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档案知识讲座 一、档案的定义及其基本含义  档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的，保存备查的文 字、图表、声像及其他各种方式和载体的历史记录。   1、档案是各种组织和个人在其特定的社会活动中积累而成的。   2、档案是保存备查的历史文件。  （1）办理完毕的文件才能作为档案  （2 ）对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值的文 件，才有必要作为档案保存。  （3 ）按照一定的规律保存起来的文件，才能最后成为档案。   3、档案信息的记录方式和载体是多种多样的。  4 、档案是原始的历史记录。这是档案的主要特点和性质属性。 二、档案的作用  档案在社会中的作用是多方面的，对档案作用的认识是多角度的。 从档案的作用性质看，可归纳为以下两个方面的作用：  1、凭证作用  从档案形成的过程及其结果来看,它是从当时当事直接使用的文件转 化而来的,并非在现今使用之际临时编造的,它客观地记录了以往的历史情 况,是令人信服的历史证据。  2、参考借鉴作用  档案以知识原载体的形式，凝结了生产实践、改革社会、创造科学 文化等各种实践活动的状况、创造成果和经验教训，可为人们今后处理 社会与自然界的关系，处理社会内部人与人的关系，与此相联的探索性 和准备性活动等各方面提供借鉴。档案对于人们查考既往情况，研究有 关事物的发展规律，具有方泛的参考作用。 三、档案的种类  按档案产生的领域分：文书档案、科技档案及各种专门 档案  按档案的制成材料分：纸质档案、非纸质档案  按信息表达方式分：文字档案、音像档案  按记录方式分：普通档案、电子档案  按立档案单位性质分：党政机关档案、企业档案、军队 档案、农村档案  按时期分：建国前档案、建国后档案  目前，被人们普遍认可的现实种类有文书档案、科技档 案、专业档案（会计档案、人事档案、诉讼档案）、声 像档案、实物档案、电子档案。 四、电子文件与电子档案  电子文件：在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁 带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理 并中在通信网络上传送的文件。  电子档案：是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子 文件  电子档案的特性及问题：  1、信息的非人工识读性（设备依赖性）；  2、信息存储的高密度性；  3、电子文件与载体相分离性（易更改性、电子文件非实体 归档的可能性）；  4 、多种信息媒体的集成性；  5、系统依赖性（软件、操作系统、硬件环境） 五、档案工作的内容  档案工作就是用科学的原则和方法管理档案，为党 和国家各项工作服务。  档案具体业务工作内容：收集、整理、鉴定、检 索、保管、统计、编研和提供利用八个环节，前六 个环节称为基础工作，后两个环节称为编研利用工 作 1、档案的收集工作  档案收集是指接收与征集档案及有关文献的活动。具体而言，即将分 散形成或保存在各机关、单位或个人手中的档案，按照国家的有关规 定，通过例行的接收制度和专门的征集办法，有计划地分别集中到各 有关档案馆（室）的活动。  档案收集的途径： （1）对本单位的收集工作： a、本企业内部形成的文件材料； b、本企业所属单位和派出机构（包括境外机构）应报企业的文件材料； c、本企业引进项目、外购设备等带来的文件材料； d、本企业投资的全资、控股、参股企业应向企业提交的文件材料 e、本企业执行、办理的外业文件材料 （2 ）对外单位的收集工作 a、接收或代管与本单位档案室有关的撤销与合并单位及私人的档案材 料； b、收集专项工作及科技项目合作、协作单位形成的相关档案材料； c、接收工作项目设计、施工等单位和设备厂商移交的相关档案材料； d、接收产权转让单位移交的材料。 e、征集新闻媒体报道、反映本单位活动的在关资料。 （3 ）对个人的收集工作： a、对项目及技术主要负责人手中存有资料的收集 b、对调动、离职、退