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房地产销售部资料管理 一 . 资料内容 文字部份： 1. 送董事会资料。 2. 公司下发文件。落款为 XX 公司 、 董事会 的通知 、通告、 指示、决定、决议等。 3. 会议纪要。 4. 内部资料。包括一般资料和重要资料 ( 需长期保存 ) 。 5. 送其他部门资料，主要指部门衔接 函。 6. 其他部门送本部门资料。 衔接函、落款为 ** 部 的通知、通报、 决定等。 7. 策划部送行业信息。包括：策划部送来的《简报》、其他楼盘 信息等。 8. 活动方案 。包括公司内部及对外举办的各种活动细则， 实施方 案，请柬，门票样本等。 9. 报刊杂志信息。分相关行业信息、广告信息等。 10. 法律方面资料。主要指法律 顾问 的意见书、信函。 11. 各项目售前资料。包括国土出让 协议 复印件、预售许可证复 印件、固定资产投资许可证复印件、建设 工程 许可证复印件、建设规 划许可证复印件、项目总平图、户型图、铺面平面图、售楼资料、住 宅和铺面价目表。 12. 各项目运行中资料。包括 合同 书、预定单、工程变更单、退 房申请单及批复、按揭资料、客户档案。 13. 各项目售后资料。主要指 物管 公司送来的，如客户住宅电话 等资料。 14. 销售代表档案。包括入司时间、生日时间、奖罚情况。 15. 各项目《销售日报表》。 16. 每天各销售代表的《工作日志》及每周、每月汇总。 电脑部份： 1. 销售资料。主要指商品房销售一览表、合同摘要，营业用房合 同摘要，车库购销情况，已售房、余房信息。 2. 工作日志。 3. 客户档案。 4. 销售代表档案。 二 . 资料的管理。 销售助理负责本部门的资料管理工作，主管进行监督和督促。 销售助理作为资料的管理人，应及时做好资料的收集、整理、归 档，确保资料的完整、正确和安全。 1. 文字资料。 报董事会资料。注明所上报的具体董事、时间。 公司下发文件。在收文的次日早会宣读，会后存档。 《销售日报表》。由经办的销售主管当日详细填写，销售助理每 天早会检查，会上汇总 ( 包括当日汇总、截止当日汇总 ) ，经理会后检 查。一本填完后存档。 《工作日志》。由各销售代表每天下班前完成，主管助理当日汇 总，分项目销售时间存档。 合同书的管理。详见《预定单合同的管理》。 预定单的管理。详见《预定单合同的管理》。 工程变更单的管理。销售部保留的工程变更单应分项目长期保 存。 项目售前资料。长期保存。 项目售后资料。长期保存。 注意事项： 1. 每份资料编写目录，建立借阅签字制。如造成售楼 资料遗失，须原样弥补，并罚款 200 元，如造成其他资料的遗失，须 承担相应的经济及法律责任并罚款 200 元。 2. 大部分文字资料需长期保存， 有些资料需永久保存， 这些资料 主要是指与客户签署的易引起争议的书面资料，如 a、客户的更名、 转让资料 ( 见《更名、转让手续的办理》 );b 、优惠客户的情况说明 ; c 、公司对客户的赔偿资料 ( 含时间、原因、客户姓名、购房位置、赔 偿结果、领导签字、经办人签字、 客户获赔后的声明 );d 、退房资料 ( 见 《退房手续的办理》 ) 。