秘书基本职能.pptVIP

第二节秘书的基本职能 、秘书职能的含义 秘书职能:是在秘书机构、秘书职位框架内, 领导根据组织目标与管理工作的需要而明确 赋予秘书机构或秘书职位的具体职责权限。 二、秘书的基本职能 是对秘书机构、秘书职位基本职责与权限的 粗线条勾勒,为我们描绘出秘书职能作用的 大体轮廓,对秘书工作具有宏观的指导价值。 不同领域、不同层次、机构内不同分工条件 下秘书的职能,实际上各有侧重。 秘书的基本职能是服务,“参与政务,掌管事 务”,为领导提供综合辅助服务 传统的三项职能:办文、办事、办会。 ÷1985年国务院召开的全国秘书长和办公厅 主任会议上提出了“四个转变”: 冷由传统的低层次、事务性服务向高层次、 智能型服务转变 由偏重办文办事,向既办文办事又出谋献 策转变 由收发传递信息向综合处理信息转变; 由一般性事务管理向辅助管理、辅助决策 转变。 秘书的基本职能可以概括为六项: (一)信息管理职能 令(二)综合协调职能 令(三)督促检査职能 (四)参谋辅助职能 令(五)后勤保障职能 (六)“不管部”职能 (一)信息管理职能 (一)信息管理职能 信息作为社会经济发展的重要资源之一,其作用 已越来越被人们所重视。社会各级各类组织领导的决策 知识财富的创新都愈来愈依靠信息的收集与整合。秘书 部门处于信息联络的集散地,通过沟通信息、整合信息 为领导决策提供可靠依据。信息工作已成为现代秘书工 作的重要内容之 信息工作水平高低直接体现秘书参谋辅助水平。 秘书信息管理的特征 1.针对性。秘书信息工作必须有信息的针对性,才能保证秘书信 息的质量。秘书信息针对性主要在于结合业务,即信息的专业性 围绕领导工作中心,按照领导指示和意图进行;针对突出问题、 专题问题进行信息工作。 2.综合性。即秘书将多种有用的信息融合成一个有机的整体,而 不是多种信息的堆砌拼凑,只有提供这种有价值的综合信息,才 能更好地为领导决策、拟订计划、制定措施等服务。 3.时效性。及时性:就是强调信息要保持新鲜度,排斥迟到的陈 旧的信息。适时性:就是讲究提供信息要选择最佳时机。 4.经常性。主要体现在秘书的各项常规工作中,如办文、办事、 办会等工作,无论是文书工作、督办査办、信访调研等都需要 经常注意信息的收集、整理和传递 案例分析:淘金 张是刚从大学毕业生中分配来的某厂办公室秘书。虽然他早就听人说过 信息是资源、是财富,但究竟它的价值有多大,对领导决策起多大作用,总 感到说不 次领导办公会上,办公室主任卢主任让小张做记录,他才 对信息工作有了较深的理解 上,管设备的副厂长提出技术改造方案以提高企业的竞争力,要求把 展支套雪长正拾核我断机圣在他着点系间籍 法。领导 们的目光一起转向了他 “我先说几条信息请领导思考:是我国粮食进入市场,粮价上调趋势十分明 主要粮食进口国和粮食进口量大的国家令年均遭自然灾 a际性粮食款收势定云号供蕊书分正出粮食原料的区牛都 不少是莉用其资派源优势从事投资本见效快的食品和酸酒业,都将以粮食为原 「能 据以上情况,我预计 05元之 粮价必向上增长 且向上增长幅度较大 每年工业原料用粮10万吨,按莓千克 原料用粮上涨0.3元计算,每吨将上涨300元,10吨就是3000元,全年就是 3000万 因此,我建议当务之急是在粮食涨价前购进原料,这样可以降低成本,提 高竞争力,获得可观的经济效益。然后再把获得的赢利投入技术改造。由于 经济实力强,我们的技术改造的起点可以更高,做好了能达到国际先进水平。 这样,就为我们的产品参与国际市场竞争打下了坚实的基础。 卢主任的发言结束后,会场一片寂静。领导们有的拿出计算器,仔细地算 着;有的掏出钢笔,在本子上写着;还有的在沉思 过了一会儿,厂长发话了:“老卢提出了一个值得我们沉思 的问题。我同意他对粮食价格变化所作的分析和预测。摆在我们 面前的问题,是先搞基本建设和技术改造,还是先购进即将涨价 的原料,取得经济效益后再以更大的投入进行高起点的技术改造。 请大家对这两个方案议一议。 经过反复比较、分析,厂领导最后采纳了卢主任的意见。后 来的事实证明,卢主任的预测是正确的,他的方案使企业获得了 巨大的利润。 小张敬佩地对卢主任说:“看来信息是金钱的说法一点不假! 您是怎样获得这些信息的呢?”卢主任说:“信息变化极快,我们 要善于从大量信息中淘出了一些金沙,但不知还有多少金沙等待 我们去开掘,去淘洗,去利用。稍一马虎,它就会从你眼皮底下 溜走” ★卢主任作为办公室负责人,在会前做了充分的信息搜寻工作 获取了大量信息,给领导决策提供了参考