2015.12.18-文秘工作会议记录.docxVIP

会议记录会议名称文秘工作会议会议时间2015年12月18日（星期五） 16:30~17:50会议地点南门大会议室参会人员储水乐、方海苗、程玲玲、黄荣、戴程燕、桂素琴、许娟娟列席人员黄开群缺席人员及原因刁彬（因工作繁忙迟到40分钟）主持人程玲玲记录人许娟娟会 议 内 容一、程玲玲经理从职业价值、职业素养、职业技能三方面对文秘基础工作提出要求。（一）、职业价值（秘书工作内容、性质、特点以及应具备的能力和职业素养）1、文秘的工作内容文书工作：文件起草、文件处理会务工作：会议管理、会后督办事务工作：日程安排、出行服务、环境卫生接待外联：报告预约、迎送服务、外联工作其他：安排商务活动、信息调研、参谋等为领导或组织起草文稿，是秘书的主要任务之一，也是体现秘书业务能力的重要方面。会务管理、事务管理以及接待外联是基础性工作，我们不能局限于这些事务性工作。2、秘书工作的性质辅助性服从性服务性3、秘书工作的特点（1）、综合性与专业性相统一首先，综合性指工作涉及的范围和内容十分广泛；其次，由于领导工作的全局化，也决定了秘书实务工作具有高度的综合性。秘书作为领导的参谋和助手，必须具有全局观念，立足领导工作全局，站在领导者的角度观察、分析和处理问题，提出参谋建议，做到不在其位，当谋其政。必须具有较宽的知识面，成为“通才”和“杂家”，以适应领导者驾驭全局的需要。同时必须具有较强的综合概括能力和综合协调能力，才能做好秘书实务工作。另一方面，秘书实务工作又有很强的专业性，秘书必须具有较高的政策水平、文学水平和理论水平，有较强的参谋能力、调研能力、信息处理能力和办文办事能力，熟悉文书、档案、必威体育官网网址、会务、通信、礼仪等方面的知识等。另外，还要熟悉本行业的相关知识。秘书对行业知识越精通，工作起来就得心应手，否则，无法发挥参谋的任用。（2）、被动性与主动性相统一由于秘书实务工作具有辅助性的特征，因此，不可避免地带有被动性。一是必须按领导的意图办事，不得我行我素；其次，随机性工作较多，从这个意义上说也是被动的。秘书工作者，作为辅助领导决策的一支特殊力量，在实务工作中，必须捕捉最重要的信息和掌握必威体育精装版的知识来协助领导的工作。尽管在工作中要受到领导意图的制约，但仍然有发挥主观能动性的广阔天地，不能被“秘书工作被动论”这种传统观念束缚，要树立秘书工作积极、主动的观念，不断开创秘书工作的新局面。（3）、机要性与政策性相统一机要性：秘书人员在领导身边工作，必然接触到各种机密，掌握的重要情况多，机要性更强。政策性：秘书在与客户等打交道时，也要广泛了解、听取意见和建议，为领导决策提供依据。（4）、经常性与冲突性相统一既有常规性工作（办文、办会、办事），又有临时的突击性工作，如临时受命某一事件，为临时决定召开的会议准备资料，或向突然到来的上级检查员提供相关的资料等，这时候要求秘书人员胆识兼备，关于应变，既要迅速敏捷，又要沉着冷静。做好突击性的工作是对秘书人员素质与能力的全面检验。经常性工作与突出性工作是有内在联系的，如果秘书人员对各项常规工作的处理富有经验，对各类问题的背景材料了如指掌，一旦遇到突发情况，就能从容应对。反过来，完成突击性工作，能够有效锻炼和提高秘书人员的工作能力，更有助于做好经常性的工作。4、秘书应具备的能力（1）、智能方面敏锐的观察能力良好的表达能力出众的记忆能力自如的社交能力良好的沟通能力（2）、思维能力方面深刻的思考能力全局的综合能力快速的分析能力灵活的应变能力（3）、组织能力方面游刃有余的协调能力点面兼顾的计划能力运筹帷幄的调度能力高效可靠的管理能力5、秘书应具备的职业道德（1）、爱岗敬业、忠于职守（2）、服从领导，当好参谋（3）、遵纪守法，廉洁奉公（4）、任劳任怨，乐于奉献（5）、善于合作，严于律己（6）、文明礼貌，谦虚谨慎（7）、实事求是，勇于创新（8）、恪守信用，严守机密二、工作分工、方法和要求（一）、工作分工：1、督查工作戴程燕对接部门：质量管理部、生产部、储运部、工程部、采购部；黄荣对接部门：研发部、销售公司、人力资源部、财务部、行政部；许娟娟负责外来文件及公司内部呈报的请示、报告件的呈批及指示后的下发、督办；桂素琴负责韩俊总各类会议及临时指示督办相关部门的工作。2、会务管理负责对应领导主持会议的通知发布、会中管理、会议记录或纪要的整理。3、文书管理负责领导交待的各种文稿的起草、下发、督办以及相关材料的填报等。（二）、工作方法1、加强对领导工作日程计划、督办，提高领导的工作效率根据工作的轻重缓急，采取“统筹计划、跟进，倒逼”的方式，促进领导科学地利用时间。秘书在领导活动日程安排中的作用不同，是受领导的工作风格和个性特点、秘书的能力和资历等因素决定的，但秘书至少应起两方面的作用：第一，将已经确定的日程安排制成一目了然的活动日程表；第二，根据日程表对已经确定