文书 档 案归档程序及要求.docVIP

文书档案归档程序及要求为适应档案管理现代化需求，规范档案整理方法，提出本程序及要求： 一、归档文件的整理单位 1、归档文件以件为单位进行整理、分类、编号、排列、编目、装订、装盒。 2、文档的正文与底稿合为一件进行整理归档。 3、原件与复印件合为一件进行整理归档。 、正文与附件合为一件进行整理归档。 、同一年内相关的请示与批复、报告与批示、函与复函各为一件，跨年度的文件各为一件进行整理归档。 、文件处理单与相关文件合为一件进行整理归档。 、报表、名册、图表、介绍信存根、商调函、审批表、土地使用证、会议记录、录、简报、各类登记册等按照本来的装订方法，一个自然本（册）为一件进行整理归档。 二、归档文件的装订、编页码 1、归档文件统一按件进行装订，装订时必须用统一的文档装订夹装订档案，每份文件编页码时须从第一页开始编到最后一页为止，正面编在右上角，筒子页背面有文字图表的编在左上角，每份文件材料均从1”页开始编页号。 2、永久和长期保存的文件材料必须拆除订书针等金属物。 3、成册的文件材料，（如：会议记录、名册、报表等）可保持原貌。 4、归档文件用纸规格以A4纸进行裱糊，列为短期保存的文件材料及本来已经装订成册的刊物、书籍等可保持原貌，不必拆开重新装订。 三、归档文件的分类 1、把归档文件按保管期限分开。 2、把同一保管期限内的文件材料按年度分开。 3、把同一保管期限内的文件材料按单位分开。 四、归档文件的排列编号 1、将归档文件按照文件的形成时间或文号的先后顺序进行排列。 、同一事由、同一时间或同一问题的文件材料按形成时间或重要程度进行排列。 、会议记录、统计报表等成套性文件材料分别集中排列。 五、打印归档目录 1、凡归档文件材料，按照档案的要求填写归档文件目录，归档文件目录必须在计算机上打印并将打印好的目录考盘后移交档案室。 2、凡归档文件材料以保管期限的划分来打印归档文件目录。即：永久、长期、短期目录各打印一份交档案文档室。 3、归档文件的件号各单位不必填写，由档案馆统一填写。 4、永久、长期、短期档案的目录的第一页必须填写单位名称，不填写文件名称。 5、归档文件目录的页数必须填写每份文件的总页数。 1 按归档案管理制度的要求将部门的档案资料移交公司档案室 2 检查上交的档案材料是否符合归档要求，若档案材料不符合归档要求，返还相关部门，若档案材料符合归档要求，与归档部门综合管理员或兼职档案员办理移交手续检查上交的档案材料是否符合归档要求 3 将档案分类、编号、立卷并确定保管期限和密级，编写档案目录，将档案入库上架 4 对库存的六大类档案资料进行保管维护，按管理规定进行统计、清理、核对，并定期对档案进行鉴定工作 5 对档案信息进行加工编研、开发利用 6 按规定组织相关部门对到期档案进行销毁鉴定，编制销毁档案清单，递交档案主管部门经理 7 审核销毁档案清单并签字 8 将销毁档案清单报档案局备案 9 根据销毁档案清单，共同监督销毁档案并签字 档案借用程序 普通借用需填写《档案借用登记表》，重要档案借用需出示《档案申请借用单》及相关登记证件（工作证等） 经审批后，档案管理人员提供查阅档案目录，确定索要的档案后，再进行调档。查阅时，管理员需同时在场，查阅后，由查阅人签名确认。 是否原件外借 查阅人员需要借用档案原件时，应先在《档案申请借用单》上登记，经上一级领导、总经理签字批准后，方可向资料管理人员外借。外借时资料管理人员应对外借的资料进行扫描存档备份，外借文件的内容、页数、归还时间等内容应登记清楚，并由借阅人签字确认。 Y N 档案归还 资料管理人员对归还的资料逐页核查，确认无误后于“登记簿”上标注归还日期，并由调阅人签字，资料即行归入资料柜。