替票使用管理规定-6月1开始执行.docVIP

替票使用规范 根据内审部及总部要求，为规范公司发票使用情况，针对办公室及经营部门使用替代发票做出规定。 一、不可使用替票情况 原则上所有业务发生的费用需取得正式发票，不得使用收据或者收条等白条进行报销，以下费用类型不得使用替票 费用类型 费用说明 费用类型 费用说明 办公费 饮用水 通讯费 部门固定电话费 快递费 网费\宽带费 营业执照年审、办证费 手机话费 房租费 档口房租 水电费 仓库房租 税金 房租税金 宿舍房租 工伤医疗 住宿费 出差住宿、培训住宿、日常住宿 固定资产 自行采购固定资产 应酬费 招待外部客商发生的费用 路桥费 劳保用品 购买手套、安全帽、灭火器等劳保用品产生的费用 停车费 有正规物业管理需提停车费发票 二、使用替票原则 特殊情况下无法取得正规发票的，可以使用同类型同期替代发票进行报销，但需要按照实际发生金额一进行报销，不得隐瞒和虚报。 即：1、成本类需用成本类发票来替，费用类需用费用类发票来替（具体明细见附件） 2、必须使用同期的发票，如佛山财务部5月25日，周建兰购买图书没有发票，找办公费作为替票，办公费的发票就只能用5月份的发票，不能再用5月份之前的办公费发票 三、使用替票流程 先进行备案上报-再进行费用报销 备案步骤： 第一步：进入办公平台-业务管理-备案管理-备案上报-点击进入-保存 第二步，上报后便可看到备案编号 四、替票类型具体规定 真实费用类型 可使用哪种发票作为替票 具体说明 交通费 交通费 1、只要当时乘坐交通工具没有取得交通发票，都需要在业务系统进行替票备案再报销 2、打摩的、黑车当时无法取得必须进行替票备案再报销 3、打的必须要提供打的发票，若不能提供必须备案再报销 维修费 交通费、办公费 报销金额≤ 50元 办公费 报销金额50元，必须使用办公费替票 办公费（银行卡费用） 交通费、办公费 1、收银员卡开卡费，年费，短信费若有银行盖章回单或是银行盖章的发票联，可直接凭银行回单银行发票报销，此种情况不需在备案系统上报备案 2、若没有银行盖章回单或是发票联，金额≤50元可使用交通费或是办公费类发票报销，此种情况要备案 办公费 3、报销金额50元，必须使用办公费替票 办公费（采购类） 办公费 图书、A4纸等办公类不论金额大小都使用办公费类发票 办公费（复印、打印） 办公费 不论金额大小都使用办公费类发票 低值易耗品（如购扫把插座等） 办公费 同上 物业管理费 办公费 同上 通讯费 通讯费、办公费 大区办公室购电话卡打抽查电话 住宿费（日常住宿） 住宿费、交通费、办公费、通讯费 1、原则上日常住宿不允许使用替票，若是偏远地区住宿如招待所没有发票情况才可使用替票 2、培训住宿的必须要拿到当时发票，不可使用替票 文体活动费 办公费 篮球赛购买篮球服等文体活动费需 福利费 办公费、交通费、通讯费、食品、餐费、K歌娱乐业 优先选择办公费，再交通费，依此类推 叉车费 油费、过磅费、路桥费、停车费 报销金额50元，不得使用交通费 过磅费 油费、过磅费、路桥费、停车费、交通费 油费、过磅费、路桥费、停车费 报销金额50元，不得使用交通费替票 外租车费 油费、过磅费、路桥费、停车费 停车费 油费、过磅费、路桥费、停车费 若是私人停车场所无法提供发票，才可使用替票 备注：1、办公费类发票：发票内容为日用品，用品，办公用品； 2、通讯费类发发票：电信、联通、移动发票 五、使用替票报销时单据需附原始票据 所有使用替票报销的费用必须附上原始发生的票据，如：收据、收条等（除发票丢失），并将这些原始票据粘贴在此次工作流的最后面 注意：若在超市购买物品，当时有开发票，发票只写一个物品总称如用品，而没有列明细，必须提供超市购物小票清单 六、使用替票报销单及工作流注意事项 填写报销单内容，及起草费用费用报销工作流费用类型及费用说明，必须按发票的内容来写，不按真实的来填写；在起草费用报销工作流时，必须在申请事由或是有上传附件的可在附件说明备案编号。 七、交通费及住宿使用替票，需附业务发生证明单 交通费及住宿使用替票，需附业务发生证明单，说明无法取得票据的原因，另需直接领导人签名，作为附件放在报销单后面。 注意：业务发生证明单不作为附件张数计算 附一：营业部常见需发票报销的成本费用分类 成本类 油费，路桥费、租车费，过磅费，叉车费，维修费，停车费 费用类 房租，物业管理费，房租税金，交通费， 办公费，通讯费，水电费，住宿费，福利费，应酬费，低值易耗品，劳保费 附二：业务发生证明单 业务发生证明单 费用发生日期 费用类型 无法取得票据的原因 实际发生金额 备案编号 小计 合计 佰 拾 万 仟 佰 拾 元 角 分 部门负责人： 证明人