第7章 档案相关管理 相关管理秘书实务.ppt

管 理 秘 书 实 务 （第二版） 赵锁龙 编著 ; 第7章：档案管理;7.1档案概述;2.档案的特点 （1）社会性 即档案是在社会实践活动中直接形成的原始记录。 （2）历史性 即档案是过去已经形成的信息，而不是正在形成或尚未形成的文件。 （3）原始记录性 档案的本质属性。 （4）确定性 即档案内容的清晰、确定性和其载体的固化、恒定性。;7.1.2档案的作用 第一，档案是工作查考的依据。 第二，档案可为经济建设提供丰富的经验。 第三，档案是科学研究的基础和条件。 第四，档案是宣传教育的生动素材。 ;7.1.5档案管理工作的性质和意义 1.档案管理工作的性质 档案工作是一项管理性工作。这一方面因为档案工作是管理档案的专门工作，另一方面因为一个单位的档案工作又是其管理工作的具体环节，如对科学技术档案的管理，就是生产管理、技术管理的重要组成部分。 2.档案管理工作的意义 档案工作，在社会的历史发展过程中，在社会的政治、经济、科学、文化活动中，占有一定的重要位置。 ;7.1.6档案管理工作基本原则 1.统一领导、分级管理是我国档案工作的组织原则。 第一，国家全部档案由各级、各类档案机构分别集中保存。 第二，全国档案工作，在各级党委和人民政府领导下，由各级档案事业管理机构统一地分层次、分专业负责指导和监督。 第三，实行党、政档案和党、政档案工作的统一管理。 2.维护档案的完整与安全是档案管理的基本要求。 3.便于社会各方面的利用是档案工作的根本目的。;7.2档案收集;7.2档案收集;（13）本单位职工劳动、工资、福利方面的文件材料。 （14）本单位及下属单位成立、合并、撤销、更改名称、启用印信的文件材料。 （15）本单位的历史沿革、大事记及反映本单位重要活动的剪报、照片、录音带、录像带等。 （16）本单位财产、物资、档案等的交接凭证。 （17）本单位编辑的出版物。 （18）本单位外事活动中形成的材料。 （19）同级单位和非隶属单位颁发的非本单位主管业务，但需要贯彻执行的条例、规定、通知等文件。 （20）下级单位报送的各种报告及统计报表。;2.归档时间 一般来说，办理完毕的文件应该由文书部门或业务部门立卷后，在次年的6月底之前向档案部门移交。 3.归档手续 单位文书部门或业务部门将立好的案卷向档案部门移交时，交接双方要履行签字手续，以作凭证。 ;4.归档案卷的质量要求 （1）归档文件要收集齐全，遵循文件的形成规律，按照文件之间的历史联系、文件的特征和价值分类立卷，以全面地、真实地反映本单位的历史面貌。 （2）案卷封面的各个项目应填写清楚；要根据“档案保管期限表”注明每个案卷的保管期限；需要永久和长期保存的案卷，卷内文件应按一定次序排列好，并逐页编号，填写卷内文件目录和卷末备考表。 （3）案卷要按照一定的次序进行系统排列；案卷目录按规定格式编制一式三份，其中一份经档案部门核对签收后退回移交单位。;7.2.2做好档案收集工作应注意的事项 1.严格执行文件的立卷归档制度及收发文登记制度。 2.加强对零散文件的收集。 3.平时收集工作要落实到人。 ;7.2.3档案装订 1.整理归档文件 归档文件以“件”为整理单位。 2.修整归档文件 （1）修裱破损文件 （2）复制字迹模糊或易退变的文件 （3）超大纸张折叠 3.装订归档文件 （1）线装式 （2）变形材料 （3）粘接式 ;7.3档案整理; 2.现实分类中常采用复式结构分类法 第一，年度—组织机构—保管期限分类法 如：1997年经理办公室永久、长期、短期 1998年经理办公室永久、长期、短期 第二，年度—问题—保管期限分类法 如：1997年 行政事务类 短期 1998年 行政事务类 短期; 第三，年度—保管期限—机构分类法 如：1996年短期 办公室 第四，保管期限—年度—机构分类法 如：永久 1997年 办公室 第五，机