档案数字化加工流程及规范方案V.docVIP

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专业资料 PAGE WORD完美格式 下载可编辑 档案数字化加工流程及规范 文档属性 文档名称 档案数字化加工流程及规范 文档用途 规范档案数字化工作,规范数字化部和技术部对接工作标准。 版本号 V1 文档号 JS121006001 制订日期 2015年7月8日 制订人 XXX XXX 修订日期 修订人 修订日期 修订人 修订章节简述 文档目录 TOC \o 1-3 \h \z \u HYPERLINK \l _Toc338169340 一、操作流程 PAGEREF _Toc338169340 \h 2 HYPERLINK \l _Toc338169341 二、档案调卷 PAGEREF _Toc338169341 \h 2 HYPERLINK \l _Toc338169342 三、整理及著录 PAGEREF _Toc338169342 \h 2 HYPERLINK \l _Toc338169343 四、拆卷 PAGEREF _Toc338169343 \h 3 HYPERLINK \l _Toc338169344 五、档案扫描 PAGEREF _Toc338169344 \h 4 HYPERLINK \l _Toc338169345 六、影像处理 PAGEREF _Toc338169345 \h 4 HYPERLINK \l _Toc338169346 七、数据质检 PAGEREF _Toc338169346 \h 5 HYPERLINK \l _Toc338169347 八、档案装卷 PAGEREF _Toc338169347 \h 5 HYPERLINK \l _Toc338169348 九、完整归还 PAGEREF _Toc338169348 \h 5 HYPERLINK \l _Toc338169349 十、数据备份 PAGEREF _Toc338169349 \h 6 HYPERLINK \l _Toc338169350 八、数据挂接 PAGEREF _Toc338169350 \h 6 一、操作流程 档案数字化加工业务总体流程包括:档案调卷、整理及著录、拆卷、档案扫描、影像处理、数据质检、档案装卷、完整归还、数据备份、数据挂接。 先后顺序为:调卷 著录 拆卷 扫描 处理 质检 装卷 归还 备份 挂接。没有特殊要求的情况下,务必安此流程进行操作,以便从总体任务中提高工作效率。 二、档案调卷 这个过程我方要指定一个专门的负责人与客户(档案馆库房管理员)共同完成,将待加工的档案从库房搬运到加工现场,对档案要逐份清点,并办理档案交接登记,与客户做好交接记录,确定无误后方可进行拆卷环节的工作。要求: 1,我方指定专人负责。 2,填写《档案交接登记表》(附件一)。 3,在交接登记表上要有双方的签字。 三、整理及著录 档案目录的整理是数字化加工工作的前提条件,如果没有正确的档案目录,会给后序工作带来很大麻烦,所以在数字化加工之前必须有完整且正确的档案目录。 对于待加工的档案,要制作电子目录。制作途径有两种: (一),使用数字化加工软件的数据录入功能,进行目录制作。 (二),使用Excel表格方式制作,目录模板使用《档案目录模板》文档(文档号为JS121006002)。 如果用户提供的有纸质目录或电子目录,我方要认真核对有无错漏现象,找出错误并修正。并修改成与《档案目录模板》类似的字段标准。对于错误或疏漏的修正,具体细则如下: 1,如果用户提供的目录和纸质档案不对照的,应该以纸质档案原文内容为标准进行录入,并删除错误信息。 2,著录项相关内容录入要完整,如有不明确或不完整的著录项需记录并及时反应给组长,如果目录中要增加或减少相关著录字段,要与客户协商,并及时向公司技术部反馈。以下著录项必不可少,且与纸质档案要一一对照: 以“卷”为管理单位的年度、期限、卷号、题名、卷内文件序号、卷内文件题名、卷内文件页号等。 以“件”为管理单位的年度、期限、件号、页数、题名等。 3,如果目录内容有错(如主题内容,文号等),以纸质档案信息为准,并及时反应给组长,由组长与客户协商解决。 4,如遇到较少见的繁体字或不清晰的字体,需向组长反应,不允许擅自解决,所有的繁体字在录入时应录入为简体字。 5, 如遇到无题名的档案,及时记录下来,反应给客户协商解决。 6,关于顺页;整理著录的同时,检查案卷的完整性,是否有缺页、漏页、错编现象,正、副卷标注是否正确,有问题及时反馈。没有问题时,用2B铅笔对纸质档案内容进行标注页码,正面标注在右上方,背面标注在左上方,页码字体工整、大小适中。 7,关于分卷问题;档号保持不变,卷号采用“卷号-卷

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