电子与实体双轨制下的库房清点.docVIP

电子文件与实体双轨制下的库房清点 尚红伟 郑维 张友菊 上海大学档案馆 上海 200444 [摘要] 电子文件和实体库藏同时存在是当前档案馆数字化进程中的现状。文章提出了双轨制下库房清点的原则、操作步骤、数据统计方法；并总结了双轨制下库房清点的难点，提出未来的解决方案。 [关键词]库房 清点 双轨制 Warehouse Inventory under Electronic Documents and Entities Double-track System Shang Hongwei, Zhen Wei, Zhang Youju Archives of Shanghai University Shanghai 200444 [Abstract] Both of the electronic document and the entity are exist simultaneously in the process of digital archives. This article puts forward warehouse inventory principle, operation steps, data statistical method under double-track system, and summarizes inventory problems, proposes solutions for the future. [Keyword] Warehouse Inventory Double-track System 一、库房清点的必要性和理论依据 库房管理是档案管理工作的基石。案卷和文件是档案利用的物质基础。库房日常管理的根本目的也是为了维护档案的安全。《中华人民共和国档案法》第十三条规定：各级各类档案馆，机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构，应当建立科学的管理制度，便于对档案的利用；配置必要的设施，确保档案的安全[1]。库房清点是依据法律法规对库藏档案的系统检查，既可以对库存档案安全、现存状态得以普查了解，也对库房环境，库房防护设备运行结果进行检查和全面了解；不仅如此，正确、有效的库房清点核对，还可以及时修正工作中的失误，使库房管理人员进一步熟悉库藏档案的总体全貌。 更加重要的是，在当前档案馆数字化的战略下，面对海量的馆藏档案，是否需要全部进行扫描处理转化成数字档案？总量有多少？需要的经费到底有多庞大？如果不是采用全部扫描的办法，采用部分扫描数字化的策略，那么如何优选档案？孰先孰后，孰轻孰重？先安排哪一部分扫描，后安排哪一部分，做到既满足工作的需要，也能实现足够的经费保障。通过实体清点可以提供优选策略，为扫描决策提供可行步骤方案。 另外，当前各级档案馆都在进行信息化，数字化的建设途中，形成了电子虚拟实体和库房实体同时存在新情况，开展库房清点工作已经不再是单纯的登记造册，那么双轨制下的工作到底应该怎样进行，本文进行了有益的探索，总结了双轨制下库藏出现的各种情况，为双轨制下库房清点提供了经验。 二、双轨制下库房的特点和清点原则 双轨制下的库房的特点是既有传统、大量的真实库藏实体，也有电脑中的数据虚拟库藏。当前完全建设好全文电子文件的数字化档案馆较少，多数能做到的是建设完备电子文件目录数据库。个别先进的档案馆也建设了部分电子文件全文扫描挂接虚拟库藏。 库房清点的根本原则是实事求是。在电子和实体同时存在的双轨制下，这一原则也是完全适用的。库房内的实体案卷档号和案卷盒要一致统一；数字档案馆内的案卷和文件要一致统一；数字化信息和库房实体也应一致统一。三个统一如实反映库藏情况，这也是双轨制下库房清点的特点和难点。工作比原始的库房清点更加复杂，工作量也增大了很多。 三、双轨制下库房清点的实践操作 档案馆的库藏年年递增，动辄数以万计的案卷是档案馆的普遍情况。例如，同济大学档案馆馆藏档案截止2011年底统计,已达19万余卷[2]；上海城市建设档案馆库藏近30万卷[3]。对于任何一家档案馆，清点库房都是一项耗时费力，极其复杂和繁重的工作。要开展这项工作，充分的准备必不可少。 （一）组织动员和培训 首先，配备充足的人力资源是库房清点的必要保障。参与档案清点的人员要具备基本的档案人员素质。库房的八防意识是必须具备的。在清点的过程中，也要同时做到一耐心，二细心，三有体力。查看库藏耐心，检查档案案卷细心，体力可以保障长时间的下架，上架，翻阅案卷。因此参加库房清点的人员既要有素质，也要有数量。数量太少，如此巨量的库藏清点就耗时太长。数量太多会造成库房管理的混乱和凸显安全问题。因此，选好人员之后，组织动员工作很重要。通过组织动员，既使大家充分重视库房清点工作，也保持大家的积极性做好很长一段时间辛苦工作的心理准备。培训保障大家按