办公软件高级应用实践教程第4 篇Access 高级应用.ppt

办公软件高级应用实践教程 知识要点 ★ 创建数据库和表 ★ 设置字段的有效性规则， 并确定主键 ★ 建立数据库的数据关联， 并确保数据库数据完整性 ★ 建立查询 、窗体以及报表 ★ 结合 Word 或 Excel实现数据库信息的扩展应用 4.1 　 Access案例应用（一） 4.1.1 　 问题描述 郭靖同学的办公软件高级应用课程设计的大作业， 选择了“高 考成绩信息查询与输出”的数据库管理项目（简单版）， 老师 只对项目提出必须实现的功能和效果， 而具体实现的方法和过 程， 则可任由同学们自由选择和发挥。 “高考成绩信息查询与输出”的数据库管理项目， 具体要求如下： （1）建立包含相关信息的数据库及表。 （2）确保信息输入的有效性和界面友好性。 （3）确保数据库的实体完整性和参照完整性。 （4）输入符合查询和输出要求的相应基础数据。 （5）建立窗体， 输入学生的准考证号或者姓名， 可查阅指定学生的高考各科成绩和总分， 如图4‐1 和图4‐2 所示。 （6）输出高考总分在 550 分以上的所有学生的基本信息和高考成绩单，如图 4‐3所示。 （7）通过 Word的邮件合并功能， 完成每个学生的高考成绩单的批量电子邮件发放工作， 如图4‐4 所示。 （8）通过 Excel的图表功能， 完成高考成绩各科类的总分数据透视图的图表分析工作， 如图4‐5 所示。 图4‐1 　 输入学生准考证号， 可查阅自己的成绩（包括总分） 图4‐2 　输入学生姓名， 可查阅自己的成绩（包括总分） 图 4‐3 　 打印输出总分在550 分以上 按总分高低排序的考生名单及成绩 图 4‐4 　 通过 Word的邮件合并功能， 完成每个考生的成绩单批量电子邮件发放工作 图4‐5 　 通过数据透视图功能， 完成不同科类的成绩的图表分析工作 4.1.2 　 解决思路 1.构架数据库及表结构 数据库应用的主要事务有三类， 即数据编辑存储、数据查询检索和数据报表输出。 2.设置数据有效性与完整性 括实体完整性 参照完整性 用户自定义完整性 3.创建信息查询和信息输出 4.1.3 　 知识要点 （1）分析、设计、构架和组织数据库和数据表； （2）设置数据的有效性规则， 建立主键和表之间的关联， 实现数据库完整性； （3）遵照数据库完整性规则， 进行数据编辑操作； （4）建立各类查询， 特别是匹配条件查询； （5）窗体平台构建和报表制作输出； （6）与 Word结合的邮件合并； （7）与 Excel 结合的数据导出图表分析等。 4.1.4 　 总 　 结 一个非常简单的数据库管理项目却几乎涉及了 Access 数据库的所有主要概念和操作， 其中包括如何设计和 构架数据库（表）； 如何确保数据库的数据完整性； 如何按照实际应用需求来创建查询并以报表或窗体的 形式呈现信息； 以及如何结合多种软件平台共享数据 库中的信息， 并扩展和延伸数据信息的应用层面等。 4.2 　 Access案例应用（二） 4.2.1 　问题描述 黄蓉同学的办公软件高级应用课程设计的大作业， 选择了 “商品销售信息查询与输出”的数据库管理项目， 老师只对 项目提出必须实现的功能和效果， 而具体实现的方法和过 程， 则可任由同学们自由选择和发挥。 “商品销售信息查询与输出”的数据库管理项目， 具体要求 如下： （1）建立包含相关信息的数据库及表。 （2）确保信息输入的有效性和界面友好性。 （3）确保数据库的实体完整性和参照完整性。 （4）输入符合查询和输出要求的相应数据。 （5）建立窗体， 输入商品名称， 可查阅指定商品的库存和销售利润， 如图4‐58所示。 图4－58 输入商品名称匹配查询 指定商品的库存量和销售利润 （6）打印输出库存积压（100件以上的）的商品清单， 如图4‐59所示。 （7）通过报表设计的标签功能， 完成每个积压商品打折销售的商品价格标签打印工作，如图4‐60所示。 （8）通过类似 Excel 的图表功能， 完成商品销售的图表分析工作， 如图 4‐61 和图 4‐62所示。 图4‐62 　商品销售利润图表分析效果界面 4.2.2 　 解决思路 1.构架数据库及表结构 数据编辑存储 数据查询检索 数据报表输出 2.设置数据有效性与完整性 3.创建信息查询和信息输出 4.2.3 　 知识要点 （1）分析、设计、构架和组织数据库和数据表。 （2）设置数据的有效性规则， 建立主键和表之间的关联， 实现数据库完整性。 （3）遵照数据库完整性规则， 进行数据编辑操作。 （4）建立各类查询， 特别是“更新查询”（SQL 语句在查询中的运用） 、 “汇总查询”和“匹配条件查询”。 （5）窗体平台构建和报表输出， 为了确保相关数据的同步批量更新， 在窗体编辑过程中使用