5章2 销售与收款子系统总体结构.pdfx.pdf

5 销售与收款子系统总体结构 设计 一、销售与收款子系统的数 据编码设计 销售与收款子系统使用了多 个档案文 • 这里主要介绍客户档案文件中的客户编码。 有关销售、收款的所有数据处理都与客户密切 相关，为了使计算机更好地对客户进行管理， 必须对客户进行编码管理。由于每个企业客户 数量不同、地区分布不同、客户所处行业差异， 通常采用群码方式。每个企业的具体编码方式 必须根据其客户群体特征和企业管理需求而定。 • 例如，某企业希望对客户按照不同地区、 不同行业进行管理，则可以将客户编码 分为三段： ×× ×× ×××× 前两位表示客户所处地区，第二段 （第3、4位）表示客户所处行业，第三 段表示供应商序号。 二、数据文件设计 销售与收款子系统的数据文 件结构 • 与企业业务特征、核算与管理要求密切 相关。不同企业、不同软件所采用的数 据文件结构都会有差异。主要的数据库 文件的作用及结构如下 1、客户档案文 ① 客户档案文件的作用 • 客户档案文件用于存放客户基本信息， 如客户编码、客户名称、银行账号、纳 税登记号等；客户信用信息，如客户付 款条件、信用等级、信用额度、应收金 额等。通过查询客户档案文件，可以了 解有关客户信息。 • 在日常业务处理过程中销售合同、销售 发票、出库单、收款单等单据需要频繁 使用客户基本信息，可以直接参照客户 档案文件的相关记录生成，保持各类单 据所记载的客户信息完全一致。 信用政策 • 运用于编制销售合同、销售发票环节， 实施信用控制 确定客户的付款条件，客户付款条 运用于销售管理过程，有利于应收款项 的催收工作； 每笔销售业务发生时 ,. • 系统动态更新客户档案文件中的应收或 已收款信息，通过查询客户档案可以便 捷了解客户的欠款状况和信用管理执行 力度. ② 客户档案文件的结构 表 1：客户档案文件的结构 2、销售报价单文 ① 销售报价单文件的作用。 • 销售报价单文件记录企业向客户提供货品、规 格、价格、结算方式等信息。企业可以针对不 同客户、不同存货、不同批量提出不同的报价、 折扣率。 销售报价过程中，存在针对同一客户在一张 报价单上给出多种存货报价的现象。可以将销 售报价单文件拆分成两个文件：一个文件用于 保存报价单的固定信息，处于单据的表头位 置；另一个文件用于保存报价单的变动信息， 处于单据的表体位置。 ② 销售报价单文件的结构。。 • 报价单固定信息文件如表 2 所示 表 2：报价单固定信息文 表 4 - 2：报价单变动信息文 3、销售合同文 ① 销售合同文件的作用 • 销售订货是指由购销双方确认的客户要 货需求的过程，企业根据销售合同组织 货源，并对合同的执行进行管理、控制 和追踪。销售合同是反映由购销双方确 认的客户要货需求的单据，它可以是企 业销售合同中关于货物的明细内容，也 可以是一种订货的口头协议。 销售单文件拆分 • 签署销售合同时，同一合同上可以记录 多种存货的销售信息。因此，可以将销 售合同文件拆分成两个文件：一个文 用于保存销售合同的固定信息，处于单 据的表头位置；另一个文件用于保存销 售合同的变动信息，处于单据的表体位 置。 ② 销售订单合同文件的结 构 • 销售合同固定信息文件结构如表 4－3 所示 • 其中的客户代码、销售人员代码可用于 自动生成记帐凭证时，作为会计科目辅 助核算的核算项目代码。 表 4：销售合同固定信息文件结构 字段名称 类型 宽度 说明 合同编号 c 关键字 销售方式