秘书科会务工作调研报告.doc

PAGE PAGE 7 关于进一步做好会务工作的调查与思考 县委办公室秘书科 承办会议事务，是秘书人员的一项重要工作。任何一个成功的会议，都缺少不了秘书人员的创造性和服务性的劳动。因此，充分认识秘书人员在会务中的职责，掌握做好会务服务工作的方法和艺术，提高会务的质量和效果，是秘书人员做好工作所必不可少的内容。根据办公室安排，就如何进一步做好会务工作进行了调查和思考，形成报告如下： 一、会务工作现状 （一）会议密集。近年来特别是近2年来，县委办公室承办会议次数越来越频繁。2009年，由县委办公室承办的会议（活动）有88次；今年截止7月底，秘书科承办的会议（活动）就达92次，平均2天就要承办1次会议，在今年3月份甚至出现了一天承办五次会议的情况。 （二）会议层次高。相对于其他科局及其他班子办公室承办的会议而言，县委办公室承办的规格要高一些：从出席领导方面来看，县委办公室承办会议一般都是县六大班子主要领或县委、县政府主要领导出席；从参会范围来看，一般都是由各乡镇（街道）党（工）委书记和乡镇长（办事处主任）、县直各党委及各部门主要负责人参加。 （三）会议场所不固定。会议室的选择根据会议内容、形式、范围等因素进行调整，会议场所呈现不固定性。目前，我县常用的综合性会议室有30多个，其中行政中心有15个，行政会议中心有5个，圣源酒店有5个，圣源山庄有5个。县委办公室经常使用的会议室有九楼9号会议室、九楼10号会议室、四楼3号会议室、三楼贵宾室、行政会议中心一楼1号会议室、行政会议中心一楼4号会议室及行政会议中心二楼大会议、圣源酒店三楼大会议室、县联通公司三楼会议室、县交警队三楼会议室等10多个会议室。 （四）会议种类多。县委办公室秘书科经常承办的有全委会、常委会、总结会、动员会、表彰会、务虚会等诸多会议，由于其性质不同，会议各个环节也不一样，有的相对简单些，有的复杂些，有的是较为常规性的会议，有的则涉及颁奖、发言、签状、签约、合影等诸多环节。 二、存在的问题 由于秘书科人员年轻、工作时间短，受能力、水平、阅历、经验等因素制约，在办会过程中，还存在着一些问题:一是处理问题有时不够细致。如在起草会议（活动）呈报单时，有时校对不够仔细，曾出现错字、别字问题。二是考虑问题有时不够全面。如今年接待市老干部局的活动中，在座谈会上，我们准备了水果，在老干部们吃完水果后，才想起发餐巾纸，虽然没有造成大的影响，但如果考虑全面一点，事前先准备好餐巾纸，则整个活动就更完善了。 三、如何做好会务工作 一般来说，会务工作的内容有三个部分：会前筹备工作、会中服务工作和会后总结工作。 （一）会前筹备工作。凡事预则立，不预则废。拟定一个缜密实用、可操作性强的会议筹备方案，是做好一切会务工作的前提和基础。会前筹备工作主要包括拟定会议计划，准备会议材料，布置会场等。 1、拟定会议计划。拟定会议计划是会前筹备的第一步。它指的是拟订会议议程、日程，即我们通常做的会议（活动）呈报单、接待报告单。拟订会议（活动）呈报单是我们秘书人员的任务，拟写议程草稿，交领导批准后，呈送领导。它是会议概略安排，通过会议日程显示出来。拟定会议呈报单就是要明确会议议程的制定程序以及会议日程的编制方法。 2、准备会议材料。会前筹备的第二步是准备会议资料。会议资料包括来宾资料（会议接待手册、会议文件资料、分组名单、笔记本、房号和就餐房间等）和沟通资料（会议参考文件、会议宣传文件资料、各种记录以及相关资料）。 3、布置会场。会场是会议的重要场所，要根据会议的性质与规模把它布置好，体现出相应的气氛。在布置会场时，主要注意选择会场、装饰会场、安排会场座位、布置主席台以及其他一些附属性的布置。会场准备工作涉及面广，要确保会务不出纰漏，做到万无一失，在制定会议筹备方案时必须潜心把握工作的每一个细节，反复研究和现场模拟，针对会议期间可能出现的问题，一一提前进行周密思考，采取相应措施，确保会议圆满成功。　 （二）会中服务工作。在会中服务阶段，秘书人员需要完成会前准备工作、组织会议进行等工作。 1、超前站位切实做好入会前的准备工作。无论会议规格的高低、规模的大小，秘书人员都要按照既定的会议筹备方案，在会务工作整体链条中找准自己的位置，并且至少要提前30分钟赶到现场，对自己所负责的事项进行最后一次会前检查，亡羊补牢发现纰漏及时整改。如座牌的摆放、花草的布置、音响的调试、座次的安排、会标的制作、茶水的准备、桌椅的摆放等各个方面的工作，只需数秒就能解决的问题，但是如果我们没有提前站位，仔细排查发现和纠正错误，挨批事小，把工作办砸了就是大事。与此同时，还要会务人员之间要加强联络与沟通，对会议材料的发放、大小会议的交叉通知、出席人员的到会落实、主席台的设置、会场秩序维护等工作，密切配合，拾遗补缺，形成会务工作一盘棋。通过每个