会议运营管理课件第7章之二.ppt

第二节 会议社会活动安排;（二）开幕式地点;（三）开幕式会场布置; 背景板和横幅 会场的标志物是背景板或横幅。有的会议既有背景板也有横幅，有的会议二者取一，这没有惯例，完全由组织委员会商定。背景板是最近十几年流行起来的，大多数的会议都会选用这种方式。主席台的背景为幕布，背景板放置于背景中央。能够举办大型会议的会场都有固定尺寸的背景版，会议只要按照这个尺寸制作即可。; 会议的会徽和有关组织的徽章会议的名称、缩写和举办时间和地点会议的主办单位。; 背景板的设计要简洁、色彩明快、主色调应与各轮通知书封皮的主色调相同。在会议举办期间电视报道会议时，背景板的画面是很显眼的。许多会议代表也经常会选择以会议背景板作为背景照相留念的。 横幅的制作相对简单，横幅布的颜色选用以红色居多，有些会议也选用其它颜色，如绿色。为了醒目，横幅上的字一般均采用白色。字的内容是会议的（中、英文）名称。若是选用中、英文名称、一般的设计是采用中文在上，英文在下的方式。;第47届世界宇航大会开幕式的背景板和横幅;主席台; ;会议代表席的布置采用如下两种方式：工作会议通常选用课堂式而一般的大型会议选用剧院式。代表席又可以分成三个部分贵宾席代表席记者席; 贵宾席一般安排在会场中区前几排，为了表示对贵宾的尊重，有的会议还加上长条桌，甚至也摆放桌签和茶水。桌子两侧竖立指示标牌,国内会议上面的文字采用中文，国际 会议采用中英文两种：“贵宾”和RESERVED for VIP.; 按估计的代表人数，按剧院式摆放座位，座位的数量应比代表人数略多。在面积允许的情况下，排与排之间的距离应尽可能摆放得宽一些。横向和纵向都要留出必要的通道。 ; 前来参加重要会议开幕式的记者会很多，有时甚至上百人。若这么多的人在会场走来走去，会议将无法正常进行。会议要专门为记者设置记者席。如果会场设有二层，一般都将记者席设在二楼的前几排，既方便他们摄影和摄像，也对他们的走动加以限制???; 为接待出席开幕式的贵宾，会议要安排贵宾室。高规格的会议参加开幕式的贵宾相当多，有时还会设立几个不同的贵宾室，按规格不同分别接待。; 会议地点最好有专供贵宾使用的大门、电梯和通道，以方便贵宾的接待。贵宾接待室应安排在离主会场比较近的房间，贵宾室和主席台之间要有专门的通道。贵宾室的门口要有明显的（中、英文）标牌，如第1贵宾室（VIP Room No.1）; 贵宾室摆放沙发和茶几。茶几上要有饮料和鲜花，在门口处设立签到台，预先放好签到簿和笔。有时还要准备热毛巾和胸花。;（四）开幕式的程序;【实例】第16届世界计算机会议开幕式程序;（五）贵宾的接待 ;2. 贵宾的现场接待;3. 外请贵宾活动的安排;（六）代表进入会场 ;（七）新闻记者的接待;（八）安全保卫;（九）交通安排;二. 会议闭幕式;（二）闭幕式的程序 ;第19届世界石油大会的会旗交接仪式;第三节 会议专业活动安排;（二）会议演讲人索引提供 ;（三）会议室索引提供;（四）日程的变动和演讲的调整 ;【实例】2001年亚太地区肿瘤生 物学会议的日程调整;二.会议室和设备安排 ;2.专题会议演讲;3.张贴论文的场地安排 ;某会议的张贴论文布置 ;（二）会议设备安排;第四节 会议餐饮活动安排;一. 欢迎招待会（宴会）的安排;（二）地点的选择 ;在亚运村中的草地上举办的欢迎招待会;（三）形式;（四）餐单;2. 酒水;实报实销的结算方式能保证酒水的供应，但有时结算时，酒水的费用甚至会超过食品的费用，并且结算非常麻烦，双方要制定专门的人员清点各种饮料的瓶子数量，用以计算饮料的费用。会议组织者不管采用何种方式，一定要以书面的形式向餐厅预定，以防将来引起不必要的矛盾。;（五）现场人数的修正;（六）欢迎招待会的入场;（七）欢迎招待会的过程控制;（八）结算;二.欢送（闭幕）宴会的安排 ;（二）地点的选择 ;（三）形式;（四）餐单;２.酒水 闭幕宴会的酒水种类包括红酒、白葡萄酒、啤酒和其它软饮料，没有特殊原因一般不安排烈性白酒。酒水的结算方式也分为价格包干和实报实销两种，会议组织者可根据经费和其它情况来选择。 ３.其它特殊要求 宴会要设立专门为部分穆斯林和素食者代就餐用的桌子，桌上要摆放明显的标志。;（五）人数的预定;（六）闭幕宴会的程序; 在闭幕宴会中还经常安排一系列的活动，应制作一个活动程序，放在宴会厅的入场处，供参加者了解。通常安排一名会议的主要组织者主持宴会，并邀请几名有代表意义的人员致辞。致辞应该简捷，有些致辞需要祝酒时，一定要事先安排好。所有讲话的