会务分工及工作流程.docxVIP

Addrot q |i ? Addrot q |i ?从 ?績放「即7轴号 ZipCodtt 430000 TEL: ?? 呢7722330。FAXt *86 0Z7-$2033307 第 第 PAGE #贞共4贞 Addrot ? Addrot ?山I ?倍能 kifi1746y ZlpCod釈 430000 TEL： ?? 027FB33旳$ 叭 46 Q27T2933307 第 第 PAGE #贞共4贞 武汉市丽水商会第一次会员大会暨第一届第一次理事会 会务安排及工作流程 总指挥： 职责：全程总指挥，包括会议前期物料准备，会场布置，报到接待，会议当天现场控制和会议后工作 权利：会议期间所有人员必须服从总指挥的安排 常务副总指挥： 职责：负责各个岗位工作人员的安排和协调，并就相关问题和总指挥联系 权利：除非总指挥有工作安排，否则所有人员必须听从常务副总指挥的安排 副总指挥： 职责：负责安排协调自己负责范围内的人员安排和工作安排，并就相关问题与总指挥联系 权利：在其他工作人员没有相关安排的时候，有权调配全体人员为自己负责的项目服务 一、会议物料准备（12月26 F1前完成） （1） 参会人员徽章（或参会证）（250个）、工作证（20个）、记者证（20个）（吊绳及封套40个），聘书 （视聘用人数定）； （2） 笔（300支），笔记本（300个），文件夹若干，礼品袋（300个），礼品（300份），接待牌10个，常 用的药品（创可贴、板蓝根等），药箱（1个）； （3） 会议日程复印300份，各终点站到香格里拉的交通路线图300份,会刊300本； （4） 参会代表名录、行程和座席安排表，笔记本电脑里备份1份，便于报名时查询； （5） 空白签到册10份，名片箱3个； （7） 工作人员和服务人员通讯录； （8） 会场用的桌牌（领导席牌、留座席牌、记者席牌），签到时的桌牌（领导接待处牌、来宾报到处牌、 媒体报到处牌、咨询处牌）； （9） 12月26号之前所安排各项工作必须落实到位。手提袋中资料包括：会议行程表、礼品、会刊； （10） 会议用的车辆。 （11） 背景墙（3副）【签到墙（高2.7米，宽4米）、主会场（高_米，宽_米）、答谢晚宴（高_米, 宽米）】； （12） 接待用的鲜花以及答谢晚宴用的鲜花（30+50）,签到用的题名簿、抽奖的奖品、讲台 LOGO板 的设计制作； （13） 在大堂、楼层、餐厅、会议室、电梯等处帖上会议指示箭头； （14） 宾馆的房间放的欢迎名牌、信函、花、水果等；领导佩戴的鲜花； （15） 笔记本电脑（2台）； （16） 点心、咖啡和各式饮料若干； 易拉宝若干(根据赞助单位、主办单位的要求而定)、空飘、横幅； 答谢晚宴上要用到的触摸球、电子礼花、彩球。 会议室会场布置设计(会标、广告牌、灯光、音响、音乐、话筒、多媒体、投影仪、电源、照相、 摄像、速记、电源插板、无线网卡、投影仪、现场视频信号转换器等)。 二、专人专事安排项 1、 :负责一切与会务相关的工作； 2、 :负责礼仪小姐的调配和管理工作； 3、 负责领导讲话的一切事务； 4、 :负责答谢晚宴的统筹安排工作； 5、 :负责在酒店住宿人员的住宿安排； 6、 :负责重要领导的餐饮及专车接送工作； 7、 :负责媒体的联系及接待工作； 8、 :主持人和表演人员的联系及管理工作； 9、 :会议过程中各项文案的编写工作。 10、 :与酒店保安部组成会议安全组(在会议前对酒店环境及周围环境进行巡视分析，做到心中 有数)。 三、 媒体记者接待(专人负责) 职责： 拟定邀请的媒体记者发报到通知和会议日程； 给确定要来参会的媒体记者快递记者证和会议手册。(12月25日前) 做好媒体接待具体方案，怎么送礼品和交通费要事先有预算方案； 28 R±午布置好记者签到处，准备好资料、礼品和签到册、新闻通稿(专人负责写)；做好媒体发稿 的充分沟通交流； 会议期间或者会议结束后，要有公关公司的专业精神和韧劲，协调和催促媒体记者发稿，要做好新 闻报道文章收集和存档。 四、 重要领导接待(专人负责) 职责： 进一步确认出席会议的重要领导； 给重要领导发会议邀请函； 做出各接待明细及嘉宾行程一览表； 给重要领导发会议行程表； 五、晚会表演安排及人员管理(专人负责) 职责： 1、 主持人、礼仪人员以及表演人员的联系及管理； 2、 根据组委会的要求合理安排表演程序； 3、 安排好晚会表演过程中需要的服装、道具等； 4、 安排好参演人员的接送工作。 六、 报到安排(12月28 H) 1、 酒店报到处人员安排(8： 00—14： 00) 报到安排：根据参会的重要领导名录及行程，组委会安排车辆到机场迎接重要领导； 由两个人专门负责带领在香格里拉住宿的参会人员前往房间；