档案与档案实务档案的整理4档案的整理3-档案分类.pptVIP

3、分类应当注意的问题 （1）同一层次的分类必须按照同一的标准和依据，即同一层次不能有的按问题划分，有的按机构划分； （2）划分的类别之间要清楚，类目设置要合理，含义要明确，不可相互交叉，相互包容，应使每一份文件材料的归宿只能有一个类别，不能有两个或两个以上类别都能将其容纳； （3）划分的子项的外延总和应等于母项的内含。 （4）分类按种属概念层次进行。 1、排列原则 “事由原则”，即同一事由有密切联系的文件材料应当排列在一起。 事由可以指一个事件、一个事物、一个人物、一项工作活动、一项具体业务、一种工作性质、一个具体问题 对事由的界定可以有较大的灵活性。如： 一次请示或报告，批复收到后，可以视为事由一个事由； 一项工程、一次活动或一次会议，可视为一个事由； 一项工作如果办理时间长需跨年度，为了及时归档，也可以按不同阶段分为几个事由； 一次会议，也可分为筹备、开幕、不同议程、闭幕等几个事由。事由的具体划分要根据办理时间长短、形成文件材料的数量以及文书处理程序的不同等，本着便于整理和利用的原则自行掌握。 * 河北政法职业学院 档案与档案实务 崔广利 授课人： 冯荣珍 项目四 档案的整理 （四）归档文件的分类 分类是将归档文件按其内容和形式特征划分类别和 层次，构成有机体系的过程。分类是归档文件整理的重要环节，通过对归档文件进行整理的分类，不但能有效地揭示出归档文件之间的内在联系，使归档文件成为一个有机整体，便于系统地提供利用，而且对排列、编目等后续工作的开展，以及将来组织室藏和排架管理都有有着重要意义。 1、分类方法 分类方法也称“分类标准”、“分类特征”、“分类原则”。全宗内档案分类方法很多，《规则》选择了年度、机构（问题）、保管期限作为通用的分类方法，是因为这三种分类方法在各级单位档案部门使用率最高，并反映了档案管理的基本规律和要求。按照这三种方法对归档文件进行分类，在各级各类档案室都可以实现档案的有序管理和有效检索。 （１）年度分类法 年度分类法，就是根据形成和处理的年度对归档文件进行分类。年度分类法是运用最广泛的分类方法。归档文件按年度特征分类，可以反映出一个机关单位每年工作的特点和逐年发展变化的情况，并且同现行机关以年度为单位将文件整理归档的制度相吻合，类目设置准确、清楚、明确。 运用年度分类法时，正确地判定文件的日期并归如相应的年度，是决定分类质量的关键。这里有几种情况应当注意： 1）文件有多个时间特征 一份文件往往有多个时间特征，包括成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文和收文日期等等。 一份文件有多个时间特征时，一般以文件的签发日期为准。如2005年形成的《2006年—2010年的机关“十一五”发展规划》，应当归入2005年度；2005年形成的《2004年机关工作总结》，应当归入2005年度；2005年制定，2006年生效的法规性文件，应当归入2005年。 计划、总结、预算、决算、统计报表等文件，应归入内容所针对的年度中。例如：2003年的工作计划，制发于2002年12月，则这份文件应该归于内容所针对的2003年度。 如果上述文件涉及若干年度时，计划、预算应归入内容所针对的年度，总结、决算、统计报表应归入结束年度。如：广告公司2001- --2005年发展规划，应归入2001年度；建筑公司2001----2003年项目总结，应该归入2003年度。 按专业年度形成的文件归类。如：某某大学的档案，2001自然年度的行政档案与2001至2002学年的教学档案为一类，以此类推。 2）跨年度形成的文件 机关单位的某些具体职能活动，如召开会议、处理案件等，可能会跨年度形成文件。对这类文件的处理往往统一在办结年度归档。如： 跨2005年、2006年两个年度召开的会议形成的文件材料，统一归在会议闭幕年度归档；跨2004年、2005年两个年度办理的案件文件材料，统一归入案件办结年度归档，即2005年度；下级单位2004年的请示，上级机关2005年1月收到并办结，应连同下级请示和本级批复一同归入2005年。 3）几份文件作为一件时，“件”的日期确定 文件的正本与定稿、来文与复文、转发文与被转发文为一件时，这时“件”的日期应以装订在前的那份文件日期为准。如：正本与定稿，应正本的日期为准；转发与被转发文，应转发文日期为准；来文与复文，应以复文时间为准 4）文件没有标注日期时应当考证 这需要分析文件的内容、制成材料、格式、字体以及各种标识等对照手段来考证和推断文