公司客户接待流程.pdfVIP

XX 公司客户接待标准流程 一、目的 树立公司良好形象，服务公司对外联系和交流，本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、对 口接待、严格标准、统一管理”的原则。 二、范围 适用于公司各种接待工作和相关部门。 三、职责 人事行政部为公司接待工作的归口管理部门， 负责接待工作的安排和管理， 拟定重要来宾的 接待计划，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障； 公司各部门在接到重要来访预约后，须报人事行政部，并提供详细信息协助拟定接待计划， 需董事长或总经办协调的重要接待应提前 2 天告知。 四、具体流程和规定 接待流程主要分： 接待准备、接送 /酒店 /用餐安排、会谈和参观、用餐宴请、后续工作 （一）、接待准备 接待前的准备是做好接待工作的重要组成部分， 是整个接待工作能够顺利进行的基础。 准备 工作包括来访信息的确认、补充；确定接待规格；制定接待计划等方面。 1、确认来访信息 客户信息的收集， 是做好接待准备工作的基础。 在接到客户来访的信息后， 首先应确认来访 人员的信息，包括以下几个方面： （1 ）、来访客人情况： 包括来访人数、 主要成员姓名、 身份 (职务、 级别等 ) 、性别、 民族 (在 食宿等方面有无特殊要求和风俗习惯 )、随行联系人及联系方式等。国外客户还要说明是否 有国内代理随行和翻译。 （2 ）、来访计划：包括来访目的、来访时间、离开时间、来去的交通方式及班次、是否需 要订房、订票、接送等。 （3 ）、国外客户到访，需要我方发送邀请函办理签证的，要请对方提供来访人员的护照全 名，护照号码，并请客户确认内容后发送正式的邀请函。 此外， 还应告知客户我方接待人员的姓名、 联系方式等信息， 便于双方的沟通和信息的及时 更新。联系时要注意复述关键信息，如人名、电话号码、日期、航班班次等，请对方确认， 以保准确。 2 、补充相关信息 为了保证接待效果， 对客户，特别是重要客户，对口人员要了解客户更多的信息。 包括客户 的详细资料，公司背景，公司实力，经营状况，经营范围，区域市场，经营模式，客户此次 来访的目的，主要对什么感兴趣，国家习俗，习惯和喜好，以及需注意的细节。对口接待人 员/ 部门在提交《接待申请表》的时候，须将这些资料一并提交，以便公司领导参考。 3 、规格定位 一般来讲，接待规格依据实际情况分为三种形式。 （1 ）、对等接待：这是最常见的接待规格，指我方出面接待的领导和客人的职务、级别大 体相同而采取的一种接待形式。 （2 ）、高格接待：是指我方出面接待的领导比客人职务高而采取的一种接待形式。 （3 ）、低格接待：是指陪客比来客职务低而采取的一种接待形式。 在接待工作的准备中，只有对接待规格做出正确的定位，才能确定应该邀请哪些领导出席， 如何安排车辆和行程，从而完成接待计划。 4 、行程安排 如有需要，与客户商讨参观访问行程表 , 发送邮件或传真让客户确认 , 同时让相关部门做好 接待准备。特别要注意现场看哪些产品、参观哪些场所 , 扬长避短 , 把想展示给客户的东西 充分安排进去。 特别是国外客户商务性的、务实的、 紧凑的行程安排总是最受欢迎的。 实际到访的时候，严 格按照行程计划来做 (甚至故意严格去做也无妨 )，常能给外商以好的印象。 5 、公司信息的把握 主要接待人员首先应该对公司产品、 生产流程、 技术参数有一定的了解， 特别是国外客户到 访，事前最好准备一些关于公司的英文介绍， 产品和整个生产流程的英文资料， 以免现场翻 译出现困难。 另外， 对于一些客人可能问到的问题要提前准备好。 如果有总经理或者董事长 出席的情况，最好事先跟领导沟通谈话内容。 6 、准备接待材料和工作 （1 ）、参观接待可能用到的物品：投