科技公司综合办公室部门管理手册.doc

科技公司综合办公室部门管理手册 概 述 综合办公室是保障公司正常运行的重要机构，主要负责行政管理和后勤支持。管理工作手册的制订，有利于规范本部门员工的工作行为和职责及加强部门间的工作协调性 第一章 部门职能 职能说明书 部门名称 综合办公室 部门编号 1-02 制定时间 2003.8 主要工作职责 制订、修改、监督、检查行政管理制度； 公司各种管理制度、办法和规定的执行、监督、检查及奖惩处理建议； 公司文件的拟制、收发、存档（技术类除外）； 组织召开公司及部门联合会议，做会议记录，形成会议纪要，贯彻、落实、监督、检查会议决议或决定； 分之机构和驻外办事处的行政管理及后勤工作； 企业形象宣传、对外联络、公共关系； 企业内部形象、办公环境卫生； 开具一切企业对外证明，印章管理； 前台接待及日常事物、联系； 打印：负责公司各类文件打印、复印； 报刊和杂志的预订、发放及信件收、发工作； 办公设备、办公用品、办公家具、消耗材料和礼品的采购与管理； 后勤：职工生活、集体活动； 车辆管理； 保卫：公司本部的消防和安全； 完成领导临时交派的任务 权限范围 1.行政管理、监督、检查、奖惩权； 2.办公设备管理、调配权； 工作流程 ◆ 部门内部的工作流程： 1. 办公设备盘库工作流程 2. 办公用品、礼品盘库工作流程 ◆ 部门间的工作配合流程： 1. 办公用品、礼品领用流程 2. 办公用品、礼品退还流程 3. 文件收、发放流程 4. 文件销毁流程 5. 设备领用、交还流程 6. 办公用品、礼品购买流程 7．车辆派遣流程 第二章 部门组织结构 第三章 部门岗位描述 一、 主任 职位说明书 表单编号：HR-003 岗位名称： 主任 所属部门： 综合办公室 直接上级： 总经理 直接管辖范围： 公司、分支机构 工作目的：保障公司正常运行 具 体 工 作 职 责 监督、检查各部门对公司各种规章制度执行情况，每月统计、上报，并出据奖惩建议书； 拟制公司行政管理方面的各种规章制度； 负责分之机构和驻外办事的行政管理工作； 公司文件的签发； 组织、召集公司相关会议，制定会议议程，落实会议决议； 负责企业形象宣传、对外联络、公共关系； 安排客户的接待工作； 负责办公环境的整洁、有序； 制定部门员工绩效目标； 公司车辆及相关事务的管理，车辆调配； 检查企业安全设施，保障企业安全运营； 制定下属岗位描述，检查下属工作，定期做出评定； 完成领导临时交办任务。 对公司的行政管理效果及合理性负责； 对下属员工的工作质量和效果负责； 对总务后勤、物资保管、领用、使用负责； 对属于自己管辖范围的事务负责。 关键决策与责任： 公司的行政管理效果及合理性负责； 对下属员工的工作质量和效果负责； 对总务后勤、物资保管、领用、使用负责； 对属于自己管辖范围的事务负责。 资格要求： 学历要求： 大专以上 专业知识要求： 技术资格要求： 专业背景要求： 5年以上工作经验。 年龄/性别要求： 30—45岁，男女不限。 个性要求： 二、 行政助理 职位说明书 表单编号：HR-003 岗位名称： 行政助理 所属部门： 综合办公室 直接上级： 综合办主任 直接管辖范围：公司、分之机构 工作目的：维护公司正常运行 具 体 工 作 职 责 …负责分之机构和驻外办事处的日常行政后勤事务； 负责公司设备申购、登记发放、管理等工作，并定期调查各部门使用情况； 负责公司办公用品、礼品、耗材的采购、登记、发放、管理的监督工作； 负责家具的采购、登记、调整； 有关文件的发行、整理、存档和归档；下发各类通知等各种信息的传递； 协助综合办公室主任制订、修改、监督、执行、检查行政管理制度； 安排员工入职事宜； 后勤工作：职工生活、集体活动、预定酒店； 完成领导临时交办任务。 关键决策与责任： 1、 2、 资格要求： 学历要求： 大专以上 专业知识要求： 技术资格要求： 专业背景要求： 1年以上工作经验。 年龄/性别要求： 23—30岁，男女不限。 个性要求： 三、 秘 书 职位说明书 表单编号：HR-003 岗位名称： 秘书 所属部门： 综合办公室 直接上级： 总（副）经理/ 综合办公室主任 直接管辖范围：公司、分之机构 工作目的：维护公司正常运行 具 体 工 作 职 责 负责总（副）经理日常行政工作及事务性工作的安排与协调。 当好总（副）经理和员工沟通的桥梁，有效完成上传、下达及信息反馈。 辅助总（副）经理完成对公司建章建制及贯章贯制的相关工作。 协助总（副）经理审核有关合同文件条款。 总（副