综合办公室工作流程手册.pdfVIP

浙江中控软件技术有限公司 综合办公室 工作流程 浙江中控软件技术有限公司 综合办公室 行 政 工 作 流 程 手 册 (附工作流程图) 综合办公室行政管理的主要工作内容：执行办公设备、公共设施的日常管 理和维护；执行办公用品及日常用品的采购、发放管理；执行档案的归档管理； 执行固定资产及低值易耗品的管理；执行各种费用的控制交纳；执行公司对外关 系建立维护；执行突发事件处理；执行秘书事务管理；执行后勤管理；执行行政 日常事务处理；执行上级交办事务等。 具体工作流程 一、执行办公用品及日常用品的采购、发放管理 月末综合办公室要根据其他部门的请购计划及库存情况，并要根据相关规定 作适当储备以备不时之需，作好请购计划单经主管审批后，及时保质保量地采购 办公用品和日常用品，采购物品应当定价定点，保证质优价廉。要作好物品出入 库登记，每月盘存，确保帐物相符。 请购计划单 物品采购 出入登记 帐物相符 定期询价议价 二、执行固定资产及低值易耗品的管理 对于公司所有的固定资产以及低值易耗品，需要建立台帐清单，监督各部 门于每月 25 日进行盘点，办公室会根据各部门盘点情况进行抽查，核对帐物 是否相符，然后根据各部门盘点状况及调动增加状况制作《固定资产、低耗品 清单》报表发放各部门；每季度组织财务部对各部门进行全面盘点，核对帐物。 对需要报废的资产按照相关程序申请报废，及时跟进各部门资产调动、出入库 单据的核对，做到帐物相符。对于资产管理不当、帐物不符，应进行相应处罚。 资产分类 每月盘存 三、执行各部门基础设备、设施维修管理 综合办公室负责根据维修要求协调或外请技术人员维修、对维修全过程进行控 制；各部门对维修质量监督、确认。 所有维修要求做好记录、跟踪维护结果及完成状态；对未按要求完成的维修 事项、及时了解情况并报告负责人。 维修申请 安排维修 维修结束 检查验收 四、执行文件档案的归档管理 根据不同种类档案的特点，做好系统编目、使用/传阅控制、分类存放、排 列有序，定期收集各类文件资料，并整理立卷归档。 各部门往来的备忘录、文档、资料等按类别、内容、时间顺序等存档管理。 分类整理编号 装订成册存放 使用.传阅控制 六、文件资料收发、传真管理 各类文件资料收发、传真均需在登记薄上作好详细登记、记录，及时将各类 信息（通知、文件）进行上传下达，特别是各类客户信息应登记后及时传递给相 关部门； 传真往来 文件资料的收发 上传下达 七、执行各种费用的支付、控制 按时申请、交纳、控制公司各项费用，例如：车辆养路费、车船税等；并将 所要交纳的各项费用进行审核记录，对各项资金审批单归类管理。做到资金审批 的及时、准确，以确保各职能部门工作的正常开展。 申请审批资金 领导审批签字 归类登记管理 八、执行对外关系建立维护 建立良好的公共关系平台是企业正常经营的关键，综合办公室门肩负着对外 沟通、协调的重任，要把对外关系维护作为重要工作来抓，企业的经营活动涉及 到方方面面的关系，既有政府部门的，又有社会关系的，哪方面关系处