有效的会议管理及分公司早会建议规划.pptVIP

有效的会议管理(EMM)Effective Meeting Management 为何我们要推展有效的会议管理？ 目的： 解释什么是有效的会议管理 确认在会议中的主要议题，并明确每一参与者的角色 确认在你的工作中，如何/何时运用有效的会议管理流程 有效的会议管理是有计划主题 议题的成立 有明确的目标 提前告知参与者会议所需资料 安排会议方式 好的议程规划能帮你： 交流会议期望和目的 提供秩序与控制的机制 可专注于讨论事项 选定符合于主题的与会人员 衡量会议是否成功 会议“应有的规则” 基本规则是： 协助团队完成任务的指导方针 使团队成员达成协同工作的共识 可运用于会议结束时评估团队工作的有效性 会议“应有的规则” 持续增加从会议中得到的收益与顾忌确保与会人员持续进步 确保在会议结束时有时间和小组一起回顾会议 先谈会议收益，再是所顾忌事项 确信你检核了整个会议过程 以“如何作…”或“我希望我能…”的方式来谈问题 询问与会人员是否达到你的目的或预期了呢？ 对你会议议题设定的检核，这样才能去评估团队工作是否有达到效益 任何执行上的顾虑，都应有后续步骤，且明确负责人及完成期限 会议角色 领导人 严谨的会议议程准备及准备事项 设定适当且合理的期望目标 以“我们”而不是“我”的口吻发言: 使团队意识到任务的重要性而且团队 的努力对完成任务来说一样很重要 会议角色 会议角色 分公司销售部早会议程 分公司销售部早会议程 分公司销售部早会议程 会议记录 * * 计划 Plan 执行 Do 考核 Review 说明对会议的期望 确认会议发言都与议程相关 记下各发言人的想法 整合想法并转回行动力 设定后续工作分派及时间 再度回顾是否达到会前之期望 评估效果看大家是否都参与 发放会议记录 执行后续步骤 有效的会议管理首重计划和上次回顾 计划 40% 会议准备 执行 20% 会议执行 考核 40% 会议后的追踪 决定会议目标及议程 计划内容和流程 决定合适的出席人员 出席人角色及职能确定 事先准备重要的资料 确认期望事项 依议程进行且聚焦 确认所有人都进行讨论 对议题总结后续步骤/ 责任人/完成时效 总结收获和追踪重点 将讨论结论再确认一次 公布后续步骤 跟催后续步骤 在下次会议中检讨收获 与追踪重点 议程是你最有力的工具 细化之基本规则是： 记住，没有想法是最糟糕的想法 会前该准备的资料要齐全和遵守时间表 集中焦点，不可分散注意力之小讨论会 会议要有结论 在别人提出的想法上可进一步发展创意 尊重其他人发言 避免在会议中有电话/打扰 不要互相攻击 轮到谁，谁就该发言 概述后续步骤 团队成员 成功会议要使每位成员都享有领导权 所有与会者对会议讨论中决议的改善计划都有个人责任 A.献技献策 B.遵守议程 实践好的会议行为 会议主持人 指导过程 促使与会者参与 组织小组活动 记录下小组的想法和决定 掌控时间进度 必要时将团队拉回主题 分公司经理 4. 前天看查市场所发现问题点 分公司经理 3. 前一天会议需要追踪事 项 分公司经理 2.看总部各单位给的信息 分公司经理 1.看前一天销售报表找出问题点 08:00-08:30 谁作 内容 时间 全体与会人员 4.可解答之疑虑请区经立刻答复,需跨部门或向大区汇报之议 题请会后执行并取得回复后转 告所属 全体与会人员 3.询问前一天拜访客户所发现的问题并记录 （将各议题作下记录,并区分科目类别） 分公司经理 2.布达总部下发的规定或文件 分公司经理 1.鼓励员工表现好的部分（销 售人员或店及内勤人员包括昨 天去看市场好的表现等…) 08:30-09:00 谁作 内容 时间 全体与会人员 3.抽问及抽查责任人当日行程 全体与会人员 2.针对前一日区经拜访之客户所存在问题提出互动 全体与会人员 1.检讨销售落后之责任人并询问原因并寻求解决方法 09:00-09:30 谁作 内容 时间