OA系统立项报告.pdfVIP

OA项目立项汇报 一、协同办公(OA)的定义： 办公自动化通俗的理解为无纸化办公，网络化办公、电子化办公，本意为利用网络技术的 手段提高办公的效率，进而实现办公的自动化处理。对企业办公方式的改变和效率的提高 起到了积极的促进作用。 办公自动化解决企业的日常管理规范化、增加企业的可控性、提高企业运转效率的基本问 题，范围涉及日常行政管理、各种事项的审批、办公资源的管理、多人多部门的协同办公、 以及各种信息的沟通与传递。可以概括的说，OA软件跨越了生产、销售、财务等具体的业 务范畴，更集中关注于企业日常办公的效率和可控性，提供企业决策依据，是提高企事业 分子公司整体运转能力不可缺少的软件工具。 二、目前商派网络办公现状分析： （1）网上办公完全依靠邮件系统，工作沟通、传送效率低。 基于商派网络与下属各子公司异地办公特点，商派网络在行政办公方面所使用的技 术手段还仅仅停留在电话、传真、邮寄、邮件等传统方式，工作效率非常低下，并 且使得部门之间联系沟通不够顺畅，企业内部形成了一个个信息孤岛。商派网络向 子公司传达文件花费一整天甚至几天时间的现象十分普遍，遇到需要下属子公司反 馈（如汇报数据等）的工作，则周期比较长，且容易出现差错，对人力资源应用造 成极大浪费，商派网络公司和各子公司利用信息技术革新办公方式的呼吁十分强烈。 因此为了提升商派网络管理，促进商派网络发展，需要建设一套符合上海某商派网 络公司股份自身特点的办公自动化系统，利用网络技术打破地域时空的限制，实现 商派网络与各分子公司、各部门跨地域、高时效地协同工作。 （2）文件归档、存储与检索差，安全无保证 目前公司的文档大部分是电子文档，文件的归档与存储基本没有管理，很多文件在 部门或个人邮箱存储，归档基本依赖行政部门进行，不便查询使用，一旦发生人员 变动，就可能造成损失。文件的权限 （修改、阅读、打印、保存等）没有任何保护， 每个能接触文件的人员都可完全拥有所有权限，且对文件的操作没有任何痕迹记 录。这样的传递管理致使重要文件随时都有可能被复制、打印、修改并通过邮件传 送出去。如果没有发生重大泄密事件，完全仅依赖于员工的品质是目前并不可靠的 技术保障。 （3）办公过程中制度、流程理解不清晰导致工作失误增多，工作量增大。 领导出差，很多的事情不是很清楚该如何办理，特别是一些操作环节多的事情容易 拖延。如何提高员工工作的操作规范化，提高事务处理的效率是办公过程中急需解 决的问题。 （4）办公过程中商派网络与下属子公司信息不对称矛盾突出 由于异地办公，如何有效解决商派网络与下属子公司集中管理与分散经营的矛盾， 集中管理导致分子公司积极性降低，部分决策权下放又导致商派网络监督控制力度 较以前大为削弱。如何有效监控下属企业规范化运作又充分结合部分授权管理调动 分子公司积极性需要信息化来支撑。同时商派网络总部的各个部门之间，总部相关 部门与各公司之间的沟通、 交流存在一定的障碍和效能的问题。 （5）领导办公缺乏决策支持 手工报表使得信息采集、处理不够全面，无法为企业管理和决策提供科学、快速的 依据 三、商派网络实施办公自动化建设的目标分析： 根据商派网络公司战略、商派网络公司发展现状及国内外市场环境，公司需要通过信息化 来解决当前的管理层缺乏有效的决策支持信息，目前信息化在财务方面已经实施了金蝶 K3 系统，解决了财务为核心的问题，但是还缺少以人为核心、对人的行为过程进行管理 的系统，管理层难以通过现有的系统实现对管理思想和制度的贯彻、信息孤岛等问题；OA 办公管理系统作为整个商派网络的信息化建设的试点项目，力求实现打通企业内部存在的 信息孤岛、使公司内部的有效信息结构化、提高员工工作效率。 建议与知名OA供应商合作，在合理的时间和成本约束下，高质量地完成本项目需求，本