办公室文员的岗位任职要求.pdf

办公室文员岗位任职要求 一、基本资料 部门名称 办公室 岗位名称 文员 直接上级 主任/ 副主任 所辖人员 / 二、工作说明 1、主要职责 1、负责文印工作。 2 、负责文印、传真设备的维护保养。 3、办理电函、邮件收发、传递等事项，办理报刊收发。 4 、接待来访宾客。 5、会议记录 6、统计员工考勤 7、员工入职登记、档案建立整理 2 、主要工作内容 1、负责公司公文材料的打印、校对初稿；办理复印、登记等工作。 2 、遵守公司有关文印管理的规章制度，遵守必威体育官网网址制度。 3、负责文印室的打印机、复印机、传真机等设备的使用、维护、保 养。 4 、保持文印室、接待区域办公环境整齐、清洁。 5、办理公司传真件、信件、邮件、电报的收发、登记、送达、邮寄、 清退事宜。 6、办理报刊杂志分发工作。 7、做好来宾接待、登记；来电接听、登记。 8、会议记录。 9、统计员工考情。 10、员工入职登记、档案建立整理。 11、完成主任布置的其他工作。 3、主要工作要求 1、文印 1.1 收到打印文稿后要进行电脑目录登记；按照规范的文档格式 打印，打印之前要认真读稿，发现文字错误及时进行纠正；对原稿错 误有疑问，要询问拟稿人，尽量减少和避免打印错误；初稿打印后认 真校对有无录入错误并及时返还拟稿人再次校对， 校对完毕后进行修 改打印；校对末稿无误后装订交秘书用印、分发。 1.2 收到要复印的文件，要进行审阅、登记。 1.3 遵守公司有关文印管理的规章制度，遵守必威体育官网网址制度；及时完 成工作，记录要完善，节约与本职工作有关的费用。 2 、设备与环境 2.1 操作各种设备动作规范，定期进行维护保养，出现问题及时 报修，避免出现因设备故障延误工作的情况。 2.2 每天整理文印室、接待区域卫生，保持环境的整洁。 3、电函、邮件报刊处理 3.1 收到传真件要阅读、登记，送达收件部门内勤人员。 3.2 规范发传真的格式（收件人、发送人、日期、内容） 、核对接 收方号码无误后发送，发送完底稿进行登记，送还发送部门留存。 3.3 收到邮件、信件后进行分类、登记，外寄件每日定时送邮局 邮寄，月底结算费用。公司内部邮件登记后送达各部门。 3.4 发电报进行登记编号，打印电报校对无误发传真至 118 台， 定期结算费用。 3.5 整理公司内部邮件箱，及时转发、清退邮件，做好登记。 3.6 及时查收、分发报刊和杂志。 4 、接待 4.1 做好预约来宾、来访登记，及时向来宾要访问的部门和人员 通报情况，做好接待准备。 4.2 礼貌接待未预约的来宾、来访人员，妥善安排客人落座、喝 茶，迅速了解来访人员的基本情况和来访目的，联系有关人员接待； 重要客人来访要迅速向领导汇报。 4.3 热情转接电话，接听电话语言文明礼貌，语气温和，回答问 题清楚；电话记录要整洁有序，便于查询；及时将信息向有关人员传 达，接到重要电话立即汇报；对不清楚的事情、不该回答的问题不作 随意性答复，如有疑问及时汇报，自觉维护公司声誉。 4.4 完成本职工作月度、季度工作计划和工作小结，年度工作总 结。 . 三、任职资格 因 等 细分因素 限定资料 素 级 学历 D 具有文秘类专业大专以上学历。 了解制造行业相关知识，了解行业中相关的 行业知识 C 知 管理经验。 对专业知