行政文员基本素质培训.DOCVIP

行政文员基本素质培训 课 程 安 排 ? ? ? ? （一）行政文员角色认知 （二）办公室日常工作技巧 （三）拉进关系的谈话技巧 （四）与上司沟通的技巧 （五）公务接待的技巧 （六）行政文员的职业形象 （七）公文写作及办公设施操作 他们给你的感觉有什么不同？ 行政文员培训（一） 价 值 所 在 曾经有个小国到中国来，进贡了三个一模一样的金人，金壁辉煌， 把皇帝高兴坏了。可是这小国不厚道，同时出一道题目：这三个金人 哪个最有价值？ 皇帝想了许多的办法，请来珠宝匠检查，称重量，看做工，都是 一模一样的。怎么办？使者还等着回去汇报呢。泱泱大国，不会连这 个小事都不懂吧？ 最后，有一位退位的老大臣说他有办法。 皇帝将使者请到大殿，老臣胸有成足地拿着三根稻草，插入第一 个金人的耳朵里，稻草从另一边耳朵出来了。第二个金人的稻草从嘴 巴里掉出来，而第三个金人，稻草进去后掉进了肚子，什么响动也没 有。老臣说：第三个金人最有价值！使者默默无语，答案正确。 这个故事告诉我们，最有价值的人，不一定是最能说的人的人。 老天给我们两只耳朵一个嘴巴，本来就是让我们多听少说的。善于倾 听，才是成熟的人最基本的素质。 行政文员的角色扮演 总调度 参谋和助手 行政文员 桥梁和枢纽 代言人 不一定是上司的，要为同事服务 什么样的人适合做行政文员？ 个人条件 ? ? ? ? ? ? 学历 年龄 外貌 体质 视力 听力 性别 什么样的人适合做行政文员？ 个性要求 自信 守时 热情 服从 谨慎 自制 机智 勤快 兴趣 什么样的人适合做行政文员？ 品质要求 本 分 而 不 炫 耀 示 人 慎 言 而 不 论 是 道 非 敬 重 而 不 阿 谀 奉 承 敬 业 而 不 妄 自 尊 大 公 正 而 不 见 风 使 舵 参 谋 而 不 越 权 行 事 诚 实 而 不 弄 虚 作 假 礼 貌 而 不 居 高 临 下 行政文员需具备的能力 办事能力 沟通能力 行政文员需具备的能力 （一）办事能力 ? ? ? ? 操作能力 写作能力 阅读概括能力 编辑校对能力 统计分析能力 行政文员需具备的能力 （二）沟通能力 ? ? ? 交际能力 口头表达能力 协调能力 组织能力 行政文员培训（二） 行政文员的日常工作 办公室管理 日程安排 与管理 照明、隔音、色彩、室内装饰、空气（温度，湿 度，换气）、消耗品、办公自动化设备、安全、 必威体育官网网址 公司事务的联络、转达、交涉、调整 计划的外出管理：车务、旅票、住宿、出入境 文书工作 会务安排 通用公文、事务文书、经济文书、技巧文书、 新闻文稿、公司内外文件的收发、处理、整理、 归档 通知的制作寄发，会场的选定、预约、布置，必 须品、资料的准备、制作、分发，会务的安排， 接待，善后的工作 办公室布置的原则（一） ? ? 整齐清洁、采光良好； 走道上不要放置有碍行走的物品； 办公桌椅柜架的排列应采用直线对称式； 使用同一规格的档案柜、高度一致，增进 美观； 将电脑、传真机、复印机等大件办公设备， 安置在一个区域内，便于电源接线、管理 和保养。 办公室布置的原则（二） 办公室的百叶窗应调整保持一个角度。室 内照明灯光应统一。空调温度应保持在 16-28度之间，湿度保持在50-70％； 办公室的地毯、桌面、桌椅应保持一种色 彩的协调。在办公室内点缀挂一些装饰画 和放置一些自然或人工的绿色植物； 办公桌和办公区域要保持清洁。 邮件收发与传阅注意事项 收信件细节 ? 上司或同事的私人信件原封送交； “误拆”应立即封口、签名、致歉； ? 裁开或剪开封口，保持信件完整； 检查信封内有无单据或名片，避免遗漏； 如有必要，可以登记信封的信息 妥善安排上司的约会 约会安排的原则 配合上司的时间表 分辨轻重缓急 酌留弹性 处理好变更的约会 安排约会需要注意的细节 有些时间不宜安排约会 出差回来当天 周末或假日 临近下班 ? ? 及早备妥约会所需的资料，并在适当的时候请上 司过目； 特别重要的约会在接近约会时间前，应与对方再 联络，以确保约会的顺利进行； 约会场所和招待事宜有时也要行政文员负责。 按照需