第六章2采购与付款 (2).pdfx.pdf

6.3 订单发出 采购统计信息 • 尚未执行的采购订单统计 • 采购人员业绩分析 采购预算执行情况 电算 环境下采购与付款业 务流程构建的原则 • 做到部门之间信息实时传递、信息共享。采购 与付款流程构建的原则是： ①“数出一门，共同使用” 。对采购订单、验 收单、采购发票各子系统统一使用。 ② 整个流程采用统一的数据库。采购订单 为关键数据库。 ③ 在关键环节设计控制点，强化实时控制。 人工柔性控制与系统刚性控制相结合。 • 例如，库存额在安全库存以上则不能输 入审批采购订单、存货档案中没有的存 货则需要高管输入存货名称建立档案才 可以输入、没有采购订单的仓库管理员 要暂缓验收、预付款需要高管审批。 1、请购与采购流程 流程说明： • ① 请购单生成。处理请购单的方法有多 种： Ⅰ 人工录入 • Ⅱ 存货子系统自动生成传入。 Ⅲ 物料需求计划传入。 ② 请购单审核。 • 采购部门由专职人员从请购单文件调出 请购单、从存货子系统的存货文件中获 取信息，并将请购单与存货文件中的最 高库存量和最低库存量进行比较。如果 审核没有通过，则将不合理信息反馈给 请购岗位有关人员；如果审核通过，则 进行下一个环节。 ③ 选择供应商。系统自动 按照供应商的选择条件，供应 商的交货记录、服务、价格、 质量等给出供应商的排名，并 保存在供应商排名文件中。 ④ 编制采购订单。从供应 商排名文件获取排名结果，然 后按照企业采购管理办法，选 择排名前列的供应商，并分配 相应的采购数量。将其保存在 采购订单文件中。该文件是整 个采购到付款循环的最重要的 数据文件之一。 ⑤ 采购订单审核。为有效 地控制采购活动，将采购订单 编制人员和采购订单审核和发 出人员进行职责分离，降低采 购风险。 ⑥ 将订单发送给供应商。 6.4、采购存货验收流程 存货验收流程仍然以采购订 单文件为主线，进行相应的质 检和验收业务，如图 6 - 5 所 示。 图 6 - 5：存货验收流程 流程说明： • 当供应商将存货送入企业，由检验岗位 的人员对存货进行检验：检验人员从采 购订单文件中获取信息，将采购订单存 货信息与实物进行核对，如果检验合格， 将检验合格信息写入采购订单文件，将 自动生成入库单传递到存货子系统的入 库单文件中。没有采购订单的商品，暂 缓验收或要求高管审批。。 6.5、核准采购发票 • 发票处理流程以采购订单文件为基础， 核对采购金额及采购存货名称数量后， 生成记账凭证传递到总账系统的临时凭 证文件中。其流程如图 6 - 6 所示。 图 6 - 6：发票管理流程 说明： • ① 发票处理。当采购部门或财会部门收 到供应商的发票时，输入采购发票的基 本信息，形成临时发票文件。 ② 发票金额及品种等的审 核控制。 • 。计算机自动从采购收货文件中获取合 同金额，从临时采购发票文件中获取发 票金额。如果发票金额大于合同金额， 或者采购存货名称数量与收货单不符则 此发票系统不能通过，即对采购发票进 行实时刚性控制；审核通过的采购发票， 保存在采购发票文件中 • 这是一个关键的控制点，为杜绝不合法 的采购事件发生起到事后控制作用。 审核岗位设置 • 在IT环境下，发票审核岗位可以设在财 务部门，也可以设在采购部门，但该岗 位的人员必须是财务人员，并受财务部 门管理。 采购结算 • 根据采购发票信息确认采购成本，并根 据财会人员预先设置的凭证模板，自动 生成记账凭证，传递到总账系统的临时 凭证文件中 6.6 货款支付流程 • 付款流程仍然以采购发票文件为基础数 据，通过选择付款方式、出纳付款，将 资金送给供应商，完成整个采购和付款 流程。应付与付款流程如所示 流程说明： • ①财会人员从数据库中选择供应商，进行付款 记录复查； ②如果复查通过，自动生成付款准备通知