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公司样本、礼品、宣传品管理制度 公司宣传用品代表公司对外形象,为加强企业文化建设,更好地展示企业形象,合理控制管理成本，特制订本管理办法. 总则 为加强台佳公司样本、礼品、对外宣传品的管理工作，提升公司市场形象，充分发挥以上物资在对外公关或业务交往中的作用，特制定本制度； 本制度内包含公司对外宣传使用的：徽章、招牌、展板、样本、旗帜、名片、信封、纸杯、专用袋、标签、礼品、样本等物品； 本制度中涉及物资统一由行政人事部统一集中管理； 本办法适用于公司各直属部门及各办事处（分）公司。 物资采购 流程：职能部门或办事处（提请）→市场部（落实策划设计）→行政部（协助落实）→开发部（价格确认）→行政部（落实合同）→市场部（到货验收）→行政部（入、出库） 所有对外宣传的物资采购均由市场部提请，超权限物资必须由总经理批准后方可交与行政部采购，行政部按市场部提供的相关要求及样品进行选择合适供货厂家； 行政部采购价格需由供应商开发部进行价格审核，严禁超权限审批。如有发现视情节严重进行行政处罚； 紧急物资、零星采购物资必须通过电话汇报上级领导签批确认后方可执行 每月末由行政部专人对各办事处（分）公司仓库进行盘点，各办事处（分）公司仓库由办事处文员兼任； 行政部专管员、办事处（分）公司专管员离职或调岗时，应当将所管理的物品清单数量清点清楚并移交至下任专管员或者是上级领导，该项完成后方可按正常程序办理离职 物资的入库、出库 本制度中涉及的物资出入库管理工作行政部由部门指定负责人落实，各办事处（分）公司由文员负责落实； 行政部指定负责人在物资入库前需对应请购单及合同进行数量确认，并依照合同文本中的技术要求进行核对，数量确认后联系市场部负责人进行验收签字，签字后录入系统 办事处（分）公司仓库由办事处文员负责落实。文员依据行政部OA系统发货提醒进行数量及实物确认，确认后方可在快递或物流单据上签字。如有账目不符现象务必第一时间联系行政部专人进行确认并及时处理不符合项目； 所有物资的出入库动作均需有相关的签字确认，并保证出入库动作于OA系统同步 物资的保管 各类物品均由行政部指定专人进行负责保管； 本制度涉及的物资保管做好如下工作：A：仓库应当具备一定的采光、通风条件；B：物资堆码要按照类别及性能分类、隔离堆放，堆放要整齐；C：保持仓库的清洁卫生，做好防盗、防火、防潮、防蛀、防鼠工作；D：管理员要经常性的检查物资的性能、状态，如有异常要及时处理 各级管理员必须每月进行一次物资盘点工作，办事处盘点表统一以电子档的方式发送总部，由行政部留存备查； 物资的领发审批程序 本制度中涉及的物品领取和发放必须履行审批手续，依照现有状况分为如下： A：客户考察时：领用部门系统派车→增加子表（需注明赠送事由、受赠人数、赠品数量）→办事处经理审核→销售总经理核批→市场接待落实→行政司机派车（执行）→市场接待统计费用→办事处确认→财务复核 B：部门视需求领用：领用部门申请→部门经理审核→行政经理审核→行政专人落实（如领用物品超出部门经理权限，需走《物品领用单》按资金审批权限落实签字后执行） C：办事处销售人员申请：领用人销售日报汇报→按要求增加子表→相关领导人系统复核→文员落实发放 D：展会、会议使用：相关职能部门填写→市场部经理签批→市场企划策划落实方案（预算）→行政接待落实（核批预算）形成方案→董事长核批（或指定权限人员核批）→财务配合落实→市场接待结案→移交文件备案 E：公司宣传品、室内外宣传、公示栏、指示牌等：需求部门填写申请→市场部方案制作签批→行政人事部落实→开发部价格确认→行政部落实合同→结案 各类物料落实要求及响应周期 本制度内所有物资一律走书面提请单落实，具体参见《指导说明表》及附件表单落实，其中涉及金额≤2000元物品，响应速度1个工作日；≥2000元≤5000元物品，响应速度3个工作日；≥5000元≤10000元物品，响应速度5个工作日；≥10000元≤50000元，响应速度7个工作日；5万元以上物资，响应速度15个工作日（注：本条内容是指按流程走正常批复的时间，其中各类物资采购周期详见本文第七条） 各类物资制作周期 公司样本：单册样本制作周期5个工作日； 公司礼品：批量采购物品1个月； 各类宣传品、公示栏、喷绘物品：5个工作日 会议、展会需求物品：结合以上物品在需求日结束前3个工作日落实完成 各部门考核标准及处罚标准 公司依据各职能部门专管员作业要求进行考核，考核项目务必公平公正，结果在每月10日前完成； 对于物资保管提请内容依照本制度相关条例落实，期间该走的程序务必按流程图结合文字履行完成； 对于行政部专管员、办事处（分）公司专管员发生的物料丢失、账目不明现象，需做详细提报并由各级专管员部门经理签字落实当时实情。对于丢失物料由专管员承担相应采购成本的赔偿；