会议主持的技巧（40页).pptVIP

開會前 6 項準備 開會前的重要步驟有哪些？ 1. 先決定會議希望達成的結果 2. 想想會議是否有必要召開 3. 邀請適當的人出席 4. 準備背景資料 5. 設定會議綱領及時間表 6. 預先設想可能的衝突 開會中 3 大陷阱 開會中 3 大陷阱 開會時要克服哪些狀況？ 1.一進會場士氣散漫，沒有參與感 2. 偏離主題 3. 點子乾枯，鴉雀無聲 開會後 3 項追蹤 開會後 3 項追蹤 開會結束時要回顧哪些重點？ 1. 行動項目 2. 決議 3. 開放議題 日本人鑽研開會的戰略 教你怎麼開會開出競爭力 參考一：會議規則 仔細傾　聽　他人發言 主動　思考　問題在哪裡 為他人打氣並　提案 貢獻如何『打勝仗』的　智慧 互相　諮詢討論 根據　事實 先做　做　看 參考二：改革會議重點 改革會議三大重點 緊張感：沒有緊張感就不是會議 溝通：拿出一決勝負的態度唇槍舌戰的討論 決定未來發展的『創造性』 參考三：改革會議項目 領導作風 掌握會議重要決策的關鍵時刻 藉思考法、基礎技術、工具等活化組織，提升思考性會議 3思考：從零出發思考法、綱要思考法、選擇思考法 3基礎：參與態度、結構化、本質化 3工具：邏輯樹、矩陣排列、過程分析 磨練報告技巧，強化會議活力 　3技巧：存在感、劇本撰寫技巧、傳播技巧 從『空間』和『工具』思考未來的會議 只要改革會議，企業就能變革 只要開好會議，個人就有競爭力 你　準備好怎麼開待會兒的會了嗎？ 會議主持的技巧 會議目的 1 告知 5 解決問題 2 產生新點子 6 規劃策略 3 定義工作目標 7 做決策 4 給予評估或回饋 8 達成共識,得出結論 準備會議的七個技巧 1.目的思考 2.研討會議策略 3.確定與會者並分析 4.議程與議題安排 5.場地座次之安排 6.資料收集技巧 7.會前溝通技巧 主持會議的八 個 技巧 1.導入 2.觀察 3.詢問 5.引發興趣 6.應變 7.帶動討論 8.摘要 4.掌握議程 常見失控會議特性 主席離題 不參會 與會者離場 壟斷會議 會中爭論 與會者分心 交關接耳 發言離題 結束會議技巧 1.直接了當 2.簡短問句 3.迫切性 4.激勵性 會議記錄及追蹤 有沒有發現？ 你有一半的時間都浪費在…… 開會？！ 盤點你的會議成本 算算看，你一週內總共： 開了幾個會？ 為會議花掉多少時間？ 因為開會達成幾項共識？ 因為開會完成幾個結論？ 因為開會加了多久的班？ 因為開會失去多少關鍵時刻？ 因為開會Delay多少工作？ 為什麼要開會？ 開會讓你… 小組面對面溝通 眾多訊息一次交流 融合意見凝聚共識 分派工作，公平合理 但開會也讓你… 工作時間被分割 人多口雜，討論耗時 晚上加班 特殊問題還是個別溝通 沒有產能 別人發言比自己開口多 Delay重要工作或客戶 開會有什麼意義？ 一家公司的開會效率與執行 　　　決定了企業的競爭力 每個人都在開會， 但如何才能開好會？ 為什麼有這麼多會要開？ 現代企業隨時編織、任務導向，因此會議愈來愈重要 但會議卻佔據了企業活動大部分的精華時間 台灣人工作時數全世界最長，開好會對台灣企業更顯重要 ◎Net Meeting調查結果：美國上班族 每週平均參加十個會議 約占每週工作時間一到一天半 經理人每週有一半以上時間在開會 57%的上班族開會前心情緊張 上班族普遍認為平均一半的會議時間是浪費的 靠開會也可以賺錢 日產汽車靠著有效的會議革命，省下了六十億日圓成本， 未來三年預計還可省下三百億日圓 所以，有效開會，穩賺不賠！ 精準計算會議成本： 會 議 成 本=人數 x 時間 x 薪資單價 會議報酬率=會議成本：會議效益 現在最Hot 的開會方式 產品週期愈來愈短，開會需求也愈來愈隨機~~ 主流一：行動會議 只要有需要，到處都可以開會 辦公家具可隨時調整成會議場合以滿足會議需求 主流二：虛擬會議 利用電話進行跨國會議 利用虛擬視訊，打破會議的時空限制 New! New! 現在最In的動腦會議守則 『因為沒有人像每一個人一樣聰明』，所以： 一、不要想過頭 二、腦袋大接力 三、給自己海闊天空的發想 四、保持動腦不斷電 ※貼在惠普動腦會議牆上的動腦原則 別人怎麼開會？ IBM怎麼開會？ 實例：IBM 網上預約會議室 與會人士先想清楚討論題綱、要開多久 正式會議 會議時間延長，會出現警示音提醒 　在全球化的競爭下，一家公司會不會開會， 決定了公司的競爭優勢 效率