探亲路费管理规定.docVIP

世邦工业科技集团股份有限公司 上海西芝矿山工程机械有限公司 文件名称 文 件 号: SB/XZ-C-6.1.4-002 探亲路费管理规定 版 本 号: A/5 编制日期: 2017/6/13 目的 为规范公司探亲路费管理，提高探亲路费报销办理效率，特制定此规定。 适用范围 该制度适用于世邦工业科技集团股份有限公司、上海世邦销售有限公司、上海西芝矿山工程机械有限公司、上海西芝矿山工程机械销售有限公司和南通世邦机器有限公司的所有正式员工和其他作为上述公司编制管理的人员，以及人力资源中心认可的实习生等人员。 部门/岗位职责 行政中心：负责对探亲路费报销进行统一审核、管理。 人力资源中心：负责对员工报销资格和相应的信息进行确认和更新。 财务中心：负责探亲路费报销的执行。 正文 探亲路费定义 探亲路费是指员工本人从公司所在地至探亲目的地的往返火车票、汽车票及船票费用（不含公交、地铁、出租车等费用）。 探亲路费报销资格 公司所有正式员工，以及人力资源中心认可的实习生等人员，可以报销探亲路费。 试用期员工、与公司无正式劳动合同关系员工、非全日制员工，不予报销探亲路费 (以人力资源中心人员信息表格为准) 。 报销标准及要求 探亲路费报销以汽车票价格（以平日价格为准，不参考春运价格）或火车硬卧下铺或动车二等座或轮船三等舱价格为标准。低于该标准时以实际发生金额为准，高于该标准时按汽车或火车硬卧下铺或动车二等座价格为准。 公司到目的地直达若有且只有高铁，则报销可按高铁二等座价格为标准。 自驾回家者，报销按火车硬卧下铺或动车二等座价格为准。若无火车，则按照汽车价格为准。 若乘飞机回家，则需贴行程单，报销按照硬卧下铺或动车二等座为准。若无火车，则按照汽车价格为准。 已婚员工，可报销到双方父母亲户口所在地或居住地探望父母或到配偶户口所在地或居住地探望配偶的车费；未婚员工，可报销到父母亲户口所在地、居住地或父母长期工作地（需出具父母所在单位的工作证明）探望父母的车费，父母长期工作地报销标准不超过到父母户口所在地或居住地的标准。 探亲路费报销到县级地为止。 探亲目的地须与预算表格登记的地址一致，如有变动，需出具人力资源中心的书面说明。 行政中心不负责告知员工探亲路费的年度预算金额，望大家实事求是，报销实际探亲费用按公司报销标准执行。 报销频率 以每年的1月1日至12月31日为一个结算年度，每人每年可以享有往返两次报销资格，其中当年度第二次报销须于7月1日之后。 新员工入职日期在6月15日之前的当年可享受两次探亲路费报销，入职日期在6月15日之后当年可享受一次探亲路费报销。 实习生是否可报销往返路费需以人力资源中心的确认为准。 探亲费用报销可跨年度累计，累计年限为两年，即可查询时间为两年以内（含当年）。 票据管理 必须是真实发生的探亲，才可报销探亲路费。 探亲路费只能报销本人的，亲属探亲路费不予报销。 为了控制财务风险，原则上探亲路费报销以员工本人的原始票据为准。若有票据丢失，需至少有一张原始票据才予报销，且替票部分按照实际发生金额的80%报销。无法提供原始票据者，公司不予报销。替票只能为加油票、打车票、火车票（仅限本公司员工）、飞机行程单（仅限本公司员工）。 探亲路费票据原则上应单人单独粘贴登记，不得与他人及其他票据同时粘贴于一张原始单据粘存单上；若员工自驾探亲，发生几人共乘一辆汽车时，则探亲路费报销时原始票据可粘贴于一张单据上，经行政中心登记划销共乘人相应的探亲次数并签字确认后，由一人统一报销，报销时需将共乘人姓名标注在原始单据粘存单背面，以供审核。 报销管理 探亲路费报销由公司行政中心统一审核、管理。 探亲车票由部门负责人首先核准真实性，情况属实方予以报销。若发现弄虚作假现象，取消申请人当次探亲路费报销资格，情况严重的追究相关人员责任。 为了提高效率，探亲路费登记报销以中心为单位，各中心内部指定专人负责登记报销。 探亲路费集中报销登记时间为每月5日—10日。 公司只报销员工探亲交通费用，对于其中发生的除订票费之外的餐费、行李寄存费、托运费、市内交通费、机场大巴费、保险费、住宿费等费用，不予报销。 若因故一个自然年度仅回家探亲一次，且该次探亲所发生的探亲路费金额不高于员工本人应享有的本年度2次探亲路费可报销合计金额时，经行政中心登记划销本年探亲次数并签字确认后，可予以报销；若该次探亲所发生的探亲路费金额高于本人应享有的本年度探亲路费可报销合计金额时，经行政中心登记划销本年探亲次数并签字确认后，可按照本人应享有的本年度2次探亲路费可报销合计金额予以报销，超出部分员工自理；若发生跨年度探亲产生此类情况，则依此类推。 报销流程如下：本人填写报销凭证（附票据）→中心内部指定专人交由本中心负责人核实并签字→由中心指定人员到行政中心登记复核→财务中