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PAGE 12 - 关于公文格式的培训讲义 （2011年7月26日） 公文属于科学文章中的应用文体。应用文是非常庞大的文章类群。私人信件、留条一类的短文，都属于应用文。而公文则是应用文中特殊规范的一种。 一、公文的概念 公文，全称公务文书，是机关团体、企事业单位等依法成立的社会组织用来办理公务、有一定格式的应用文。公文办理公务，就是以文字的形式实施管理。（公务，应该包括内务即内部管理和外务即处理其它社会组织的关系。公务还分为政务和事务：政务是社会组织领导所主管的人员安排和组织发展的大事；事务是社会组织全体成员从事的业务性、日常性的工作。） 二、公文的特点 　　公文内容的公务性。公文的“公”，指的是社会组织。不管是起草者个人，还是领导个人，都不能用公文来表情达意。领导者个人只有在职务的前提下，并且只能是社会组织的最高领导才能代表社会组织发出公文。 　 公文格式的规范性。一般文章特别是文学作品的格式只是简单的外在的文面格式，按照习惯形成。而公文的格式大不相同。公文的格式，有惯用的格式和法定的格式两种。惯用的格式，是约定俗成的，没有严格的限制。如普通公文中计划和总结的格式。法定的格式则是权威机关规定的，必须严格按照格式写作。法定公文中的行政公文和党务公文，更由最高权力机关及有关部门通过法规性公文规定了严格的格式。 　 作者和读者的指定性。文学作品的作者是个人。一般科学文章的作者也同样是个人或者是个人之间的自由结合。读者一般是没有限制或者是不可计量的。但是，公文的作者只能是法定的社会组织及其法人代表或者称为第一领导人。有权利进行公文写作的社会组织，必须依照法律在有关政府部门登记注册，这一社会组织及其第一领导人，就成为公文的法定作者。至于动笔起草公文初稿的人，如秘书，应称为起草人，不是法律意义上的作者。公文的读者是特定的，在公文格式上有专门规定，即“主送机关”、“抄送机关”和“传达（阅读）范围”。 　　法定权力的制约性。公文只能由法定的作者发出。法定的作者即社会组织的机关及其部门都规定了隶属关系和职权范围，其公文是这种隶属关系和职权范围的反映。写作公文和办理公文都有一定的规定性。也就是说，对于作者和读者，公文具有法规给予社会组织职权所产生的制约性。制约性在不同的公文中有不同的情况。行政公文的命令，对于公文的接受者具有强制性。如果接受者不按命令办理，就会受到法律的制裁。 三、公文的种类（又称“文种”） 狭义的公文：是指党和国家行政机关各自正式规定的文种。现在，党的各级领导机关使用的14个正式文件种类是：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。国家行政机关公文的种类主要有13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。党政机关明确规定的上述文种合计为27个。其中9个是相同的，即决定、意见、通知、通报、请示、报告、批复、函、会议纪要；不同的也是9个，其中属党的机关的5个：即公报、指示、决议、条例、规定，属国家行政机关的4个，即命令（令），议案、通告、公告，这18个文种，公文学界称其为法定文种。 按性质划分 报请性文件：主要是指下级机关上报上级机关请求批准和答复事项的文件，如请示、报告等。 知照性文件：主要是指各机关单位用以告知事项、通报情况、进行联系的公文，如通知、通报等。 按使用范围划分 专业公文：在一定的工作部门或一定的业务范围内专门使用的公文。如司法文件、外交文件、技术文件等。 通用公文：即在党、政、军机关和企事业单位、人民团体等组织中普遍使用的公文，如通知、通报、请示、报告等。 按行文关系划分 上行文：指发往上级机关、单位的公文。 平行文：指发往平行的或不相隶属的机关之间的公文。 下行文：指发给下属机关、单位的公文。 广义的公文：除上述法定文种外，还包括党和国家机关常用的应用文，其大至总结、计划，小至条据、便函，种类繁杂、素无定目。诸如计划、总结、调查报告、简报、讲话稿、提案、建议书、合同、聘书、章程、条例、规定、办法、倡议书、请柬、市场调查报告、商务说明书等等。 四、公文的格式 公文的格式是指公文的结构、标记及格式安排等。各种公文的撰写和印制都必须遵守统一的规定体式，不能标新立异。 ■正式文件格式 （一）用纸幅面及版面尺寸： 1、用纸幅面尺寸：一般采用GB∕T148中规定的A4型纸，幅面尺寸为210mm×297mm（高 2、页边与版心尺寸： 天头（上白边）：37mm； 订口（左白边）：28mm； 翻口（右白边）：26mm； 地脚（下白边）：35mm； 版心尺寸：156mm×225mm （二）公文中图文的颜色 未作特殊说明，公文中图文的颜色均为黑色。 （三）排版规格和印制装订要求： 1、排版规格：一般每面排22行，每行排28个字