第十六章 电子文件管理.pdf

第十六章 电子文件管理 第一节 电子文件的概念和技术特点 第二节 电子文件管理的目标和方法要点 第三节 电子文件的形成与分类 第四节 电子文件的鉴定与归档 第五节 电子文件的著录和开发利用 第六节 电子文件的保管与移交 第一节 电子文件的概念和技术特点 一、电子文件的概念 电子文件，又称数字文件，是在数字设 备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、 磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备 阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 二、电子文件的技术特点 （一）信息的非人工识读性 （二）信息的系统依赖性 （三）载体的可转换性 （四）信息的易变性 （五）信息存储的分散性 （六）信息存储的高密度性 （七）信息的可操作性 （八）信息的可共享性 第二节 电子文件管理的目标和 方法要点 一、电子文件管理的目标 （一）保证电子文件的真实性 （二）保证电子文件的完整性 （三）保证电子文件的可读性 （四）保证电子文件的可用性 二、电子文件管理的方法要点 （一）对电子文件生命周期全过程实施持续管理 （二）自电子文件形成阶段开始便实现档案管理功 能 （三）对电子文件管理流程加以优化 （四）以电子文件管理软件为中心实施管理 （五）将元数据作为电子文件管理的基本工具 （六）采用基于职能的管理方法 第三节 电子文件的形成与分类 一、电子文件的形成 （一）创建 1.为文件命名 2.确定文件的存储格式 3.对电子文件进行分类 4.对电子文件进行价值鉴定 5.将电子文件保存在适宜的位置 6.形成元数据 （二）流转 流转是电子文件由机构内部多个部门、 多个人员处理生效的过程，也是可借助信 息系统规范业务流程、大幅提高效率的阶 段。 （三）传输 传输是指电子文件在不同机构之间的 传递过程。 二、电子文件的分类 （一）实体分类 （二）信息分类 第四节 电子文件的鉴定与归档 一、电子文件的鉴定 （一）鉴定的内容 1.鉴别 2.双重鉴定 3.处置 4.监控 （二）内容鉴定的方法 1.制定电子文件保管期限表 2.将电子文件保管期限表纳入管理系统并予 以维护 3.归档鉴定 4.期满鉴定 5.进馆鉴定 （三）技术鉴定的方法 1.分析影响文件技术状况的因素以及采取的 相应措施 2.检查保障措施的实施结果 3.根据检查的结果，判断文件技术状况 二、电子文件的归档 （一）归档范围 1.支持软件 2.元数据以及相关管理信息 3.其他载体形式的文件 4.纸质或缩微拷贝 （二）归档方式 1.物理归档 2.逻辑归档 （三）归档时间 电子文件的归档时间分实时归档和定 期归档两种。 （四）归档要求 1.齐全完整 2.真实有效 3.格式规范 4.多套保存 5.经过分类 （五）归档手续 为明确责任，电子文件移交双方应确 认归档电子文件的数目、技术状况以及相 关材料是否齐全，并在确认结果上签字盖 章，保存备查。 第五节 电子文件的著录和开发利用 一、电子文件的著录 （一）电子文件著录的特点 1.全面性 2.全程性 3.综合性 （二）电子文件的著录项目 1.内容类著录项目基本一致 2.结构类著录项目增多 3.背景类著录项目细化 4.增加了管理过程类著录项目 二、电子文件的开发利用 （一）电子文件开发利用中应该处理好的几 对关系 1.处理好方便利用与安全保护的关系 2.处理好利用成本和利用效益的关系 （二）电子文件的检索 1.实现目录体系的标准化 2.提供多种检索途径 3.展现文件层次结构 第六节 电子文件的保管与移交 一、电子文件的保管 （一）电子文件的存储管理 1.存储设备 2.存储方式 3.存储系统架构 4.存储设备的保护 （二）电子文件信息维护 1.电子文件信息维护体系 2. 电子文件信息维护的关键技术 3.权限控制 4.长期可存取 5.