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新疆工程学院 现代办公实务的几种认识 系 别： 机械工程系 专业班级： XXXXX14-1 姓 名： XXXXXX 学 号： 20142XXXXX 完成日期： 2016.5.1 二○一六年五月 摘 要 办公室是一个工作场所，主要管理人员和文职的人员的日常工作的地方，应具备办公室、桌子、椅子、文具盒电话、电脑和其他设备。主要职能是政务服务和事务管理。 文秘工作是文书和 \t /_blank 秘书工作的总称，是各级领导机关日常工作的重要组成部分。它是实现机关职能的重要手段，又是承上启下，联系内外，沟通左右的纽带，为机关领导工作起着参谋和助手的作用。 工作顺序安排就是确定各项工作之间的依赖关系，并形成文档。为了进一步编制切实可行的 \t /_blank 进度计划，首先必须对工作进行准确的顺序安排。工作顺序安排可以利用计算机进行(如 \t /_blank 项目管理软件)，也可以手工来做。在一些小项目中，或大型项目的早期阶段，手工技术更为有效，而在实际运用过程中，手工和计算机可以结合起来使用。 接打电话时，音量最好能较普通聊天时稍大。（1）电话铃一响，拿起电话机首先自报家门，然后再询问对方来电的意图等。(2)电话交流要认真理解对方意图，并对对方的谈话作必要的重复和附和，以示对对方的积极反馈。(3)应备有电话记录本，重要的电话应做记录。(4)电话内容讲完，应等对方结束谈话再以再见为结束语。 关键字：办公室；文秘；工作；礼仪 目 录 TOC \o 1-3 \h \u 7651 1 办公室实务概述 1 20187 1. 1 办公室的含义与职能 1 5866 1. 2 办公室实务的范围和内容 1 8200 1. 3 办公室环境的布置和管理 2 19004 1. 4 办公器械的使用 2 32425 1.4.1电话机 2 32056 1.4.2传真机 3 20278 1.4.3办公自动化 3 19623 2. 文员实务 4 9413 2. 1 文员的工作顺序 4 27406 2. 2 文员管理时间、费用的方法 4 11388 2. 3 文员的工作方法 4 27333 3. 电话、电子通讯 5 10715 3. 1 电话接打 5 14772 3. 2 邮件处理实务 5 12810 4.接待实务 7 25556 4. 1 待的基本礼节。 7 1735 4.1.1介绍的礼节 7 6892 4.1.2握手的礼仪 7 13746 4.1.3交换名片的礼仪 8 13614 4.1.4引导的礼仪 8 1797 4.1.5乘车礼仪 9 8590 4. 2 接待平时来访者的实务 10 24313 5.日程安排 10 2066 5. 1 日程安排的意义 10 3944 5. 2 文秘人员在日程安排中的工作 10 15728 6. 印信、值班工作 11 17262 6. 1 印章的制发和使用 11 11431 6. 2 介绍信的保管和使用 11 15631 6. 3 值班工作的任务和要求 12 现代办公实务的几种认识 1 办公室实务概述 1. 1 办公室的含义与职能 办公室是一个工作场所，主要管理人员和文职的人员的日常工作的地方，应具备办公室、桌子、椅子、文具盒电话、电脑和其他设备。主要职能是政务服务和事务管理。 1. 2 办公室实务的范围和内容 文秘工作是文书和 \t /_blank 秘书工作的总称，是各级领导机关日常工作的重要组成部分。它是实现机关职能的重要手段，又是承上启下，联系内外，沟通左右的纽带，为机关领导工作起着参谋和助手的作用。 （1）文书撰写：按上司的口头或书面指示完成信函。记录上司指令及会谈、会议内容 （2）文书制作：复印资料，打印文稿及表格。（3）文书处理：在权限内按自己的意思发出信函。信函和邮件的处理。 （4）档案管理：档案管理。 （5）会议组织：安排会议事务，并做会议记录或纲要。记录上司指令及会谈、会议内容。 （6）调查研究：协助上司准备书面的财务报告、研究报告。 （7）信息资料：准备好公司要公开的资料；收集及整理各种信息 （8）信访工作：替上司接洽外界人士。例如记者、工会职员等。接待宾客和员工的来访。 （9）接待工作：接待来访宾客；接待宾客和员工的来访。 （10）协调工作：以电话往来维持和外界的良好公共关系。 （11）督查工作：督导一般职员或速记员。 （12)日程安排：替上司定约会并做好记录；。(13)日常事务：阅读并分类信件通讯事务、