各种细则/规章（如：仓库管理制度） 第三十九页，共五十五页。 管理体系文件编写培训 第一页，共五十五页。 管理体系文件编写 （一）体系文件的作用 （二）体系文件的结构 （三）体系文件的基本要求 （四）手册的编写 （五）程序文件的编写 （六）作业指导书的编写 （七）记录表格 （八）常见问题及对策 第二页，共五十五页。 （一）体系文件的作用 1. 建立正规管理体系及认证的需要,也是标准要求 2. 通过编制文件改进和完善管理体系 明确工作规程,规范管理 明确职责 改善部门间沟通 使管理过程严谨,减少出错机会 控制关键质量等管理过程 3. 体现公司对质量/环境/职业健康安全的重视 4. 向外界证实公司具有提供合格产品或良好的环境/职业健康安全管理能力 第三页，共五十五页。 (二) 管理体系文件的结构 体系文件是规定管理活动的一整套系统文件,由四个层次构成: 程序文件 作业指导书 记录表格 手 册 描述管理体系的文件 规定体系有关活动的方法和步骤 规定进行具体工作的方法和技巧 体系运行的证据，用来记录运行的 情况及结果 第四页，共五十五页。 (三)体系文件的基本要求 1.系统性 全面反映相关方、管理层、标准对管理的要求 各层次文件相互支持 同一层次相互引用 2.逻辑性 各文件规定之间无矛盾 按工作次序及流程编号 3.适用性 结合实际编制文件（针对实际过程、实际环境因素、职业健康安全风险等） 文件简明、清晰 保证实际可操作性，对不适用部分及时修改 第五页，共五十五页。 （四）手册的编写 手册的性质 手册的作用 手册的要求 手册的编写步骤 手册的内容 例子 第六页，共五十五页。 （四）手册的编写（续） 手册的性质： 是阐述公司的有关管理体系方针并描述其管理体系的文件 是体系文件中最高层次的文件（程序和作业指导书不能与之矛盾） 是纲领性文件，规定管理的政策和原则——我们要做什么 不具备可操作性 第七页，共五十五页。 （四）手册的编写（续） 手册的作用： 通过编写手册对公司内与质量/重大环境因素/风险有关的活动进行全面策划及管理 提交