体系文件编写规范[QSM及EMS一體化全套管理资料].docVIP

工 作 指 导 书 编 号 FT-QWI-018 标 题 体系文件编写规范 生效日期 2006年8月1日 版 本 号 A/0 页 次 第1页 共1页 拟 制 批 准 1 目的 规范文件规则与编写规定，以求文件格式与风格的统一。 2 范围 适用于本公司所有文件的编号以及程序文件的编写。质量环境管理手册、三级文件也可参照此格式编写。 不适用标准、图纸、工艺文件的编号与编写。 3 职责 3.1 质量环境管理手册由管理者代表负责组织编写； 3.2 各职能部门负责编写与职能有关的程序文件、作业指导书、操作规程、管理制度和相应的记录表格。 3.3行政部负责制定文件编号和附件的表格编号。 4 工作内容 4.1 编号方法 4.1.1文件的编号规则按以下规定进行。 FT – XX - XX 顺序号（01、02、……） 性质代号（见4.1.2） 代码 4.1.2 性质代号按表1的规定。 表1性质代号 代 号 性质 文件名称 QEM 一级文件 质量环境管理手册 QEP 二级文件 质量环境程序文件 EWI 环境三级文件 环境作业指导书、操作规程、管理规定 QWI 质量三级文件 质量作业指导书、操作规程、管理规定 QER 记录表格 各种记录表格 WL 外来文件 标准、上级文件、法律法规等 工 作 指 导 书 编 号 FT-QWI-018 标 题 体系文件编写规范 生效日期 2006年8月1日 版 本 号 A/0 页 次 第1页 共3页 拟 制 批 准 代号： FT：中山市福泰制漆有限公司 部门名称 部门代码 部门名称 部门代码 部门名称 部门代码 综合管理部 XH 行政部 XZ 技术一部 JS1 生产一部 SC1 销售一部 XS1 技术二部 JS2 生产二部 SC2 销售二部 XS2 财务部 CW 4.2 书写用纸及字体。 文件采用A4的书写用纸； 正文字体采用楷体GB-2312； 4.3 文件结构 文件按章、条、款、项的结构层次编写。编写程序文件时应按以下规定的章节,依序分章编写，但若因文件主题的不同，遇有章名不适合用时，则在该章名下标示“无”以保留章名。 4.3.2 目的 重点描述编写本文件的目的。 4.3.2 范围 重点描述程序活动所适应的部门、人员或其它可界定的范围，必要时可描述文件的“不适用”范围，以清楚界定文件的使用范围。 4.3.3 职责 描述该项活动程序的主要职责部门及配合部门的职责。 4.3.4 工作内容 按活动的逻辑顺序描述活动的细节。重点描述相关人员所进行的工作，将工作可能发生的时机，由谁以某种方式，在何时、何地及何种方法来执行某种特定的工作。必要时可先画出简单的程序流程图。 流程图的符号按以下规定： 工 作 指 导 书 编 号 FT-QWI-018 标 题 体系文件编写规范 生效日期 2006年8月1日 版 本 号 A/0 页 次 第2页 共3页 表示各阶段性事件或活动的叙述 表示必须做决定、检查或检验的过程 表示事件发生的顺序或方向 4.3.5 相关文件 描述与本文有关的文件编号与名称。 4.3.6 记录 描述在本文中所必需的记录的编号与名称。 4.4 书写格式 项次后空一格书写文字，转行时与项次的文字对齐，项次按以下规定标示和排列： “1 ………… 2 ………… 2.1 …………………………………………………………………………………… ……………………………… 3 …………………… 3.1 ………………………… 3.1.1………………………… a.…………………………………………………………………………………………………… 4.5 外来文件 当外来文件已有编号时，按原编号；如无编号则按4.1.1的规定进行编号。 4.6 文件编写注意事项 4.6.1 措辞准确，不使用可能引起误解的语言。使用定量描述的方法，如对时间的要求等。 4.6.2 编写时做到“该说到的要说到，说到的一定要做到。”不要将不切合实际的要求写入，一定要注意文件的可操作性。 4.6.3 对已有管理制度中的方法可直接引用。引用时应写明引用文件名、编号及引用条款。 5 相关文件 工 作 指 导 书 编 号 FT-QWI-018 标 题 体系文件编写规范 生效日期 2006年8月1日 版 本 号 A/0 页 次 第3页 共3页 5.1 《文件控制程序》 6 记录 无