SHAQP01P01体系文件的结构和编写规则.docVIP

登录No.: 体系文件的结构和编写规则 SHAQP01P01 V. 1.0 制定FL 2002年5月13日 上海阿尔卑斯电子有限公司 批准 审核 编制 2002. 5. 13 余观华 2002. 5. 13 寺林 2002. 5. 13 倪金兴 1.0目的 本文件作为《文件控制程序》的支持性文件，提供程序文件的一般性结构和编写规则。 2.0范围 本文件适用于第二层次程序文件的编制。第三层次的文件推荐使用本规则。 3.0职责 各部门文件编制人员在编写适用范围内的文件时应遵守本规则。品质保证部负贵对文件结 构和编写规则的符合性检查。 4.0文件的结构 4.1慨述部分 4.1.1封面 封而应有文件名称、文件番号、文件版本标识、公司名称、登录NO和文件编制、审核、 批准等内容。 4.1.2文件名称 名称应位于正文的页眉和封面。 4.1.3文件番号 体系文件番号组成方法如下： SHA □□ □□ □ □□ __ -n n T —子程序顺序号（阿拉伯数字），oi, 02… 文件主管部门代码 顺序号（阿拉伯数字），01, 02… 文件分类 公司代码 文件分类: 质量手册一QM:质量体系程序文件一QP。环境手册一EM;环境程序文件一EP。 b.文件主管部门代码： 管理部 G 采购部 C 计划部 H 营业部 Y 生产部 s 技术部 J 品质保证部 P 财务部 W 4.1.4文件版本号 V. □ L 修订码，从“0”开始 版本码，从“ 1”开始 4.2正文部分 4.2.1目的 说明文件的用途。 4.2.2范围 基本表达方式：“本文件（程序）适用于 4.2.3定义 为可选要素。体系文件中采用的术语在现行国际标准、国家标准或其它标准中未规定， 并且在不同的语境中有不同的解释，或者不是一看就懂的，应进行定义。在一个文件中定义 过的术语，其它文件可以引用，但不应重复定义。 4.2.4职责 程序文件应明确规定程序的执行者。 4.2.5程序 程序文件应说明由谁來做、做什么、什么时候，在哪里，使用什么材料、设备和文件、 怎么做、怎么记录以及记录如何保存。如果用一个文件描述，篇幅太长或不方便，可以用子 程序文件。 程序文件的措辞。规定类，“应……”，“不应……”；建议类，“宜……”，“不宜……”等。 4.3补充部分 4.3.1相关文件 列出与本程序文件相关文件的番号和名称。有二个以上相关文件时应追加序号。序号由 章节号和顺序号组成。如“6.1”，“6.2”等。 4.3.2附录 为可选要素。附录由编号和标题组成。序号由文字“附录”和大写英文字母“A、B、C……” 构成。如“附录A”、“附录B”等。序号按正文提及的先后排序。正文提及的措辞方式：“遵 照附录B”，“见附录C”，“参见附录A”等。附录的文体应与正文保持一致。 4.3.3附表 指程序要使用的记录表。附表由标题和番号组成。附表在正文中应提及。正文提及的措 辞方式：“见附表1”， “见附表2”等。 记录表番号组成方法： □p □□ □ □□ □□ - □ 了 T T —记录表保管年份 I 记录表顺序号（阿拉伯数字），01，02… ——子程序顺序号（阿拉伯数字），01，02… 文件主管部门代码 主程序顺序号（阿拉伯数字），01，02… 文件分类 前5位参照程序文件番号组成方法。 记录保管年份参照《记录控制程序》。长期保存时，该位缺省。 主程序记录表子程序顺序号缺省。 4.3.4更改记录 版本NO 修订NO 改订（版）日期 修订页码 体系文件吏改单NO 5.0编排格式 5. 1封面 样式参见附录A。名称由多个要素组成时，各要素之间应空一个字符的间隙。如“搬运贮 存包装和防护交付管理程序”。 5.2正文和补充部分 5. 2.1样式 样式参见附录B 5. 2.2层次划分和编号 按章、条、段和列项划分： 章是按内容划分的基本单元。应使用阿拉伯数字从1开始对章编号。编号应从“目的” 一章开始，一直到附表结束。每一章应有标题。 条是章的细分。应使川阿拉伯数字从1开始对条编号。本文件规定最多应使用三个层 次的条，即第一层次的条（如3.1 ），可分成第二层次的条（如3.1.1，3.1.2等）； 第二层次的条（如3. 1 .1）,可分成第三层次的条（如3. 1 . 1 .1, 3. 1 .1.2等）；。 同一层次中有二个以上的条时才可设条。 第一层次的条宜设标题。第二层次的条不一定设标题。但同一章或同一条中，同一层 次的条如无标题，应统一。 段是章或条的细分。段不编号。 列项。如对段中某个句子细分，可用列项。列项用小写拉丁字母作为序号。如需对某 项再细分，则用“ 1 ）, 2 ）……”引出。 5.2.3章、条、段、列项的编排 章、条的编号顶格排。编号与标题或文字之间空一个字间隙。章的标题占二行。 段的文字空两个字起