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内蒙古蒙牛乳业（集团）股份有限公司 销售管理系统会务标准化手册 销售管理系统行政服务中心 发布 目录 一、手册说明 3 二、适用范围 4 三、会议类型及职责分工 4 （一）会议类型 4 （二）职责分工 4 1 、二级会议 4 3 、 四级会议 4 4 、 临时性会议 5 四、会议组织标准化流程 5 （一） 会前工作 5 1 、参会人员范围 5 2 、会议场所地选定 5 3 、会议通知地起草 6 4 、申报会议预算 7 5 、参会人员确认 7 6 、会议设备准备 7 7 、接站安排 8 8 、接待安排 8 9 、议程 PPT 制作 8 10 、参会资料地准备 8 11 、茶歇采买 8 12 、会场布置 9 （二）会中工作 10 1. 会议设备保障 10 2. 会议签到 10 3. 会议报告拷贝 10 4. 会议现场秩序维护 10 5. 会议记录 11 6. 用餐安排 11 7. 茶歇供应 12 8. 统计返程信息 12 （三）会后工作 13 1 、会场整理 13 2 、送站安排 13 3 、退房 13 4 、结帐 13 5 、费用报销 13 6 、会议资料地整理及归档工作要求 14 一、手册说明 为适应销售管理系统新组织架构下会务管理要求，掌握会议服务地各项流程，更好地 为系统各级会议做好管理、服务保障工作，特编写了《销售管理系统会务标准化手册》供 大家参考，内容主要包含组织会议中（会前，会中，会后）各项标准化工作及相关注意事 项 . 二、适用范围 本手册适用于销售管理系统二级及以下会议 . 三、会议类型及职责分工 （一）会议类型 一级会议 : 定义为集团层面会议 . 例如集团例会、城市经理人年会； 二级会议 : 定义为销售系统层面会议 . 例如季度经营例会、月度重点工作沟通会、决策委 员会等； 三级会议 : 定义为销售系统各中心层面会议 . 例如各中心月度重点工作沟通会、季度例会 等； 四级会议：定义为各中心下属各部门，大区层面会议 . 例如月度重点工作沟通会、季度 例会等 . （二）职责分工 1 、二级会议 （ 1 ）销售系统季度经营例会、月度重点工作沟通会 副总裁或被授权人为会议主持人； 追踪督办专员为会议承办人； 副总裁行政助理为会议记录人 . （ 2 ）决策委员会 副总裁或被授权人为会议主持人； 会议所在地办公室为承办人； 销售管理系统副总裁行政助理为会议记录人； 追踪督办专员为协调人，负责会议期间相关会务工作地协调 .2 、三级会议 中心总经理或被授权人为会议主持人； 商务专员为承办人； 销售管理系统各中心行政助理为会议记录人 . 3 、四级会议 由各中心下属各部门，各大区自行组织召开 . 4 、临时性会议 指在会议排期外，由各中心临时组织召开地会议，视会议类型及会议规模沟通确定会 议承办人 . 四、会议组织标准化流程 （一）会前工作 1 、参会人员范围 （ 1 ）二级会议 销售管理系统季度经营例会 销售管理系统月度重点工作沟通会 销售管理系统决策委员会 （ 2 ）三级会议 销售管理系统各中心月度重点工作沟通会 销售管理系统各中心季度例会 （ 3 ）四级会议 销售管理系统各部门月度 / 季度例会 销售管理系统各大区月度 / 季度例会 （ 4 ）临时性会议 各中心、各部门发起地临时性会议 2 、会议场所地选定 （ 1 ）在北京召开地会议 原则：在北京召开会议，如公司内部会议室能满足会 议各项需求地情况下，不允许在公司外召开会议 . 要求：由通知起草人于会前至少十个工作日在集团 OA 系统会议管理模会议资源预定 一栏，根据会议规模、参会人数及类型预定会议室，并及时与管理员确认订单审批情况 . 北 京厂区所有会议室规模及设备如下： 会议室名称 容纳 人数 硬件配置 可召开会议类 型 管理员 IFC 大会议室 20 视频会议 张跃 IFC 洽谈室 4 张跃 IFC 小会议室 10 张跃 北京二期多功能厅 200 投影仪、幕布、无 线麦克、视频会议 网络视频会议 现场会议