会展服务和现场管理第2章 会展推介服务.ppt

第2章 会展推介服务 [案例导入] 北京国际科技产业博览会宣传推介 [案例分析] 中国北京国际科技产业博览会自1988年开始举办第一届以来，由小到大，影响不断扩大，已经成为北京、乃至全国具有国际影响的科技博览会。科博会的成功当然离不开政府的重视以及社会各界的支持。不过，科博会主办者在推介服务方面年年有创新、趋向“精品化”，尤其是善于吸引媒体的关注也是成功的重要原因。科博会得到了包括电视、广播、报刊、杂志等境内广大新闻媒体的热情关注与支持，吸引了全世界的目光，在海内外产生着广泛影响，形成了巨大的品牌优势。科博会的宣传推介经验值得借鉴。 [教学目标] 熟知会展推介的形式 明确会展推介方案的制作要点 如何拟定招展方案 理解招展艺术与技术的含义 怎样组织专业观众 [基本概念] 会展推介（exhibition promotion） 展会招展（to invite exhibitors） 招展代理（agency for merchants-recruiting exhibition） 展会招商（merchants-recruiting exhibition） 专业观众的组织（organizing of professional audiences） 2．1 制定展会推介方案 2．1．1 会展推介的作用 1）促进招展 2）促进招商 3）树立形象 2．1．2 会展推介的原则 1）重视口碑沟通 2）承诺能提供的服务 3）强化有形展示 4）注重连续性 2．1．3 会展推介的形式 1）人员推介 2）广告推介 3）新闻推介 4）公关活动 2．1．4 会展推介方案的制作要点 1）新闻发布会方案要点 （1）任命新闻发布会负责人或开始联系委托代理，收集、整理、更新目标新闻媒体和人员名单。 （2）制定新闻发布会工作计划。 （3）举办记者招待会、发布展会基本信息。 （4）收集媒体报道情况，如果在展会期间对记者作过许诺，一定要尽快予以办理或告知合适办理。 （5）向未能参会的记者寄发资料。 （6）向出席招待会的记者发感谢信，向所有记者寄展会新闻工作报告。 （7）迅速、充分地回答新闻报道引起的读者来信。 （8）与媒体保持联系。 2）广告推介方案要点 （1）明确广告受众 （2）设计广告内容 （3）制定广告目标 （4）组合运用各种广告手段 （5）广告媒体的选择 （6）策划广告推介中的互动环节 2．2 会展招展服务 2．2．1 招展的概念 会展招展的主体是会展组织者，包括会展的主办者和承办者。会展的参加者最重要的一方是参展商，参展商是会展活动最基本的要素，会展主体的利益主要来自参展商支付的参展费和观众缴纳的门票费。 （1）独家代理。 （2）多家代理。 （3）承包代理。 （4）排他代理。 2．2．2 招展方案的拟定 1）行业信息分析 2）客户信息分析 3）展区与展位的划分 4）招展价格的制定 5）招展函的制作与发送 6）招展宣传推广 7）招展预算 8）招展工作进度计划 2．2．3 招展艺术与技术 1）会展招展函的设计 招展函一般包括五个方面的内容： （1）展会的基本内容。主要有：展会名称和LOGO、展会举办的时间和地点、办展机构名单、办展起因和办展目标、展会特色、展品范围和价格等。 （2）市场状况介绍。主要包括行业状况和地区市场状况等。 （3）展会招商和宣传推广计划。主要包括展会招商计划、宣传推广计划、相关活动计划、展会服务项目等。 （4）参展办法。主要包括：如何办理参展手续、付款方式、参展申请表和办展机构的联系办法等。 （5）各种图案。如展馆图、展馆周边地区交通图、往届展会现场的图片等。 2）电话招展技术 (1)完善你的声音 (2)克服“电话恐惧症”积极地接电话 在电话招展中，接听电话的确是有技巧的，主要的技巧有：?? (1)接电话的姿势要正确??? (2)电话旁一定要先备妥备忘录 牢记“5W、1H”的技巧。“5W”即： when什么时候 who?对象是谁 where在什么地点 what什么事情 why为什么、原因 “1H”即how如何进行。 (3)重复客户所传达的具体信息 3）其他招展技术 2．3 专业观众的组织 2．3．1 展会专业观众的概念 2．3．2 专业观众组织的基本程序 1）制定专业观众的组织方案 （1）展会展品或服务的消费市场分析和研究。 （2）人员安排方案。 （3）专业观众邀请函的制作和发送。 （4）确定组织渠道和方式。 （5）制定专业观众组织的宣传计划。 （6）专业观众组织工作的费用预算。 （7）专业观众组织的进度安排。 2）建立观众信息库 （1）现场实施取样。即从展会现场得到的数据进行及时的统计所得。 （2）登记表登记。即根据专业观众进场前的登记进行统计。 （3）网络注册取样。即利用展