《文件和资料控制程序》[汇编].pdfVIP

精品文档 ·可编辑版 1.目的 为了对公司各类文件和资料进行有效管制，统一文件格式，规范文件的制定、 修改、发放、废止等管理，确保文件正确、完整、有效，特制定本程序。 2.适用范围 适用于公司行政发文、程序文件、作业指导书，各类规章制度、各类检验标 准、工作指引、记录表单及外来文件的管理等。 3.定义 3.1 文件分类： 3.1.1 红头文件：包括公司组织机构、人事任免、重大决策及重要管理事项等。 3.1.2 一级文件（A）：公司章程、体系手册等公司纲领性文件。 3.1.3 二级文件（B）：管理控制程序、业务流程性文件。 3.1.3 三级文件（C）：管理规章制度、操作规程、作业指导书。 （D）：检验标准、产品规范。 3.1.4 四级文件 （管理表单）：用来记录管理过程的表单，作为QEO 管理的追踪 和检索的工具。 3.1.5 临时性文件（E）：包括通知、通告、暂行办法、暂行规定、部门沟通联络 文件等。 3.1.6 外来文件（F）：包括地方政府、主管部门、行业管理相关文件，顾客或供 应商提供的资料、图纸及有关的行业标准等。 3.2 文件分为受控文件及非受控文件： 3.2.1 受控文件:即要求文件的分发、修订或更改均须按书面规定程序进行控制, 保证文件始终反映现行要求,受控文件须加盖 “受控文件”印章，且经相关人员 会签。包括:管理手册、程序文件、作业指导书、MSDS 文件、职务说明书、经识 1 / 14 精品文档 ·可编辑版 别的外来文件、记录表单类文件等。 3.2.2 非受控文件:若有新的版本发出，旧的版本文件无需更新，被列为非受控 文件，且禁止作为产品生产、开发及经营之用。 4.工作职责 4.1 文件的审查、批准权限为： 文件类型 编写/识别 审 核 批 准 A 类：红头文件 部门经理 部门分管领导 总经理 A 类：管理手册 行政部经理 部门分管领导 总经理 B 类：程序文件 部门主管 部门经理 部门分管领导 C 类：规章制度、操作规程、作 技术人员 部门经理 部门分管领导 业指导书、 MSDS、岗位职责书 主管/经理 人力资源部经理 D 类：各类检验标准、产品规范 部门主管 部门经理 部门分管领导 E 类：临时性文件 部门主管 部门经理 部门分管领导 对应部门经理 F 类：外来文件 文控中心 对应部门主管 /分管领导 部门经理/分 记录表单 部门主管 管领导 4.2 文件的发布、回收、作废、销毁及控制,由文控中心负责。 4.3 文件使用管理：各部门主管负责管理本部门现场使用的文件和资料，确保文 件及记录的正确、完整及安全性。 2 / 14