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公务电子邮件基本礼仪讲座 编制：唐建矿 日期：2010-12-18 培训目的 1. 了解现代电子邮件的涵义。 2. 熟悉使用规则及基本礼仪。 3. 完善自我形象。 4. 提高工作效率。 一： 电 子 邮 件 涵 义 简单说： 一种通过网络实现相互传送和接收 信息的现代化通信方式 。 英文叫：E-mail 俗称：伊妹儿 具有成本低，传播速度快，信息容量大，内容丰富，方便回复和存档等。 一封完整的邮件，它包括标题，正文，明确的收信人，发信人等，有的还有附件等。 二： 关 于 主 题 主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意义的主题行，这样可以让收件人 迅速了解邮件内容并判断其重要性。 因此要注意以下七个方面： 1.一定不要空白标题，这是最失礼的 . 2.标题要简短，不宜冗长，不要让Outlook用… 才能显示完你的标题. 3.标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义 不清的标题，如“王先生收” “李小姐你好” …… 4.一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理 。 5.可适当使用大写字母或特殊字符(如“*!”等)来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。 6. 回复对方邮件时，要根据情况变化适当更改标题，不要RE…RE…一长串，让人不明不白… 三： 关 于 称 呼 与 问 候 1.恰当地称呼收件者，拿捏尺度 ???* 邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人. ??? *如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。 ??? *不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dearxxx”，显得很熟络。 2.Email开头结尾最好要有问候语 ??*? 最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”你 好”；结尾常见的写个BestRegards， ? 中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了。 ??*? 俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待。 四：关 于 正 文 1.Email正文要简明扼要，行文通顺 ??? *如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。 ??? *正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。 2.注意Email的论述语气 ??*? 根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。 ??*? 尊重对方，多使用礼貌用语。 ??*? 电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意 见的评论必须谨慎而客观。 3.Email正文要明确清晰 *多用1234之类的列表，以清晰明确。 ???* 如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论 *恰当地使用图表，图片等直观性强的辅助说明。 4.一次邮件交待完整信息 ??? *最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚， 说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补 充”或者 “更正”之类的邮件，这会让人很反感 * 因为在现代商务交往中有一条重要原则：要尊重你的 交往对象，首先要懂得为他节约时间。 5.避免拼写错误和错别字 ??? *这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文Email，最好把拼写检查功能打开;如果是中文Email，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。 ???* 在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍， 检查行文是否通顺，拼写是否有错误。 6. 合理提示重要信息 ??? 不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进