大学计算机基础第4章 办公自动化.ppt

计算机基础Ⅰ 数学计算机科学学院 第4章 办公自动化 数学计算机科学学院 * 内容提要 4.1 办公自动化概述 4.2 办公自动化系统概述 4.3 办公自动化的技术支持 4.4 常用办公自动化软件及系统介绍 4.5 办公自动化系统分析 数学计算机科学学院 * 4.1 办公自动化概述 数学计算机科学学院 * 4.1.1 办公自动化的定义 20世纪70年代美国麻省理工学院教授M.C. Zisman为办公自动化下了一个较为完整的定义： “办公自动化就是将计算机技术、通信技术、系统科学及行为科学应用于传统的数据处理难以处理的数量庞大且结构不明确的、包括非数值型信息的办公事务处理的一项综合技术。”。 数学计算机科学学院 * 4.1.1 办公自动化的定义 1985年，我国第一次OA规划讨论会给出的定义为： “办公自动化是指办公人员利用先进的科学技术，不断使人的办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公室人员构成服务于某种目标的人——机信息处理系统，以达到提高工作质量、工作效率的目的。” 数学计算机科学学院 * 4.1.1 办公自动化的定义 目前一种得到普遍认可的定义是： “办公自动化是指办公人员利用现代科学技术的必威体育精装版成果，借助先进的办公设备来实现办公活动的科学化、自动化和办公处理业务的自动化，可以最大限度的提高工作效率、改进办公质量、改善办公环境和条件，以辅助行政决策、减少或避免各种差错和弊端、缩短办公处理周期，并借助科学的管理方法和各种先进技术，提高管理的科学化水平。” 4.1.2 办公自动化的特点 ?集成化。软硬件及网络产品的集成，人与系统的集成，单一办公系统同社会公众信息系统的集成，组成了“无缝集成”的开放式系统。 ?智能化。面向日常事务处理，辅助人们完成智能性劳动，如：汉字识别，对公文内容的理解和深层处理，辅助决策及处理意外等。 ?多媒体化。包括对数字、文字、图像、声音和动画的综合处理。 ?运用电子数据交换（EDI）。通过数据通讯网，在计算机间进行交换和自动化处理。 ?移动化。办公人员可在任何时间（Anytime）、任何地点（Anywhere）处理与业务相关的任何事情（Anything） 数学计算机科学学院 * 4.1.3 办公自动化的发展历程 办公自动化技术设备的使用经历了单机、局部网络、大规模计算机网络、世界性计算机网络四个阶段。 （1）1975年以前为办公自动化的第一阶段，单机设备阶段，主要以单项数据处理，使用的设备有小型机、微机、复印机、传真机等，用以完成单项办公室事务的自动化。 （2）20世纪70年代后期到80年代初期为第二阶段，局部网络阶段，以单位为中心向单位内联机发展，建立了局部网络。网络中可以连接几台、几十台甚至上千台微机，实现了资源共享。 数学计算机科学学院 * 4.1.3 办公自动化的发展历程 （3）20世纪80年代中期到90年代中期为第三阶段，设备使用由电脑局部网络向跨单位、跨地区联机系统发展的阶段。 （4）20世纪90年代中期至今为第四阶段，全面实现办公自动化，办公自动化从跨单位、跨地区的联机访问发展为利用数据、文字、声音、图像等多媒体载体的综合信息处理平台，实现了更大范围内的资源共享，将世界变成了地球村。 数学计算机科学学院 * 4.1.3 办公自动化的发展历程 在我国，办公自动化从80年代初进入启蒙阶段。虽然起步较晚，但国家和各级地方政府对这项工作十分重视。 1983年，国家开始大力推行计算机在办公中的应用 1985年我国制定了办公自动化的发展目标与远景规划，确定了相关政策，为全国OA系统的初创与发展奠定了基础 80年代末，我国陆续建立了一批能体现国家实力的国家级的办公自动化系统，同时做了一定的标准化工作，为建立自上而下的网络办公自动化系统打好了基础 自20世纪90年代中期至今，随着网络技术、数据库技术的广泛应用，我国的OA系统发展呈现综合化、网络化的趋势 数学计算机科学学院 * 4.1.4 办公自动化的发展趋势 （1）低碳OA，低能耗、智能环保 （2）协同OA，信息互联、流程整合、应用协作 （3）移动OA，智能终端、无线网络、OA系统三者有机结合，实现任何办公地点和办公时间的无缝接入 （4）智能化OA，人工智能 数学计算机科学学院 * 数学计算机科学学院 * 4.2 办公自动化系统概述 4.2.1 办公自动化系统概念 办公自动化系统（Office?Automation?System，简称OAS）就是为实现办公自动化而设计的系统，是指面向特定单位、支持其综合办公业务的集成化信息系统。它将该单位的人员、业务流程、信息、组织机构、办公自动化技术与设备集成为一个