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文档管理规范及流程 中脉科技集团ERP项目 文档管理规范与流程 第 1 页 共 6 页 文档管理规范及流程 文档控制： 密级：机密 版本记录： 日期 作者 版本 备注 2005 2 月18 日 赵修文 V1.0 2005 2 月20 日 王卫京 V1.1 审阅人: 姓名 职位 日期 审阅签字 存档: 拷贝号 地点 备注 目 录 文档控制： 2 一、 文档分类和命名 3 二、 版本管理 3 三、 文档格式要求 3 四、 项目组文档管理规定 4 五、 项目正式文档收发管理流程 5 共6 页 第2 页 文档管理规范及流程 在中脉科技集团ERP 项目实施过程中，由于项目实施的复杂性、多方人员参加、公司数量多、时间跨 度长等因素，有关需求、建议、方案和会议、问题记录等都必须文档化、标准化，以便查阅和引用。这些 文档伴随着项目实施的各个阶段逐渐充实、完善；与此同时，它们亦记载跟踪了整个实施的过程和成果。 一、 文档分类和命名 电子文档的命名要求是：让人一看到文件名就大概知道文档的内容是什么。文档命名规则为“项目＋ 项目分组＋实施步骤序列号＋文档性质＋版本/文档日期”，举例如下，供参考： 项目 项目分组 实施阶段序号 文档性质 日期版本 命名示例 中脉ZM 人力资源HR 项目建设/3 E-HR应用方案 V1.0_/050201 ZM_HR_0403_E-HR应用方案_V1.0_050201 中脉ZM 供应链SCM 蓝图设计/4 供应链需求调 V1.1_050221 ZM_SCM_0304_供应链需求调研分析报告 研分析报告 _V1.1_050221 中脉ZM 财务FM 切换准备/1 最终用户培训 V1.0_050203 ZM_FM_0501_财务最终用户培训计划（帐 计划 （帐表部 表）_V1.0_050203 分） 中脉ZM 总体及项 目 项目管理/1 存货编码讨论 V1.0_050203 ZM_0801_会议通知 （存货编码讨论 ） 管理 会议通知 _V1.0_050203 序号的作用是将文档按照项目实施阶段序时排列，将相同类别的文档放在一起，这样即使所有文档存 放在一个目录，也很容易查找。 当很多人要共享使用很多文档的时候，最怕见到的就是“A.PPT”、”111.doc”这样没有意义的文件名， 时间长了，谁能回忆的起来或很容易地找到需要的内容？ 二、 版本管理 1． 软件有版本的区别，文档也一样。对于每一份文档的版本号管理，以下面的规则为准： 2． 创建文档时为V1.0版 ； 3． 在未经其它人审阅前的内部审阅和修改，版本总号不变、子号递增，如：V1.1、V1.2； 4． 经其它项目组成员的审阅