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公司内部文件管理制度1.doc 公司内部文件管理制度1公司内部文件管理规定1.目的为了更好的标准公司各类文件的发放与存档管理，树立公司正规严谨的良好形象。2.适用范围公司各部门。3.部门职责3.1各部门主管负责本部门文件的搜集、整理、评级及汇总工作。3.2行政部负责文件的归档、建档、保存及收发工作。4.文件分类及保存标准4.1公司各部门代码：总经办：ZJB；行政部：XZ；化学研发部:HX；应用研发部：YY；市场部：SC；财务部：CW；生产部：SC；工程部：GC；品控部：PK；选购部：CG；物流部：WL4.2必威体育官网网址等级：公司文件管理分A、B、C、D四个必威体育官网网址等级A级：机密文件，限总经理、董事会等以上成员知悉；B级：高级文件，限部门经理以上管理成员知悉；C级：中级文件，限相关部门内部成员及经理以上管理成员知悉；D级：一般文件，限公司内部全部成员知悉；4.3文件保存周期：公司文件保存日期分A、B、C三个等级A级：长期保存，包括公司管理制度、公司重大大事记录、技术资料等重要文件。B级：保存期5年，销售或选购合同、已过期的非购销合同、品控资料等文件。C级：保存期2年，公司内部的各种工作方案、总结、报告、申请、批复、统计报表、重要工作记录〔表单〕及工作简报等一般文件。5. 归档、建档、签收与发放5.1文件归档：各部门主管将本部门文件搜集、整理、审核后，于每月25日将文件资料交行政部资料室保管。5.2文件签收：行政部接文件后填写《文件交接单》，经交件人与接件人签字后交件人留存。5.3文件建档：行政部资料室接文件后填写《文件建档记录》对承受文件进展编号记录，并按部门及文件必威体育官网网址等级对文件进展分类保存。5.4文件发放：各部门如需查阅、借阅文件需填写《文件借阅单》，借阅人需部门主管以上，一般员工无权借阅，文件借阅时间不得超过3天，如有特别状况需写明缘由，由总经理签字。6. 备案号6.1各部门资料、文件交资料室存档时都应有备案登记号，以便日后查阅。6.2 备案号说明：例：XZAXZ A B 13 01 01 01必威体育官网网址等级保存周期保存年份保存月份保存日文件交接单：化学研发试验记录本建档记录：公司内部文件及档案管理制度4 海南壹大科技有限公司文件及档案管理制度一、目的为有效管理公司文件及档案资料，力求标准统一、存储有序、查阅便利，全面落实标准化、信息化及平安化的目的，特制定本管理制度。二、适用范围适用于公司全部文件、有声影音、图纸、资料及表单、记录文件和档案的管理。三、文件管理〔一〕文件编码规章1、公司内部公文编码〔1〕一级编码及二级编码分别为单位及部门编码，对应的编码如下：注：随着公司不断进展壮大，依据部门及子公司设置设立二级编码。〔2〕三级编码，文件属性编码：政府部门文件〔ZF〕、会议纪要〔JY〕、公告〔GG〕、通报(TB)、简报(JB) 、通知(TZ)、看法(YJ)、打算(JD)、决议(JY)、请示(QS)、批复(PF)、函(H) 、报告(BG)。〔3〕四级编码，文件下发年份〔4〕五级编码，文件归档序号：三位数，从001开头排序示例：YD-XZ-TZ-2016-002，文件流水号下发年份通知壹大行政部2、合同或协议编码〔1〕一级编码：〔同公文一级编码〕〔2〕二级编码：壹大科技统一为行政部〔XZ〕,云昶统一为YC。〔3〕三级编码：合同〔HT〕，协议〔XY〕〔4〕四级编码：合同类型，分为商业合同〔SY〕和劳动合同〔LD〕〔5〕五级编码：合同下发年份。〔6〕六级编码：合同签订编号：三位数，从1开头排序。〔7〕示例：YD-XZ-HT/SY -2016-001文件流水号下发年份合同类型合同行政部壹大3、公司对外公文编码a外来文件编码〔1〕一级编码：收文公司，壹大科技有限公司〔YD〕〔2〕二级编码：来文单位，政府部门〔ZF〕,公司〔GS〕〔3〕三级编码：阿拉伯数字来文年份，〔4〕四级编码：文字流水号，每年从001开头编码〔5〕示例：YD-ZF-2016-001b对外发文〔1〕一级编码：发文公司简称，海南壹大科技有限公司〔YD〕〔2〕二级编码：【阿拉伯数字】代表发文年份〔3〕三级编码：〔外〕文字第nnn号，nnn代表流水号，每年1月1日自动归0。〔4〕示例：YD[2016]〔外〕文字第001号〔二〕、文件的编写管理流程〔1〕文件的编制各类文件的草案由相关需要部门起草、编制。〔2〕文件的审核由董事长或受权的相应职位的人员负责，确保文件内容简练、精确、完好、统一，并可请预期的用法者对文件的可用法性进展评定。最终经董事长对文件进展审批。〔需填写《文件下发归档审批表〔3〕属于