总务处暨环安中心103第4次1010召开业务会报纪录-嘉义大学.DOCVIP

國立嘉義大學總務處暨環安中心103年度第4次業務會報紀錄 時 間：103年4月 10 日（星期四）下午2時 地 點：蘭潭校區行政中心4樓開標室 主 持 人：劉總務長啓東 記 錄：劉 語 出席人員：沈專門委員盈宅、吳簡任秘書子雲、陳組長清玉、侯組長新龍、張組長育津、謝組長婉雯、洪組長泉旭、李組長宜貞、羅組長允成、林組長金龍、顏隊長全震 壹、主席致詞： 專委、簡秘、各組隊長大家好，感謝各組隊幫忙，以致各項業務推動順利，對於大家的努力校長也相當讚許與肯定。以下業務亦請各組隊持續協助幫忙： 一、奉校長指示，往後發出之通知或e-mail，請組隊同仁以單位名義(勿以個人名義)發送，並由單位主管署名，且註明聯絡人及電話。 二、為維護師生進出校門安全，請吳簡秘幫忙召集保管組、營繕組、駐警隊，研究如何向市政府爭取排水溝加蓋、紅綠燈裝設、道路截彎取直等事宜，並進一步規劃機車出入動線。 三、再次重申，請組隊同仁辦理各項業務，務必依法行政，以免造成自己或同仁不必要之困擾。 四、各外借場館(如國際會議廳、瑞穗館、大學館等)，請負責同仁於出借前，先行檢查相關設備，以免借用單位使用中發生問題。 五、理工大樓目前已做車輛夜間進出管制，自午夜12:00起管制至隔天清晨6:00，管制期間車道鐵門將關閉，請駐警隊公告週知。另，為節能減碳，電梯管控事宜請營繕組協助處理。 六、農園館無障礙廁所改善事宜，請營繕組協助處理。 七、校園外圍聯外道路發現破損時，請營繕組協助隨時注意修護。 八、校園樹木根系隆起(如愛的小路、宿舍區黑板樹、嘉禾館旁樹木等)事宜，請事務組協助整體處理。另，有些人行道樹木影響通行，請事務組研究如何改善。 九、有關新民校區進出口改變後便道動線，請駐警隊與營繕組撥空前往會勘，並研究是否拓寬。 十、自治幹部座談會學生反映，新民校區學生餐廳廚房空間太大，以及堆放垃圾，學生詢問可否挪出空間供其使用，請事務組協助與管理學院黃院長研究可行性。 貳、上次會議決議案暨指示事項執行情形（如附表）。 參、專門委員、簡任秘書及各組工作報告： ＊沈專門委員： 總務長、簡秘、各組隊長大家午安，以下幾點報告，請大家配合辦理： 一、感謝總務長積極爭取，總務處目前各組隊職等有稍微調整，不過人事室亦同時要求職務性質應與組隊屬性相符，且應避免某些組隊低職等偏多而某些組隊卻高職等偏多之情形，故爾後各組隊除組長之外，均會有高職等與低職等之編制(如書記、辦事員、組員或技佐、技士等)，僅事務組因業務需要另置有專員職缺，請組隊長多予支持並配合調整組內工作，使職務輕重與同仁職等有較合理的對應。 二、本校內控業務目前正進行整體層級評估，與本處相關之業務為是否落實採購監辦，本處為受評估單位，需配合提供不同類型與金額之採購案開、決(流)標紀錄及驗收紀錄等資料予秘書室進行評估，感謝洪組長與羅組長配合提供相關資料。 三、本校校區分散，有部分同仁因業務推動常需往返不同校區洽公，增加個人支出。為補貼同仁油料支出，經詢問人事室及主計室，嘉義市及民雄鄉洽公屬短程公出不可請領差旅費；但跨縣市、不同校區(如民雄校區往返蘭潭、新民及林森校區)之公出洽公原則上可以請領交通費(嘉義至民雄74元)，惟不得支領膳雜費。同仁若跨縣市赴不同校區洽公，請上人事室差勤系統網頁填寫公出單依程序陳核，並將核可後之公出單送回總務長室，俾利於每月統一為同仁請領跨縣市校區洽公交通費。 四、目前蘭潭校區有多處道路路面粗糙(如：文書組旁車道)亟待翻修，建請營繕組利用暑假期間統一進行改善。 五、最近學生因機車停車問題，投書至校長信箱者眾多，駐警隊不僅需回應來函並應學生要求召開公聽會，疲於奔命，實在很辛苦。提醒組隊長於推動業務時儘可能未雨綢繆。如動科系附近停車場劃設有210個位置，於3月27日召開公聽會時即已申請196個，且學生仍陸續申請中，可預期將發生停車位不足之窘境，當下即應儘早規劃，以符合需求，並避免學生再次來函質疑。 六、受信總機所在空間之位置圖及鑰匙繳交結果，建請營繕組於核對無誤並陳核後上網公告週知。 七、歷經2年半追蹤列管，「建築物圖檔建立招標案」終於於3月底完成驗收並結案，相關同仁的努力與付出應予肯定。為避免爾後再有類似情形，對於各項公開招標案件，請組隊長務必於事前詳加評估並謹慎規劃，以免廠商延遲履約衍生爭議，導致本校權益受損。 ＊吳簡任秘書： 總務長、專委、各組隊長大家好，最近發現103年度飲水機保養廠商於執行飲水機維護時不是很確實，有部分飲水機未定期維護，除已請廠商改善外，目前正規劃將每台飲水機編號，廠商於保養維護時應將飲水機編號填入，並將維護單送一份至環安中心，環安中心再實施抽查，以落實廠商確實執行飲水機維護。 ＊環保組： 業務執行情形（含重要工