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商务技能 五 会议管理 商务技能lpar;五rpar;会议管理 会议作为一种社会活动随处可见，它在企事业单位中担当着重要的角色。 据调查，高职高专文科学生毕业后80％以上要接触与会议有关的工作，文科学生很有必要掌握会议管理的知识与技能。因此，在自己的职业规划中，加上会议管理一课，必定为以后的工作生涯增加许多便利。 别小看了会议，会议里的乾坤大着呢。会议管理，看似简单，但真正把它做好，却是秘书或者其他行政办公人员比较头疼的事情。业界流行一句话，叫做：“会而议，议而决，决而行，行而彻。”这句话简明扼要，但是真正将会议管理做好，绝非易事。在实际工作中，要不就是会而不议，或者就是议而不决，或者决而不行，凡此种种，问题皆存。 既然会议不可避免，我们就应该妥善管理会议，有效利用会议，使其真正发挥作用，而非让自己陷入文山会海不能自拔。 一、会议的意义 会议是一个集思广益的渠道。 会议是一个集合的载体。不同的人汇聚一堂，充分交流，思想碰撞，从而产生“金点子”。许多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物。 资讯传达，资源共享。 通过会议通报一些新决定、新决策，使更多的人了解来自上级或其他部门的相关资讯。也可以利用开会汇集资源，以期相互帮助，相互促进，共同进步。 会议显示一个组织或一个部门的存在。 一些单位经常召开部门例会等，领导通过这种会议了解员工的工作情况，了解工作进展，可以妥善安排工作计划。这是一种管理的方法，同时也能够充分显示一个组织或部门的存在价值。 会议的群体沟通方式有益于协调矛盾，达成共识。 开会很少是一对一的沟通，大多数情况下都是一种群体沟通，而且这种方式最直接、最符合人类原本的生活方式。方便协调上下级紧张关系，员工之间的矛盾，有利于达成共识，更好地促进工作。 二、会议的准备 （一）会前准备 开会前要充分理解议题； 在会议前充分准备好开会所需要的资料；。 事先思考要表达的意见； 准时参加会议。 （二）会议进行中 注意倾听别人的意见，尽量不要在别人发表观点时打断； 积极参与发言； 注意力发言不脱离主题，对事不对人。 （三）导出结论 尽心尽力地协助会议主持导出结论； 能赞成别人较好的意见，而放弃自己的意见； 能坚持找出最好方案的态度，导出结论。 三、会议记录的基本要求 （一）会议基本信息 准确写明会议名称（要写全称），开会时间、地点，会议性质。 （二）参会人员 详细记下会议主持人、出席会议应到和实到人数，缺席、迟到或早退人数及其姓名、职务，记录者姓名。如果是群众性大会，只要记参加的对象和总人数，以及出席会议的较重要的领导成员即可。如果某些重要的会议，出席对象来自不同单位，应设置签名簿，请出席者签署姓名、单位、职务等。 （三）完整记录 忠实记录会议上的发言和有关动态。会议发言的内容是记录的重点。其他会议动态，如发言中插话、笑声、掌声，临时中断以及别的重要的会场情况等，也应予以记录。 记录发言可分摘要与全文两种。多数会议只要记录发言要点，即把发言者讲了哪几个问题，每一个问题的基本观点与主要事实、结论，对别人发言的态度等，作摘要式的记录，不必“有闻必录”。 某些特别重要的会议或特别重要人物的发言，需要记下全部内容。有录音笔的，可先录音，会后再整理出全文；没有录音条件，应由速记人员担任记录；没有速记人员，可以多配几个记得快的人担任记录，以便会后互相校对补充。 （四）记录结果 记录会议的结果，如会议的决定、决议或表决等情况。 会议记录要求忠于事实，不能夹杂记录者的任何个人情感，更不允许有意增删发言内容。会议记录一般不宜公开发表，如需发表，应征得发言者的审阅同意。 会议结束，记录完毕，要另起一行写散会二字，如中途休会，要写明休会字样。 ××公司办公会议记录 时间：一九××年×月×日×时 地点：公司办公楼五楼大会议室 出席人：×××××××××××××××…… 缺席人：×××××××××…… 主持人：公司总经理 记录人：办公室主任刘×× 主持人发言：(略) 与会者发言：×××……………………………………………………………… ×××……………………………………………………………… 主持人：×××(签名) 记录人：×××(签名) (本会议记录共×页) （五）会议记录重点 会议中心议题以及围绕中心议题展开的