福建档案管理制汇编.docVIP

档案管理制度汇编 目 录 文件材料收集、整理、归档制度 档案保管制度 档案借阅利用制度 档案统计制度 档案必威体育官网网址制度 档案鉴定销毁制度 部门立卷制度 档案工作责任追究制度 档案与电子文件登记备份工作制度及措施 分管档案工作领导岗位职责 专职档案工作人员岗位职责 兼职档案工作人员岗位职责 安全与消防制度 档案分类编号方案 各类档案保管期限表 综合档案室职责 文件材料收集、整理、归档制度 一、按照《中华人民共和国档案法》、《福建省档案条例》等有关规定，本单位档案工作实行集中统一管理的原则，各门类档案由有关部门负责收集齐全，并进行整理、立卷（件），定期移交档案室。由档案人员负责审查把关，分类排列，编制检索工具，妥善保管。任何部门、个人不得将档案材料据为己有或拒绝归档。 二、收集、归档范围 凡属本单位职能活动中形成的具有查考利用价值的文件材料、图纸、表格、声像、实物、电子等各种门类、各种载体的文件材料都应列入归档范围。认真落实专兼职档案人员“四参加”工作，即参加单位重大活动、参加项目验收会、参加设备开箱、参加单位有关会议，确保单位各类文件材料的收集齐全、完整。 三、收集、归档时间 各部门要按时收集、整理各类文件材料。文书档案应归档文件材料在次年三月底前收集齐全，六月底前整理归档完毕。会计档案在会计年底终了后，可暂由财务部门保管一年，期满后，由会计人员编制移交清册，移交综合档案室统一保管。业务档案在案件办理结束后归档。声像档案和实物档案随时归档。采用逻辑归档的电子文件即时进行，并定期完成物理归档，采用物理归档的电子文件定期进行。 四、归档要求 凡归档的文件材料必须齐全、完整、准确、行文规范、书写工整、字迹清晰、签署手续完备，手写材料一律使用碳素墨水或蓝黑墨水，打印件采用激发打印机，电子文件的脱机载体使用光盘。不得使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、针式打印机或喷墨打印机、软磁盘等。卷内文件排列遵循正本在前定稿在后、结论在前调查材料在后、文字在前图纸在后的原则有序排列。一般要求归档原件，会计凭证、账本、报表必须是原件。同时做到字迹清晰、内容项目齐全、签章手续完备、保管期限准确。归档的照片要附简要说明（内容、时间、地点、人物、拍摄者），音像带要附内容提要和解说词，电子文件要求真实、完整，并准确说明配套的软硬件环境，且使用标准化的文件格式。 五、归档份数 本单位发文一般留存两份，其中一份归入相应门类档案，另一份编制“本单位发文汇编”。 基建档案本单位必须保存一套原件。 电子档案脱机保存三套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保管。 其他各类档案均归档一份。 六、归档手续 各部门整理归档后按规定移交综合档案室，并履行交接手续、填写交接清单，交接双方在清单上签字，以备查考。 档案保管制度 一、严格执行《档案法》有关加强档案管理的要求，增强法制观念，依法办事，保管好本单位的全部档案。 二、各门类档案由综合档案室集中统一管理，档案与档案库房由专人管理，未经允许，无关人员不得擅自进入档案库房。 三、档案柜排列要按照有关规则整齐统一排放、编号；档案要按照不同门类、载体等有关规则进行分类存放，做到规范化、标准化，并编制档案存放示意图。 四、及时做好档案资料的收进和移出登记，建立健全档案工作基本情况台账。凡接收进档案室的档案，都必须认真先进行清理核对，经加工整理符合管理规范后方能入库，必要时还须进行防虫、除尘处理。 五、档案员对室藏档案要经常进行检查，对破损或字迹变退变色的档案及时修补、复制或作其他技术处理。 六、切实采取措施，做好档案库房的防火、防水、防潮、防尘、防盗、防鼠、防虫、防高温、防污染等九防安全保护工作。 七、每日做好温、湿度的测记工作，温度要经常保持在14—24℃，相对湿度要保持在45—60%，每周通风一至二次，根据需要及时除（加）湿，增（降）温度发现问题及时采取有效措施进行处理，防止危害档案的现象发生。 八、档案室内要经常打扫卫生，保持室内清洁、整齐、美观，严禁吸烟、饮食，严禁存放易燃、易爆危险品，严禁堆放任何杂物，停电时，一律用手电照明，不得使用易燃器具。 九、离开时关好门窗，关闭电源。经常检查档案保管设施，做好设备的维护工作，确保器械正常运行。  档案借阅利用制度 一、借阅档案要严格遵守档案管理制度，凡借阅者，应自觉履行借阅手续。 二、凡借阅档案，需经主管领导批准。外单位人员借阅档案，应持单位介绍信，经主管领导同意后，方可办理借阅手续，并在借阅期限内按时归还。 三、借阅人员对档案材料妥善保管，注意必威体育官网网址，不得以任何理由转借他人。 四、借阅人员未经领导批准，不得复印、抄写档案资料。对摘抄、复制的档案材料，经认真核对，正确无误时，方能签字盖章。 五、档案管理人员对归还的借阅材料要认真进行检查，确认档案材料完好无损时，方可办理归档手续。 六