档案的整理与保管.pptxVIP

第六章 档案的整理与保管;区分全宗（仅需了解立档单位形成的条件） 全宗号：四位代码标示，同一全宗内的代码不能重复。一般按照进馆先后顺序进行排列，同时进馆的档案，则按照大小、相互关系和重要程度排列。 全宗号.xls ;档案的分类 关键词：年度、组织机构、问题 年度：按档案文件形成的自然年度归类； 组织机构：按照负责办理的内部组织机构归类； 问题：按照档案文件所涉及的问题进行分类。;各种分类方法的适用范围： 年度：简便易行，运用最广泛，一般适用于国家党政机关、组织机构界??不清、档案数量少的单位。 跨年度档案文件的分类规则： ;机关收文：文件落款日期为2005年12月2日，收文日期为2006年1月1日，应该归入哪个年度？; 机关内部文件： 计划、预算类文件以内容涉及的年度为依据；跨年度的计划类文件归入开始年度，总结、统计类文件归入最后年度； 对于无时间标记的档案，需分析内容、来源等再行确定可能的时间。 ;按组织机构分类： 按照档案形成的组织机构进行分类。简便易行，适用于分工明确、内部机构比较稳定的单位。 涉及若干机构的档案文件，按规定归类。如果没有相关规定，则归入主办机构。;按问题分类： 适用于职能分工不明确，档案数量较小的小型单位。为了便于查找，需根据实际，合理设置具体的问题类别。 在具体的档案分类工作中，常常将几种方法结合使用。;2006年 办公室 开发部 规划发展部 2007年 办公室 开发部 规划发展部 ……. ;2007年 综合类 销售类 研发类 生产类 2008年 综合类 销售类 研发类 生产类 …… ; 档号的编制;档号指代唯一的档案实体；不能随意更改；应该有适当的递增容量；简短明了。 档号中的代码、档号的结构一般机关内部已先行确定，档案整理人员只需根据档案的特征，按照模板编制即可。;档案的保管;物质条件： 专门的封闭式的库房，设施齐全； ;防止意外事件！;一般使用金属的密集架;必要的库房设备;;;;;;;防盗措施;;;;;档案库房和内置装具均需统一编号（库房编号：建筑号、层号、房间号；装具编号相对灵活），各装具井然有序的排列，摆放整齐。 库房管理制度.doc;档案存放位置索引 作用：反映档案存放的情况，便于档案存取。 档案存放位置索引.doc 代卷卡：功能类似于代书卡。调卷时放置，还卷时取出。;全宗卷 在管理全宗档案的活动中形成，是对全宗档案管理情况的反映。 包括：档案收集；整理；鉴定；保管；统计；利用；计算机辅助管理的文字记录。;全宗卷的编制： 以全宗为单位整体。以卷内文件目录的形式呈现，说明全宗的基本情况。 卷盒使用：表面、盒脊著录 全宗号、名称、日期等。;本书重点内容（三、四、五、六）已经完成！ 后期结合案例分析加以巩固。剩下章节只需了解即可。 ;;抽中了：案例分析！;公司秘书谢娜在整理公司文书准备归档，他把文书按照不同文种加以分类，在每类中按时间排列。还把文件后的附件一一分离出来，单独装订。在每份文件上标上页号，文件左侧统一用订书机装订。最后把这些文件按照时间顺序依次装入档案盒中，填好档案，然后移交给档案室。结果档案室管理员何炅看了后直摇头。 根据上述案例，请判断秘书在文书归档整理过程中有哪些不妥之处。（答案要点：7）; （1） 无需对文书进行文种的区分，因为文件在排列时只考虑事由、时间和重要程度等因素 （2） 附件一般不单独成件，而是和正本为“一件” ?（3） 取消立卷以后，文件归档不需要再编页号 （4）用何种方式装订要考虑是否会破坏档案的原貌或能否长期保存，订书针对永久或长期保存的档案不太合适，因为容易锈蚀 ?; （5）文件排列时，首先要考虑事由因素，同一事由的应排在一起，同一事由内部按时间顺序或重要程度排列，不同事由间按时间顺序或重要程度排列。 ?（6） 文件排列好后要加盖归档章。 ?（7） 文件装盒前要考虑档案的分类方案，不同保管期限的档案不能装入同一盒中。 ; 档案收集要履行手续，填写 A、 登记卡片 B、 移交清单 C、 签收文簿 D、 分类目录;抽到了：案例分析！; 公司有一批保管期满的会计档案，按规定需要进行销毁。公司档案管理部门编制了销毁清册，管理部门负责人在清册上签字后，指定由一人于当天销毁。（答案要点：2）;抽中了：不定项选择！;下列关于撤销、合并机关档案的移