电子邮件使用规范_行政公文_工作范文_实用文档.ppt

email的写、发、收 email的收发工具 电脑客户端foxmail设置 安卓手机客户端设置 使用email的好习惯和坏习惯 总目录 步骤1：在电脑上下载、安装、运行豌豆荚软件；用数据线连接手机与电脑 步骤2：有哪些信誉好的足球投注网站“电子邮件”，选择下图第一个软件，点击安装到手机 步骤3： 在手机中启动该软件，输入email地址、密码 步骤4：选择账户pop3类型，设置接收服务器、发送服务器 步骤5：设置收信频率，开始正常使用 日均邮件10封以上，建议1小时收一次；其他人可每4小时收一次 打勾选中 设置 使用手机收发email的前提：把email下载到电脑，而不是留在服务器上 email的写、发、收 email的收发工具 使用email的好习惯和坏习惯 总目录 好习惯 用客户端软件收发email 行文简洁、罗列要点 写完从到尾看一遍，检查行文是否得当、拼写是否正确 越级邮件，根据需要抄送直接领导 对于作出关键决策的邮件, 保留起来作为以后的证据 考虑到收件人有可能将email转发给其他人 及时回复邮件 合理控制附件大小 先加附件、然后写正文、审核正文、最后填写发送人，再发出 用网页处理email 经常使用抄送（CC）、密送（BCC） 经常使用“全部回复”（re all） 通过email反复讨论某个问题 收到邮件不及时回复 发送5m以上的附件 通过email传达紧急事务 用email收发私人信件 坏习惯 发送“以此为准”邮件 邮件正文过长 邮件及附件不使用清晰标题 转发邮件时，不核实收件人是否已经收过该邮件 邮件不经整理或说明就直接转发 谢谢！ * - * - 电子邮件使用规范 电子邮件使用规范 email作为非即时沟通方式，在工作中的重要性日益凸显 email的重要特征： Email是书面沟通方式的一种，可以用文字一式多份保留沟通内容 《合同法》 第11条：书面形式是指合同书、信件和数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等可以有形地表现所载内容的形式。 延时沟通 书面沟通 远程沟通、情境单一 有潜在风险 email的写、发、收 email的收发工具 使用email的好习惯和坏习惯 总目录 email的写、发、收 撰写 发送和抄送 收信 回复和转发 email的收发工具 使用email的好习惯和坏习惯 总目录 邮件标题：不能空白，简明扼要，表明主旨 一定不要空白标题，这是非常失礼的 标题应表明邮件主旨、简明扼要 一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件不相干的事情 可适当用使用大写字母或特殊字符（如“* !”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。 回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RE：RE：一大串。 邮件标题的注意点 称呼与问候：不管对内对外沟通，邮件起始的称呼和问候语，结尾的祝语，都不应省略 恰当地称呼收件者 邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、各位。 如果对方有职务，一般职务尊称对方，如”X总” “x经理”；如果对外沟通，必须按照职务尊称对方 Email开头结尾最好要有问候语 开头：“你好” “您好” “大家好” “各位好”… 结尾： “祝您工作顺利” …… 正文：汉字老老实实用宋体，西文用arial，10号字号；严禁生僻字体。 原则 子原则 举例/说明 简明扼要，重点突出 用语简洁明了 通常来讲，500人的公司，日均邮件量可达到10000封，人均20封。简洁的语言有利于提高沟通效率 分类叙述、逐条排列 领导： 今天约见了OA厂商，沟通信息如下： 1、产品功能。其产品功能主要集中在工作流… 2、产品报价300元每用户：…… 3、附加服务：提供一次现场培训，送一部手机 合理提示重要信息 本周会议纪要如附件。王总和POCT事业部有新增工作，提请关注。 注意行文措辞和语气 警惕书面语语气（写完邮件自己读一遍） 李总，我把方案初稿给您，请您在10日前看完并给出反馈意见；我好提交总经理批准。 杜绝怒吼式 严京！下周二我会去贵公司做培训！请帮忙安排好住宿，还有培训场地！注意不要忘记悬挂横幅！谢谢！ 杜绝可爱式 公务email，尽量少用或者不用笑脸符、背景信纸 附件： 提醒收件人查看附件 合理命名附件 附件通常不超过2m，最大不超过5m 特殊格式附件，告知收件人打开方式 注意提示或处理excel工作簿中的多张工作表 结尾签名：个人建议设置签名档，并用横线、浅色以便区别于正文 email的写、发、收 撰写 发送和抄送 收信 回复和转发 email的收发工具 使用email的好习惯和坏习惯 总目录 发送、抄送和密送：只给需要信息的人发送邮件，不要