规划设计档案管理问题与对策.docVIP

规划设计档案管理问题与对策 　　摘要：本文分析了规划设计行业科技信息归档及利用的重要性和必要性，并从设计人员以及档案室工作人员的角度提出了科技档案归档的注意事项，对相关行业的工作人员可以提供借鉴。 　　关键字：规划设计 ，档案 ，问题 ，对策 　　Abstract: this paper analyzes the planning design industry science and technology information file and use, the importance and necessity of from design personnel and the archives and staff proposed in terms of science and technology archives of filing attention to the related industry work personnel can provide reference. 　　Key word: planning design, archives, problems, countermeasures 　　 　　 　　中图分类号： S611 文献标识码：A 文章编号： 　　1.引言 　　 规划设计成果档案是其在各项规划设计、勘察测量以及科学研究等生产活动过程中直接形成的科技资料，它能客观地记录和反应企业相关领域科技活动的史过程，直接记录设计人员的设计思想、设计方法和设计成果，它是企业的原生资源库，蕴藏着巨大的潜在价值[1]。因此企业的每一位员工都应充分认识到科技档案的价值，并注意及时准确的对既有工作成果进行归档和保存，并在实际工作中充分利用其价值。 　　 科技档案的工作环节包括收集、整编管理、利用三个环节。其中收集是基础和源头，整编管理是过程，利用是目的。充分发挥和利用好科技档案，才能有效地利用档案的价值，为企业的生产经营活动提供基础性信息资料[2]。 　　2.企业科技档案归档和利用的重要性和必要性 　　 对规划设计成果的集中统一管理，是规划设计行业档案齐全、完整、规范的重要保证，也是积累城市建设经验，进行城市建设技术储备的手段；工程档案是进行城市规划设计工作的基础，是城市建设和管理的重要依据；工程档案是城市一切建筑物、构筑物维修、改扩建的依据，是提高城市建设经济效益的最佳途径；工程档案是城市防灾、挽灾、减灾和战争破坏后恢复重建的重要依据。 　　 规划设计档案对防范自然灾害的破坏及破坏后的恢复建设都有着非常重要的作用，更是预防自然灾害、减少损失的重要手段之一；规划设计档案是规划设计过程的真实记录，客观记??和反映各个环节的内在联系和本质规律，对后期施工、检测、维修、改建、扩建、拆除和其他工程建设具有指导作用，对其他相似工程也有着借鉴作用。①规划设计的档案管理与规划设计工作本身有着十分紧密的联系，规划设计本身始终离不开档案的支持；②档案管理不仅对项目本身有指导作用，而且对其他同类工程设计建设有着重要的参考借鉴作用，可以使档案得到重复多次利用，是工程档案活力和价值的体现；③档案管理工作能有效地促进相关领域的研究发展[3]。 　　3. 规划设计企业档案工作存在的问题 　　（1） 企业的重视不够。由于设计行业的竞争日趋激烈，企业重前期轻后期现象较为突出，对于前期的投标以及设计过程，比较重视，然而对于后期的设计服务以及归档管理重视不足。 　　（2） 设计人员归档的积极性普遍不高，工程档案资料不规范，不齐全，甚至出现造假现象，同时档案管理人员大多没有参加专业知识训练，对归档的资料很难做到清楚的认知。 　　（3） 档案管理方面也存在重存储轻利用的问题。很多档案资料归档以后，就永远存在于档案库，没有找到充分利用的途径。 　　 因此, 如何加强规划设计档案的科学管理, 建立完善的科学管理体制, 使之为城市建设发展提供完备、详实的软件资料, 是当前规划设计档案管理的重要研究课题。 　　4、解决现状问题的方法 　　4.1 需要改进管理机制 　　 规划设计成果有其自身的特性, 一个项目是由参加建设的各方共同完成的, 其档案工作也一样, 从文件的形成、收集、整理、审核到归档、移交整个环节 　　需要各个部门和专业密切协作配合。因此, 理顺机制, 明确职责, 保持各环节的有效衔接, 是做好规划设计档案工作的基本保障。理顺管理机制, 变档案一级管理为档案室、项目管理部两级、总工室三级管理体制, 这样可以较好地解决管理机制差的问题。在项目管理部设立专职档案员,负责相关专业的档案工作, 将工程档案的编制职责交到项目管理部, 并且要求档案工作与工程项目的建设同步进行。档案室负责对项目管理部的档案工作进行指导、督