民营企业档案管理——企业管理经济合同-马鞍山档案局.PPT

民营企业档案管理 马鞍山市档案局 2009.4 主讲内容 ■ 什么是档案 档案的定义 过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 ■ 什么是民营企业档案 民营企业档案是指民营企业在生产、经营和管理活动中直接形成的对国家、社会和企业具有保存价值的文字、图表、音像、电子数据等形式的历史记录。 --安徽省民营企业档案管理办法 企业档案的四要素 档案的来源 档案的条件 档案的载体 档案的性质 企业档案的作用 ● 有助于夯实管理基础 ● 有助于增加技术和知识储备 ● 有助于维护企业自身权益 ● 有助于提升企业文化品味 民营企业的档案工作 运用科学的原则和方法管理档案，提供档案为企业及社会各项事业服务的一项工作。 基本内容包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研等八项工作，称为档案工作的八个业务环节。 企业档案工作基本原则 统一领导、分级管理 维护档案的完整与完全 数量完整与质量完整 实体安全与内容安全 便于各方面的利用 企业档案机构及职责 企业应遵守《档案法》，依法管理本企业档案，明确管理档案的部门或人员，提高职工档案意识，确保档案完整、准确和安全。企业应依法建立健全档案工作，设立综合档案室，配备档案管理员。档案管理人员应掌握档案管理基本知识和基本技能。 ----《企业档案管理规定》 民营企业应当明确档案管理的部门或人员，负责企业档案工作，履行下列职责： （一）贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、必威体育官网网址、鉴定、销毁、移交等有关规章制度； （二）统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作； （三）指导本企业各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作； （四）监督、指导本企业所属机构（含境外机构）的档案工作。 --《安徽省民营企业档案管理办法》 文书档案 一、概念 ● 归档文件 立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为档案保存的纸质文件材料。 --《归档文件整理规则》 ● 件的确定 单份文件，每份文件为一件； 各种报表、名册、图册、书刊、会议记录等，一册（本）为一件； 正本与定稿为一件； 正件与附件为一件； 正文与文件处理单为一件； 原件与复制件为一件； 转发件与被转发件为一件； 来文与复文、去文与复文（具体包括请示与批等）可作为组合件，或各为一件。 二、归档的主要步骤和要求 1、收集 把反映本单位主要活动的，应该归档的文件材料收集齐全、完整。（归档范围参考《安徽省民营企业档案管理办法》） 2、分年度 不同年度形成的文件材料要按年度具体分开。 ● 放在文件形成的年度归档。 跨年度的案件，放在结案的一年。 跨年度的会议，放在闭幕年 3、分期限 准确地判定每一份文件和每一组文件的价值. 保管期限分别确定为永久、定期。 其中定期分为30年、10年。 4、装订 修裱破损或页幅过小的文件 复制字纸模糊或易褪变的文件. 纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔、印台油、铅笔、传真件等要复制。 超大纸张折叠 对报表、图样等纸张幅面大于A4规格的文件，需要加以折叠。 去除金属物。 订书钉、曲别针、大头针等。 采用左侧、下侧对齐方式对齐，用线装订或不锈钢钉装订。 5、排列 由档案室集中归档的: 先将归档的文件材料按三个保管期限分开，同一保管期限的文件材料按照“机构－时间”或时间先后排列。 由各部门分别整理归档的： 先将归档文件按机构分开，再将同一机构的文件按三个保管期限分开，同一保管期限内按时间、问题先后排列。 同类活动、工作、会议形成的文件材料排在一起。 6、编号 归档文件应逐件在首页上方空白处用红色印泥或黑色墨水端正、清晰地盖上档号章，并填写有关栏目的内容。 件号的确定 1-不分类别或机构 件号的确定 2-分类别或机构归档 特殊情况的处理 在每年归档工作结束后，如发现有其他应归档文件材料未归档，可将该文件排在相应年度已归档文件之后编目归档。 7、编目 按照规范格式编制能反映归档文件的有关内容的检索工具，并录入微机。 要准确，以提高查准率、查全率。 两套制 ： 手工+机检 8、填备考表 盒内文件情况说明：主要用于填写本盒文件缺损、修改、补充、移出、销毁等需要说明的情况