海运拼箱出口操作标准程序SOP课件.pptVIP

海运拼箱出口操作标准程序SOP;工 作 程 序;1 接受外部客户及内部客户的业务咨询与询价 “接受外部客户及内部客户的业务咨询与询价”是海运拼箱部操作的第一道环节，OP的业务素质与形象将直接影响到公司和本部门的形象与信誉。 1.1接受客户的业务咨询 (1)接待客户要热情，对于客户提出的要求要耐心解释，指导客户正确做法，提供专业建议，与客户建立良好的合作关系。 (2)要主动维护公司形象，利用一切机会适当地、实事求是地宣传介绍我公司情况及优势航线，给客户留下满意的印象。 (3)要以高度的责任心回复客户的电话和传真，不得推诿，回复时间最迟不得超过24小时。 (4)基本港运价立即回复,对于到门或特殊要求货物要在2 个工作日内回复. ;1.2 接受客户询价 (1) OP及时认真地查询并审核电脑内互联的有关信息数据。 (2) 客户通过电话或传真向OP 询价，OP根据电脑报价系统的信息，直接回复客户。 2 接受客户委托 2.1 OP 接受公司客户的委托、国外代理指示订舱委托、SALES 承揽的客户委托及其它委托、 。;2.2 接到委托书后，OP应仔细审核委托书的以下内容： (1)明确委托单位全称、联系人和联系方式； (2)明确付款方； (3)明确品名、件数、毛重、体积等货物明细； (4)明确运价及其他费用的计算方式与付款方式； (5)明确货物、单证的交接时限； (6)明确货主自送货至仓库还是由我司提供到门服务； (7)明确货主自报关还是我司代报关； (8)了解客户的特殊要求，如提单是否手签、异地发单付费、船证、指定船公司、指定中转港口、是否直达、是否分批；是否熏蒸、是否为危险品。对于美加航线的货物，了解客户AMS/ACI的申报方式。 (9)根据成本估测该票业务的利润，如卖价不足以覆盖成本要及时与主管、SALES、或相关人员沟通。;2.3 OP 在审核委托书的内容时，应确认任何要求均以书面形式清楚写明且公司有能力完成客户的委托要求，如发现任何问题，须立即与客户沟通，并请客户重新出具委托书或书面的更改通知。OP 与制单 须严格掌握单证制作原则：制单有书面依据，更改有书面凭证。 2.4 遇客户有特定要求的业务委托时，OP应及时报告拼箱部主管，必要时请示海运部经理是否接受该业务。 2.5 OP在完成委托书的评审后，须在委托书上加盖 OP印章，以示评审通过。 2.6 制单OP及时把通过OP 评审的委托书的内容正确地录入电脑操作系统。OP 根据预配船名信息在 规定时间内将船名航次、提单号准确无误地录入电脑。如果是指定货的通知相应客户服务或海外部，以便国外代理知晓。公司客户由 OP 打印《入货通知书》 通知客户入货时间、 入货地点与联系人等信息。 SALES客户由INSIDE SALES发《入货通知书》。;2.7 OP 在接受委托后为客户选择符合订舱要求的船公司或船代、车队、报关行和同行货代 3 订舱 3.1 制作订舱下货纸（给船公司或者提供舱位的同行） OP根据货量情况，根据直拼目的港的不同，缮制订舱下货纸，预订舱位。在发货人打XXXX，收货人打国外代理，通知人打 “SAME AS CNEE” ， 唛头为”N/M”， 品名显示为： XXX或 XXX，件数、重量、尺码和箱量均为预计的数量。并在订舱下货纸的背面标注运费以便相关人员 核算成本和审核。（如果是通过EDI订舱的在相关网上操作） 3.2 OP 将订舱下货纸提交给订舱部OP 取得S/O号码， 正常情况下订舱部OP须在接到下货纸规定时效内取得S/O，如因特殊原因不能在此时间内回号的，订舱部OP要及时通知航线OP，并协调船公司或同行尽快拿到S/O和预配。如因上一航次船未开，下航次无法拿到S/O的，应于最早可能的时间内搞定舱位取得S/O。;3.3 OP在得到订舱部回号后的半个工作日内须将订舱下货纸传真至车队，并须与车队确认是否收到；OP还需同时将预配传真仓库，以备仓库准确收货，填写进港装箱单。 3.4 派车 3.4.1 如客户须我司提供到门服务， OP须在出号后的半个工作日内缮制 《集卡联系单》通知集卡车队安排拖车，必要时记录车号、司机姓名与联系电话。 3.4.2 OP及时与集卡车队联络，确认到门时间，防止晚到、不到情况的发生，并将集卡动态通知相关人员，确保货物准时装箱，如有异常情况发生，须及时做好应对;3.5 报关 3.5.1 OP在预计截港日前2 天，与仓库确认货物是否到达 3.5.2 如客户委托我司报关，在向客户传真《入货通知书》的同时通知客户在AMS截止前备妥报关资料寄送至我司或由我司外务取单。根据客户的贸易性质，方式和货物类别，客户应提供以下各类报关单据： A．基本的单证 （1）《报关单》 （2）《进出口货物代理报关委托书》 （正本） （3）《发票》（需要复印留存） （4）《装箱单》（需