电子文件管理.ppt

（5）可读性保障原则 可读性保障是指文件经过存储、传输、压缩、加密、媒体转换、迁移等处理后能够以人可以识读、可以理解的方式输出，并保持其内容的真实性。 电子文件的可读性是其存在和保存价值的基础。 （八）“后保管”思想及对电子文件管理的影响 1 加拿大著名档案学家特里·库克（Terry Cook）“档案后保管范式”思想。 档案事业的七个转变： (1) 从文件实体转向文件的形成过程； (2) 从分析个别文件的性质和特征转向 更好地了解导致文件产生的业务职能、 活动、任务、事务处理和工作流程； (3) 从根据文件内在价值或研究价值进行鉴定转向宏观鉴定形成者的主要职能、计划和活动，并挑选出反映它们的最精炼的文件永久保存。 (4) 从文件实体的整理、编目和保管转向了解信息系统和形成者的相关文献之间的有机联系。 (5)从档案馆作为一个希望与文件形成机关合作的“恳求”机构转变为一个监督形成者、维护和保管在其管理下的档案文件活动的审计机构。 (6)从档案馆建筑作为文件保管基地转变为一个便于公众利用数百个由形成者控制的系统内各种文件的中央信息中心。 (7)从以等级结构中原始文件产生部门为中心的实际来源转变为以变动、临时、甚至“虚拟”的机构中文件形成者的职能和业务活动为重点的概念来源。 所有这些转变的核心可以归结为：“从由此产生的文件或产品转向背后的创造活动或创造意图。”“将传统理论对实体保管对象——实态文件的关注转变成对文件、文件形成者及其形成过程有机联系、目的、意图、相互联系、职能和可靠性的关注。” 2 后保管模式的重大理论意义 后保管模式的理论意义在于为电子文件时代的档案管理建立了一个新的范例。在后保管模式中，重视档案文件中所包含的有效信息——知识，要甚于文件实体；重视文件的形成和运转，要甚于已经形成的文件本身；重视联系要甚于每一份具体文件；重视文件所体现的职能要甚于研究人员对文件的各种要求。 3 后保管模式基本内容是新来源观、宏观鉴定论和知识服务 (1)新来源观： 新来源观从一个全新的角度阐述了“来源概念”的内涵。 特里·库克认为“电子时代档案来源的概念需要重新考虑、酝酿和定意，这种来源不仅指文件的形成机关，而且包括其形成的目的，形成活动，过程，处理程序和职能范围等等。” 冯惠玲:“这个‘来源’就是指文件的形成过程及背景，即文件是由谁，在什么条件下，运用那些数据为了什么目的，采用了何种结构形式的等方面的情况。”她还指出“不管文件是独立产生于一个机构，或是由来自若干个数据源的数据组合而成的，只要我们掌握它的形成过程，并把这些信息随同文件信息一同保留下来，就可以寻根溯源，了解该文件的始末原委。” (2)宏观鉴定论：把鉴定对象从文件自身变成文件形成者，把鉴定标准从文件内容变成文件形成者的宏观职能，把鉴定执行时间从文件形成之后变为其形成之时，甚至之前，使鉴定方法从具体变为宏观，从分散变为集中，从滞后变为超前，从而更有利于满足电子文件的鉴定需求。 (3)知识服务：知识服务是以信息知识的搜寻组织、分析、重组的知识和能力为基础, 根据用户的问题和环境, 融入用户解决问题的过程之中,提供能够有效支持知识应用和知识创新的服务。知识服务要求档案人员“停止扮演保管员的角色，而成为概念、知识的提供者”，“把着眼点从信息转移到知识上（探寻、传播、理解），从建立数据库到建立知识库上”，“引导利用者从泛滥的具体信息过渡到知识甚至智慧”。 新来源观和宏观鉴定论是知识服务的基础和保障，知识服务是档案后保管范式的核心和目的。档案后保管范式的思想内核体现和反映了档案管理向知识管理方向发展的内在要求和必然趋势。 总之， 电子文件是一种全新的事物，以它为对象，形成了全新的电子文件管理工作。电子文件工作是传统的文书、档案工作在新时代的延续，它在现代信息环境下文档一体化条件下的文件管理工作，它包含传统的文件工作和档案工作两部分内容。 二 电子文件管理的基本内容 （一）电子文件的微观管理 所谓电子文件微观管理是指文件和档案管理人员以电子文件为客体对象，运用一定的技术方法对其加以组织和控制，形成有序、系统的电子文件信息资源，维护电子文件信息的真实性、完整性、有效性，并向社会提供利用服务。 （二）电子文件管理宏观管理 所谓电子文件的宏观管理是指文件和档案的行政与业务管理部门以电子文件管理为客体对象，运用法律法规、制度办法、规划、标