文书处理作业.doc

第一章　文書處理作業 公文處理作業 法令依據： 行政院文書處理手冊（行政院93.12.1院臺秘字第0930091795號函修正）。 國立臺北大學事務管理手冊機密檔案管理辦法作業流程： 否 是 注意事項： 急要文件應隨到隨送，普通件以每日上下午分批遞送為原則。 收發承辦人自文書組領回並簽收公文當日，須於公文上戳記會計室收文日期章，並按公文來文性質，依本室業務職掌分工規定分文予各承辦人辦理。 收發承辦人員分文予各承辦人時，應登錄公文收文情形，記載來文日期、來文單位名稱、網路購案編號（或公文文號）、案件內容要旨及分案承辦人員等。 承辦人員簽辦案件之擬辦方式： 先簽後稿： ①有關政策性或重大興革案件。 ②牽涉較廣，會商未獲結論案件。 ③擬提決策會議討論案件。 ④其他性質重要必須先行簽擬之案件。 簽稿併陳： ①文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件。 ②依法准駁，但案情特殊須加說明之案件。 ③須限時辦發不及先行請示之案件。 其他一般案情簡單，或例行承轉的公文，得逕行以稿代簽方式辦理。 承辦人員點收一般公文時，應判別是否為本室承辦案件，如經組長或主任核定非屬本室承辦案件，即應立刻擲交發文人員，移送予正確之承辦單位，以免延誤公文時效。 收發承辦人員應將本室當日收受及承辦完成之公文，登錄公文收發情形，記載送文日期、移轉承辦單位名稱、網路購案編號（或公文文號）、案件內容要旨及本案承辦人員，並於每日下班前將公文收發情形彙總上傳至會計室網頁/必威体育精装版公告/公文查詢，以利各單位查詢本室對該公文之處理狀況。 另接獲教育部會計處傳真通報，應依下列程序辦理： 登錄通報辦理時限表。 依業務性質分辦予承辦同仁。 辦竣後陳核。 歸檔備查。 文書控管作業 法令依據： 行政院文書處理手冊（行政院93.12.1院臺秘字第0930091795號函修正）。 國立臺北大學事務管理手冊機密檔案管理辦法作業流程： 否 是 注意事項： 文書流程管理乃本室人員共同之職責；為有效提高行政效能，應強化自我管理之精神，並隨時分析檢討、改進。 落實稽催、時效、統計分析、流程簡化及運用資訊技術執行相關工作，以有效控管公文流程，提升公文處理效率。 隨時注意所承辦公文之時效，對將屆辦理期限或逾期案件應儘速辦結或敘明理由辦理展期；對已逾期而未申請展期、或送會逾時之案件，應予催辦，如有積壓、延誤情事，應按情節輕重，簽報議處。 公文處理控管人員應於每月10號前列印上月公文逾期清單，通知相關承辦人員，儘速辦理，並陳主任核閱。 - 5 - 公文處理 控管人員 總務處文書組 是 否 結束 結束 移送改分單位 依各種狀況登錄電腦及登記簿 收到公文 退回總務處文書組 適當處理 請同仁改善 下一會辦單位 是 是否簽會他單位 否 校長決行 追蹤處理情形 退回原單位 移送改分單位 是否本室承辦 是 退回總務處文書組 移轉會簽單位或送請決行 秘書室 陳核 積壓延誤 主任決行 儘速處理 否 是 否 是否本室發文 是否二層決行 否 每月定期列印逾期公文清單 承辦人員確認 主任核閱 公文歸檔 需改分否 經費動支公文 經費動支或借款申請及撥款核銷等 轉知本室同仁 需彙辦否? 陳核 簽辦意見 發文人員 簽辦或擬稿 會辦公文 一般公文 校外來文 承辦人員簽會各單位蒐集資料 函或書函 承辦人員 主任指派 紙本來文繕校及 會議通知 由主任指定承辦人 校外或校內承(會)辦機密公文 會計室收發承辦人簽收並於公文戳記收文日期 校內承(會)辦公文 校內公文 分文予各承辦人 否 是 結束