档案资料的收集与管理.docx

PAGE PAGE 10 竣工文件内容及编制要求交底 一、编制依据 交通部《公路工程竣工验收办法》（交公路发[1995]1081 号）及省交通厅《浙江省公路工程竣工文件编制办法》，中铁二十三局集团第一工程有限公司质量、职业健康安全与环境整合管理体系《程序文件》，结合本工程实际编制。 二 、 职 责 项目部根据统一管理、各级负责的原则，对本工程的文件材料收集、归档工作进行监督和指导，形成一套完整的档案工作管理网络。本项目部在工程建设之初，提高档案管理工作的思想意识，将该项工程纳入工程项目管理工作中。建立健全档案管理制度，并同时建立了文件材料管理领导人责任制，使档案管理有章可循、分工落实、责任明确、严格管理。 三 、 要 求 1、项目部配备了专人负责管理档案资料收集归档工作。 2、建立施工资料台帐和借阅制度。人员如有变动，办理有关移交手续，确保工程资料不会流失。 3、项目部设有档案室，并配有电脑、资料柜等必备工具，还须安装统一的档案软件。 4、归档资料必须书写工整，字迹、线条清楚。纸张便于长期保管，格式统一。文件材料幅面原则为 A4 纸（210×297），打印文字材料原则采用3 号仿宋体，表头标题原则采用20 号仿宋体，表格文字、数据原则采用 5 号标准仿宋体。 5、禁止使用圆珠笔、铅笔等不易长久保存的书写工具。 6、凡由易褪色书写材料制成的文字材料应复印保存。 7、原始记录中应签字确认，并加盖项目部及驻地办公章。 四、 档案资料的收集和质量要求 （一）、收集 1、档案的收集必须保证资料的原始性和真实性，确保数据材料来源于施工现场。 2、组卷应遵循自然形成规律和成套性的原则，分类科学，便于查找利用。 3、凡是反映与本工程有关的重要活动、重要部位、隐蔽工程的文件材料、相片等具有查考利用价值的各种载体都应收集齐全。 4、施工阶段形成的文件材料按路线方向，结合单元工程（含分部、分项）及不同专业分别组卷，必须按文件材料形成的先后顺序或工程建设完成情况及时收集。 5、所有质检、试验检测、计量支付数据等应实行计算机管理，并实现计算机联网管理。 （二）质量要求 1、文件的完整性。一个文件的内涵丰富，格式必须符合要求，要有标题、正文、时间、作者， 填写内容要完整，表达要准确。 例：红头文件：正本和底稿要完整；请示文件：请示和批示要完整。2、文件的价值性。看该文件需不需要归档。 3、文件的有效性 a）内容有效，字体清楚，图纸要整洁，该签字的必须要有认可手续。 b）自给材料要有效，要采用符合永久、长期保管要求的材料，禁止使用圆珠笔、铅笔、红蓝墨水、纯蓝墨水等。 4、文件的准确性。 a）文字内容要保证无错、漏、差； b）图纸和文字要相符； c）图纸和实物要相符； d）总体和分部要一致。 五 归档文件的编制格式 （一）卷宗编目 卷宗构成的顺序依次为外封面、内封面、卷内目录、文件材料、备考表。文件材料幅面原则为 A4 纸（210×297）。 打印文字材料原则采用 3 号仿宋体，表头标题原则采用 20 号仿宋体，表格文字、数据原则采用5 号标准仿宋体。 1、页号 单页书写的文字材料在右下角编写页号，双页书写的文字材料，正面在右下角、背面在左下角编写页号，且与目录相对应。图样页号编写在标题栏外。保管单位之间不连号。 成套图样或印刷成册的文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号；与其他文件材料组卷的，应排在卷内文件材料最后，已编有页号的只需在卷内文件目录页次中填写册数，不比重新编写页号，可在备注中注明总页数。 案卷封面、卷内目录（原有图样目录除外）、卷内备考表不编写页号。2、案卷封面和脊背 案卷外封面只需填写档号（指档案分类号和案卷顺序号）、项目名称、案卷提名等项目。 案卷内封面需填写案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、档号等项目。 案卷题名，应包括公路工程建设项目的起讫里程、单位工程（含分部、分项）名称及文件名称，如桥梁、隧道等工程项目，还应同时标明结构、部位的名称。案卷题名应能简明准确反映出案卷的基本内容。项目名称以初步设计的批复为准。 编制单位，是指案卷形成的单位。 编制日期，是指案卷形成日期。卷脊填写档号。 3、卷内目录由顺序号、文件材料题名、文件编号、责任者、日期、页次、备注等项组成。顺序号，填写文件材料排列的顺序号，用阿拉伯数字从 1 起依次标注。 文件材料题名，应填写文件材料标题全称，没有标题或标题不能说明文件材料内容的，应自拟标题。 文件编号，填写文件材料的原始编号或图样图号。 责任者，填写文件材料的直接形成部门或主要负责者。责任者可采用通用的标准简称。日期， 填写文件材料的形成日期